Las facturas emitidas

Si las empresas quieren reclamar dinero a sus clientes por los bienes o servicios su­mi­ni­s­tra­dos, redactan facturas. Sin embargo, para que las facturas sean vi­n­cu­la­n­tes en el sentido jurídico general y válidas en el sentido fiscal, deben cumplir unos re­qui­si­tos muy es­pe­cí­fi­cos. Para las empresas, las facturas más re­le­va­n­tes son las facturas emitidas. ¿Cómo pueden definirse? ¿Qué in­fo­r­ma­ción debe incluirse en este documento y qué más debe tener en cuenta el emisor de la factura?

Desde la pe­r­s­pe­c­ti­va del emisor de la factura, se hace re­fe­re­n­cia a una factura como factura emitida y desde la pe­r­s­pe­c­ti­va del de­s­ti­na­ta­rio de la factura como factura recibida. La base de esta factura suele ser un contrato celebrado entre dos socios co­me­r­cia­les en el que se acuerda la entrega y la re­mu­ne­ra­ción a pagar por ella (por ejemplo, un contrato de co­m­pra­ve­n­ta (art. 1.445 del Código Civil). La factura tiene una función diferente para cada una de las dos partes co­n­tra­ta­n­tes:

• La empresa emisora la utiliza para solicitar el pago al cliente por las me­r­ca­n­cías o servicios que se han provisto. Por lo tanto, se trata de una solicitud de pago por escrito.
• Permite al cliente verificar los servicios, por ejemplo, si el número de piezas o las horas de trabajo están co­rre­c­ta­me­n­te listados.

Por de­fi­ni­ción, las facturas emitidas deben estar re­da­c­ta­das por escrito. Por lo tanto, deben im­pri­mi­r­se y enviarse por correo postal o por correo ele­c­tró­ni­co. Una factura oral no es le­ga­l­me­n­te vi­n­cu­la­n­te.

En co­n­ta­bi­li­dad, las facturas emitidas ju­s­ti­fi­can los créditos de deudores que aparecen en el activo del balance. Si un deudor está atrasado en el pago, las facturas emitidas también sirven de base para los re­co­r­da­to­rios.

Las facturas emitidas también son de im­po­r­ta­n­cia central para el IVA. Por un lado, se utiliza para de­te­r­mi­nar el importe del IVA que la empresa emisora debe al organismo re­cau­da­dor por la entrega o los servicios. Para ello, también debes indicar el impuesto en la factura. El momento en el que se paga este impuesto depende de varios factores (de­cla­ra­cio­nes de IVA por ade­la­n­ta­do, impuestos objetivo o reales, así como casos es­pe­cia­les –Ley 37/1992, de 28 de diciembre). Por otra parte, la factura puede servir al de­s­ti­na­ta­rio como base para reclamar el IVA pagado al proveedor como impuesto soportado por la oficina fiscal y re­cu­pe­rar­lo.

Para que una factura emitida sea le­ga­l­me­n­te vi­n­cu­la­n­te, las empresas deben pro­po­r­cio­nar cierta in­fo­r­ma­ción en el documento. Se requiere la siguiente in­fo­r­ma­ción según el artículo 6 de la normativa referente a las obli­ga­cio­nes de fa­c­tu­ra­ción es­ta­ble­ci­das por la Agencia Tri­bu­ta­ria (Real Decreto 1619/2012, 30 de noviembre, por el que se aprueba el re­gla­me­n­to obli­ga­cio­nes de fa­c­tu­ra­ción):

• Nombre y dirección del emisor de la factura (incluido el tipo de empresa, si es necesario).
• El nombre y la dirección del de­s­ti­na­ta­rio de la factura
• El número de ide­n­ti­fi­ca­ción fiscal
• Fecha de fa­c­tu­ra­ción
• Número de factura co­n­se­cu­ti­vo
• Hora de entrega o período de pre­s­ta­ción del servicio
• La cantidad y de­s­cri­p­ción de los bienes o servicios su­mi­ni­s­tra­dos (in­di­vi­dua­l­me­n­te y de­s­glo­sa­dos por cantidad o volumen)
• Importes netos de las facturas, de­s­glo­sa­dos por tipos de IVA
• Tipos de IVA e importes
• Importe bruto de la factura
• In­di­ca­cio­nes de acuerdos previos, de­s­cue­n­tos, bo­ni­fi­ca­cio­nes o rebajas (si se ofrecen)
• Re­fe­re­n­cia a la obli­ga­ción fiscal del de­s­ti­na­ta­rio del servicio

