¿Es posible facturar sin ser autónomo?

Emitir una factura como particular puede ser necesario en muchas situaciones, ya sea por la venta de un objeto de segunda mano o por un servicio puntual. En este artículo, te explicamos paso a paso cómo hacer una factura correctamente y qué aspectos debes tener en cuenta. Además, te ofrecemos una práctica plantilla en Word que puedes descargar.

¿Cómo facturar sin ser autónomo?

Una factura emitida por un particular es un documento que una persona no empresaria o profesional puede expedir en casos específicos, como la venta de un objeto de segunda mano o la prestación de un servicio ocasional y no profesional. No está sujeta a las mismas normativas que las facturas emitidas por empresas o autónomos, pero debe incluir ciertos datos para ser válida legalmente.

Las facturas de particulares pueden ser útiles cuando el comprador o contratante necesita un justificante por la compra o el servicio recibido. Esto se aplica tanto a ventas entre particulares como a operaciones con empresas que requieran un comprobante para su contabilidad. Es importante destacar que, en algunos casos, podría ser necesario declarar la operación a efectos fiscales, especialmente si se trata de actividades recurrentes o de alto valor.

Regulación fiscal de las facturas emitidas por particulares en España

Para la Agencia Tributaria, las facturas emitidas por autónomos y empresas son las más relevantes. Sin embargo, los particulares también pueden estar sujetos a obligaciones fiscales si realizan ventas de forma habitual o si prestan servicios de manera recurrente. En estos casos, Hacienda podría considerar que están desarrollando una actividad económica, lo que podría implicar la obligación de darse de alta como autónomo y cumplir con las correspondientes obligaciones fiscales.

Las ventas ocasionales, como la de un teléfono móvil o un coche de segunda mano, generalmente no tienen implicaciones fiscales, siempre que el precio de venta no supere el precio original de compra. Sin embargo, existen ciertos indicios que pueden hacer que la Agencia Tributaria considere que se trata de una actividad económica:

• Compra de productos con la intención de revenderlos
• Alta frecuencia de ventas, por ejemplo, más de 30 artículos al mes
• Actividad de venta mantenida en el tiempo
• Venta de productos similares o nuevos en grandes cantidades
• Uso de plataformas online con un enfoque profesional, incluyendo publicidad o estatus de vendedor frecuente

En España, las ganancias obtenidas por la venta de bienes de segunda mano entre particulares no tributan, salvo que haya una ganancia patrimonial (es decir, si el precio de venta es superior al precio de compra), en cuyo caso deberá declararse en la base imponible del ahorro del IRPF.

Si la actividad de venta es recurrente y se cumplen varios de los puntos mencionados, es recomendable consultar con un asesor fiscal para determinar si es necesario darse de alta como autónomo y evitar posibles sanciones o pagos de impuestos retroactivos.

¿Cuándo es recomendable hacer una factura como particular?

Aunque en España los particulares no están obligados a emitir facturas, en ciertos casos puede ser recomendable hacerlo por varias razones:

• Seguridad jurídica: un documento escrito proporciona claridad y sirve como prueba legal en caso de discrepancias entre las partes.
• Control financiero: una factura permite llevar un mejor registro de ingresos y gastos, y puede ser útil si es necesario justificar una transacción ante Hacienda.
• Justificante para empresas: en transacciones con empresas, estas pueden requerir un documento formal para su contabilidad.

Además, una factura bien detallada ayuda a evitar malentendidos. Al incluir información clara sobre el bien vendido o el servicio prestado, el precio acordado y los plazos de pago, ambas partes tienen mayor seguridad sobre los términos de la transacción, lo que reduce el riesgo de disputas.

También es recomendable emitir una factura en casos de importes elevados o acuerdos de pago a plazos, ya que servirá como referencia en caso de reclamaciones o retrasos en el pago.

¿Qué información debe incluir una factura emitida por un particular?

En España, las facturas emitidas por particulares no tienen una regulación específica, ni requieren autorización previa de la Agencia Tributaria. Sin embargo, es importante recordar que toda factura es una solicitud de pago, por lo que debe incluir ciertos datos para evitar malentendidos o problemas legales.

Información clave en una factura de particular

Para que la factura sea clara y justifique correctamente la operación, se recomienda incluir los siguientes elementos:

• Nombre y dirección del emisor (particular que emite la factura)
• Nombre y dirección del destinatario
• Lugar y fecha de emisión de la factura
• Motivo de la factura (por ejemplo, venta de un bien usado o prestación de un servicio puntual)
• Detalles sobre el bien vendido o el servicio prestado:
  • Fecha en la que se realizó la transacción o servicio
  • Descripción del bien o servicio, cantidad, precio unitario y precio total
• Importe total de la factura

Para una mejor presentación, se recomienda incluir un saludo formal y una nota de agradecimiento al final de la factura.

Datos de pago y plazos

Para facilitar el pago, la factura debe incluir los datos bancarios y el plazo de pago. Si el pago no se realiza en efectivo, es recomendable indicar el IBAN de la persona que emite la factura. Además, conviene especificar claramente el plazo de pago, con frases como:

• “Pago inmediato”
• “Pago en un máximo de 10 días tras la recepción de la factura”
• “Fecha límite de pago: [fecha concreta]”

Si el comprador no cumple con el plazo de pago acordado, puede considerarse en mora. En este caso, el emisor de la factura tiene derecho a reclamar el pago mediante un requerimiento formal o, en última instancia, recurrir a acciones legales.

Particularidades en transacciones entre particulares

A diferencia de los contratos entre consumidores y empresas, en las ventas entre particulares no existe un derecho de desistimiento de 14 días. Para evitar reclamaciones, es recomendable incluir un aviso en la factura como este:

“Esta factura corresponde a una transacción entre particulares, por lo que no aplica el derecho de desistimiento de 14 días propio de los contratos de consumo.”

Notas adicionales en la venta de bienes usados

Si el objeto vendido presenta algún defecto o desgaste, es recomendable indicarlo en la factura. Esto ayuda a evitar posibles reclamaciones.

Ejemplo: “Tal como se ha comentado, la pantalla del móvil presenta pequeños arañazos en la esquina superior izquierda.”

Plantilla de factura para personas físicas para descargar

Ya sea con un procesador de texto o un programa de facturación, emitir una factura como particular es un proceso sencillo. Asegúrate de incluir todos los datos necesarios y, si es relevante, añade información adicional, como una descripción detallada del bien o servicio facturado al final del documento.

Además, es recomendable guardar una copia de la factura, ya sea en formato digital o en papel, para futuras referencias. Esto puede ser útil en caso de reclamaciones o para justificar la operación ante la Agencia Tributaria, si fuera necesario.

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