Fichar online: funciones y ventajas

Es probable que las hayas visto alguna vez en tu vida laboral: las clásicas hojas de Excel para controlar las horas tra­ba­ja­das, tan co­m­pli­ca­das, propensas a errores y no ne­ce­sa­ria­me­n­te fáciles de utilizar. Las so­lu­cio­nes online, en cambio, ofrecen mucho más que un simple modo de cro­no­me­tra­je. Algunas de estas he­rra­mie­n­tas han sido es­pe­cia­l­me­n­te diseñadas para las pequeñas empresas y son re­la­ti­va­me­n­te eco­nó­mi­cas. Además, debido a la creciente demanda, a menudo se pueden ampliar con otras funciones.

En la fase de apertura de una empresa y justo después, realizar un registro de las horas tra­ba­ja­das no suele ser la prioridad de los fu­n­da­do­res. Son los propios empleados los que se cuidan de cumplir con las horas es­ta­ble­ci­das en el contrato laboral. Si bien esto, al menos en España, ha cambiado, pues desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas del te­rri­to­rio están le­ga­l­me­n­te obligadas a co­n­ta­bi­li­zar el tiempo de trabajo de sus empleados en cada jornada.

Con todo, llevar un control de las horas tra­ba­ja­das puede ser muy be­ne­fi­cio­so para ambas partes. Si se registran, además de saber si hay ab­se­n­ti­s­mo, también es posible conocer si los empleados trabajan demasiado, pues esto puede ser pro­ble­má­ti­co. Por un lado, porque las horas extra han de tratarse de acuerdo con la normativa vigente y, por otro, dado que la ausencia de control puede llevar a que el trabajo extra se haga a expensas de la co­n­ci­lia­ción de la vida laboral y personal e incluso de la salud de los empleados.

En este contexto, fichar tiene otra función, además de contar si­m­ple­me­n­te las horas tra­ba­ja­das: ayudar a ide­n­ti­fi­car los cuellos de botella de tiempo y de personal en la empresa. Si tus empleados están tra­ba­ja­n­do demasiado, quizás debas pla­n­tear­te contratar a más personal u optimizar los procesos.

Las he­rra­mie­n­tas para fichar online son mucho más fáciles y cómodas de usar que las hojas de Excel. Existen tres modelos di­fe­re­n­tes:

• Fichaje basado en página web
• Fichaje basado en apli­ca­ción de es­cri­to­rio
• Fichaje basado en apli­ca­ción móvil

Muchas he­rra­mie­n­tas permiten utilizar las tres variantes, lo que tiene la ventaja de que el empleado puede fichar sus horas de trabajo sin importar dónde se encuentre. Además, las apli­ca­cio­nes móviles también suelen permitir registrar las horas tra­ba­ja­das sin conexión a Internet y si­n­cro­ni­zar­las más tarde, cuando el usuario vuelve a co­ne­c­tar­se. En ese momento, los datos se almacenan en la nube y se si­n­cro­ni­zan au­to­má­ti­ca­me­n­te en los distintos di­s­po­si­ti­vos.

Las horas tra­ba­ja­das pueden re­gi­s­trar­se de dos maneras. Al fichar por horas de trabajo, solo se registran las horas de llegada y salida, así como los descansos.

Ejemplo de fichaje por horas de trabajo:

El empleado comienza a trabajar a las 09:00. Al mediodía hace una pausa de una hora. A las 18:00 termina.

Si, además, se ficha por proyectos, se registran todas las ac­ti­vi­da­des y proyectos concretos o los períodos de tiempo dedicados a cada cliente. Esto es im­po­r­ta­n­te, por ejemplo, en muchas agencias o de­pa­r­ta­me­n­tos es­pe­cia­li­za­dos que trabajan para otros de­pa­r­ta­me­n­tos de la empresa. No solo se registran todas las horas de trabajo, sino también el tiempo que dedican los empleados a los di­fe­re­n­tes proyectos.