Para las facturas cuyo importe bruto no supere los 400 euros, es decir, las facturas si­m­pli­fi­ca­das, se necesitan muchos menos datos. Los datos obli­ga­to­rios para estas llamadas facturas de pequeño importe incluyen:

• Nombre y dirección del emisor de la factura
• Fecha de fa­c­tu­ra­ción
• La de­s­cri­p­ción de los bienes o servicios su­mi­ni­s­tra­dos (in­di­vi­dua­l­me­n­te y de­s­glo­sa­dos por cantidad o volumen)
• Importe bruto de la factura
• Tipo de IVA
• En el caso de una exención, una in­di­ca­ción de que la pre­s­ta­ción u otro servicio está cubierto por una exención

Las empresas inscritas en el Registro Mercantil deben pro­po­r­cio­nar la siguiente in­fo­r­ma­ción adicional, de­pe­n­die­n­do de su forma jurídica:

• Forma jurídica
• Tribunal de registro y número de registro
• Socios pe­r­so­na­l­me­n­te re­s­po­n­sa­bles
• Director General

En el caso de las facturas emitidas a pa­r­ti­cu­la­res por un em­pre­sa­rio, el em­pre­sa­rio también está obligado a señalar que el de­s­ti­na­ta­rio debe conservar esta factura durante dos años.

Además, existe otra in­fo­r­ma­ción común que, aunque no es ju­rí­di­ca­me­n­te vi­n­cu­la­n­te, ha de­mo­s­tra­do ser práctica para las tra­n­sac­cio­nes co­me­r­cia­les. Esta in­fo­r­ma­ción incluye:

• Número de cliente
• Número de pedido
• Plazo de pago
• Número de teléfono
• Número de fax
• Dirección de correo ele­c­tró­ni­co
• Página web
• Datos bancarios del emisor
• Ide­n­ti­fi­ca­dor que se utilizará al efectuar el pago

Esta última in­fo­r­ma­ción es común, sobre todo, para las empresas que envían facturas y reciben pagos de grandes importes. Les ayuda a registrar co­rre­c­ta­me­n­te las entradas de pagos.

Por supuesto, no está prohibido es­pe­ci­fi­car más datos en las facturas de importes menores. Aseguran claridad, facilitan la asi­g­na­ción de la factura por ambas partes y sirven como un servicio para el cliente.

La emisión de facturas no solo es útil para todas las empresas, sino que lo exige la ley: todo em­pre­sa­rio está obligado a emitir una factura por los bienes y servicios su­mi­ni­s­tra­dos a otras empresas y personas jurídicas. Para algunas ex­ce­p­cio­nes, esta obli­ga­ción solo se aplica en de­te­r­mi­na­das ci­r­cu­n­s­ta­n­cias. Los clientes privados también deben recibir facturas por los servicios re­la­cio­na­dos con los bienes inmuebles (desde los servicios de co­n­s­tru­c­ción hasta la limpieza de ventanas). En el caso de que no se emita una factura o se emita demasiado tarde, se puede imponer una multa de hasta 5000 euros.

Es­pe­cia­l­me­n­te en el caso de proyectos grandes o de pre­s­ta­ción de servicios a largo plazo, la emisión de varias facturas parciales en lugar de una única factura ofrece una serie de ventajas, tanto para el emisor como para el de­s­ti­na­ta­rio de la factura.

La factura por anticipo se refiere úni­ca­me­n­te a una parte de un bien o servicio, a di­fe­re­n­cia de una factura de deudores, en la que los bienes y/o servicios prestados se registran en su totalidad. En la práctica, esta factura se utiliza, por ejemplo, para entregas de ele­c­tri­ci­dad y gas, proyectos de co­n­s­tru­c­ción o co­n­s­tru­c­ción de plantas.

• El proveedor de servicios tiene la opción de pre­fi­na­n­ciar el proyecto de forma continua mediante facturas parciales y, al mismo tiempo, reduce el riesgo de impago.
• El cliente se beneficia de una carga fi­na­n­cie­ra que se puede pla­ni­fi­car durante el período de pre­s­ta­ción del servicio y puede comprobar la fi­na­li­za­ción del proyecto en fases.

La in­fo­r­ma­ción requerida para las facturas por anticipo es la misma que la requerida para las facturas emitidas, pero debe ide­n­ti­fi­car­se como tal y, si es necesario, tener un número de factura se­cue­n­cial.

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