Fichar online permite es­ta­ble­cer pre­su­pue­s­tos o tarifas por hora para cada actividad o proyecto por separado. Las he­rra­mie­n­tas presentan unas gráficas muy visuales que muestran el tiempo que los empleados han dedicado a cada proyecto en concreto, lo que ofrece la ventaja de tener bajo control el progreso de los proyectos y su re­n­ta­bi­li­dad. Si hay un límite de tiempo o de pre­su­pue­s­to para ciertas ac­ti­vi­da­des, la he­rra­mie­n­ta permite detectar in­me­dia­ta­me­n­te si este se alcanza o se supera.

Ejemplo de fichaje por proyectos

De 09:00 a 09:30: leer y responder correos ele­c­tró­ni­cos

De 09:30 a 10:30: reunión con el equipo

De 10:30 a 12:30: trabajo para el cliente X

De 12:30 a 13:30: pausa para el almuerzo

De 13:30 a 14:30: trabajo para el cliente Y

De 14:30 a 15:00: reunión sobre el proyecto

De 15:00 a 16:00: trabajo para el cliente Z

De 16:00 a 18:00: trabajo para el cliente X

Los sistemas para fichar online presentan muchas ventajas frente al uso de una hoja de Excel o un terminal fijo para controlar las horas tra­ba­ja­das, y pueden ser es­pe­cia­l­me­n­te útiles para las nuevas empresas. A co­n­ti­nua­ción, te pre­se­n­ta­mos algunas si­tua­cio­nes en que el fichaje online ofrece un gran potencial y hasta qué punto le puedes sacar partido.

Las he­rra­mie­n­tas para fichar online son rápidas y fáciles de co­n­fi­gu­rar. No­r­ma­l­me­n­te, cada empleado obtiene sus propios datos de inicio de sesión, que solo él conoce. No es necesario disponer de ningún otro hardware, como, por ejemplo, un terminal de fichaje in­de­pe­n­die­n­te. Solo con esto ya se ahorra un pre­su­pue­s­to que puede in­ve­r­ti­r­se en otros ámbitos, es­pe­cia­l­me­n­te en la fase de arranque de la empresa.

El fu­n­cio­na­mie­n­to de la mayoría de las he­rra­mie­n­tas de se­gui­mie­n­to del tiempo es intuitivo y fácil de aprender. Ac­tua­l­me­n­te, hay tal variedad de so­lu­cio­nes, que lo mejor es tomárselo con calma y probarlas con tus empleados hasta encontrar la que mejor se adapte a vuestras ne­ce­si­da­des y las de la or­ga­ni­za­ción.

La mayoría de las he­rra­mie­n­tas ofrece una de estas tres mo­da­li­da­des para fichar las horas tra­ba­ja­das, aunque también hay algunas que las incluyen todas:

• Registro manual: los empleados registran ma­nua­l­me­n­te cuándo llegan, se van o se toman un descanso, así como cuánto tiempo dedican a un proyecto es­pe­cí­fi­co.
• Modo de te­m­po­ri­za­dor: el empleado inicia el cro­nó­me­tro al comienzo de la jornada laboral o de una nueva actividad y lo para cuando termina. Mientras tanto, la he­rra­mie­n­ta registra el tiempo au­to­má­ti­ca­me­n­te. Para cada proyecto se pueden co­n­fi­gu­rar entradas in­di­vi­dua­les, lo que ayuda a cla­si­fi­car las entradas au­to­má­ti­cas.
• Registro au­to­má­ti­co: durante la jornada laboral, la he­rra­mie­n­ta registra qué apli­ca­cio­nes usan los empleados y por cuánto tiempo. Después, crea un perfil de horas tra­ba­ja­das a partir de estos datos. Ob­via­me­n­te, esto solo funciona si los empleados trabajan la mayor parte del tiempo en el ordenador. Al final del día, se pueden editar las entradas au­to­má­ti­cas antes de gua­r­dar­las de forma de­fi­ni­ti­va.

Las horas de trabajo fichadas se pueden valorar fá­ci­l­me­n­te con las he­rra­mie­n­tas para fichar online, que pueden pro­po­r­cio­nar desde una gráfica general sencilla de las horas extra que ha hecho un empleado hasta informes completos para los su­pe­r­vi­so­res. El fichaje exacto de las horas de trabajo también facilita la ad­mi­ni­s­tra­ción de nóminas. Por lo general, las horas re­gi­s­tra­das se pueden exportar como un archivo Excel, CSV o PDF. A menudo, el sistema también incluye una interfaz co­m­pa­ti­ble con algunos programas de co­n­ta­bi­li­dad que permite acceder a los datos de las horas fichadas.

Muchas he­rra­mie­n­tas para fichar online ofrecen funciones que van mucho más allá del simple se­gui­mie­n­to de las horas de trabajo, como, por ejemplo:

• Fa­c­tu­ra­ción
• Gestión de proyectos
• Libros de registro in­te­gra­dos
• Gestión de ausencias

Incluso si no in­co­r­po­ran estas ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas, muchas apli­ca­cio­nes cuentan con una interfaz para in­ter­ac­tuar con otros programas, como algunas apli­ca­cio­nes de co­n­ta­bi­li­dad o apli­ca­cio­nes de gestión de proyectos como Trello o Asana.

Es posible probar la mayoría de las he­rra­mie­n­tas para fichar online antes de decidirse a pagar por ellas. Por ejemplo, muchas ofrecen un período de prueba de 30 días o un plan gratuito donde algunas funciones Premium no están di­s­po­ni­bles. El rango de funciones de las variantes básicas es, por lo tanto, limitado en co­m­pa­ra­ción con las más completas: solo pueden ser uti­li­za­das en ciertas ci­r­cu­n­s­ta­n­cias y por un número reducido de usuarios, o bien solo permiten crear pocos perfiles de proyectos y clientes.

Si eliges una tarifa de pago que incluya más funciones, abonarás una su­s­cri­p­ción mensual o anual. Las tarifas a menudo son es­ca­lo­na­das y se basan en el tamaño de las empresas, de modo que suelen in­cre­me­n­tar­se cuantos más empleados tengan. Para las empresas creadas re­cie­n­te­me­n­te, suele bastar con alguna de las tarifas más eco­nó­mi­cas. Si la empresa crece y aumentan sus ne­ce­si­da­des, siempre se puede cambiar a otra tarifa más adelante.

Al igual que cualquier otro sistema de cro­no­me­tra­je, la he­rra­mie­n­ta solo será tan eficaz como las personas que la utilicen. Si los tra­ba­ja­do­res no la emplean o lo hacen de forma in­su­fi­cie­n­te, el sistema para fichar online no fu­n­cio­na­rá como es debido. No obstante, muchas apli­ca­cio­nes ponen remedio a este problema y recuerdan re­gu­la­r­me­n­te al personal que realice el se­gui­mie­n­to de sus horas de trabajo.

Las re­ti­ce­n­cias de los empleados a la hora de utilizar he­rra­mie­n­tas para fichar online suelen deberse a la sensación de sentirse ob­se­r­va­dos. Para evitarla, es im­po­r­ta­n­te que les co­mu­ni­ques abie­r­ta­me­n­te las razones para in­tro­du­cir el sistema para fichar online. Crea un clima de confianza y ex­plí­ca­les que ellos también se be­ne­fi­cia­rán del se­gui­mie­n­to adecuado de las horas de trabajo. A menudo, es re­co­me­n­da­ble implicar al equipo para escoger la he­rra­mie­n­ta de fichaje online que utilizará la empresa y así disipar sus preo­cu­pa­cio­nes desde el principio.

Asimismo, ten en cuenta que una he­rra­mie­n­ta de se­gui­mie­n­to registra las horas de trabajo, pero no su calidad. El hecho de que un empleado necesite más o menos tiempo para realizar la misma tarea que otro compañero no permite deducir nada sobre sus re­su­l­ta­dos. Recuerda no perderlo de vista cuando valores las horas tra­ba­ja­das.