Todo lo que debes saber sobre el número de factura

El número de factura es, según el artículo 6 del Re­gla­me­n­to de fa­c­tu­ra­ción, uno de los datos obli­ga­to­rios en las facturas. De acuerdo con este artículo, toda factura y sus copias emitidas por la pre­s­ta­ción de un servicio o la co­m­pra­ve­n­ta de un bien deben incluir un número y, en su caso, una serie.

Eso sí, en este artículo de nuestra guía en­co­n­tra­rás in­fo­r­ma­ción sobre los casos en los que no es obli­ga­to­rio expedir una factura.

Qué es el número de factura y para qué sirve

Un número de factura co­rre­la­ti­vo cumple el propósito principal de asegurar que cada factura emitida sea única y que, por lo tanto, se pueda asignar de forma clara y ve­ri­fi­ca­ble a la re­s­pe­c­ti­va tra­n­sac­ción comercial, por ejemplo, en el momento de una auditoría ante la co­m­pe­te­n­cia fiscal co­rre­s­po­n­die­n­te.

El hecho de que un em­pre­sa­rio emita facturas sin incluir el re­s­pe­c­ti­vo número de factura puede causar in­e­xa­c­ti­tud en la co­n­ta­bi­li­dad de sus finanzas. Así, si debido a una mala co­n­ta­bi­li­dad, los datos de fa­c­tu­ra­ción no son su­fi­cie­n­tes para de­te­r­mi­nar la base imponible, la Agencia Tri­bu­ta­ria tiene el derecho a descartar la co­n­ta­bi­li­dad del co­n­tri­bu­ye­n­te.

Co­n­cre­ta­me­n­te, el artículo 53 de la Ley General Tri­bu­ta­ria (Ley 58/2003, de 17 de diciembre) establece que, si la co­n­ta­bi­li­dad de un co­n­tri­bu­ye­n­te presenta irre­gu­la­ri­da­des que impidan de­te­r­mi­nar con exactitud la base imponible, la Agencia Tri­bu­ta­ria puede realizar una es­ti­ma­ción indirecta de los ingresos y otros elementos tri­bu­ta­rios. Esto puede derivar en un in­cre­me­n­to de la carga fiscal para la empresa.

No obstante, conforme al artículo 101 del Re­gla­me­n­to General de Gestión e In­s­pe­c­ción Tri­bu­ta­ria (RGGIT), una es­ti­ma­ción solo es válida si existen indicios claros de que la co­n­ta­bi­li­dad no refleja la realidad económica de la actividad. Los errores meramente formales en la fa­c­tu­ra­ción no ju­s­ti­fi­can, por sí solos, la apli­ca­ción de este método de es­ti­ma­ción.

Es es­pe­cia­l­me­n­te im­po­r­ta­n­te contar con un número de factura correcto para los re­ce­p­to­res de facturas sujetos al IVA que deseen deducir la cuota soportada del IVA en su de­cla­ra­ción ante Hacienda. En España, solo los co­n­su­mi­do­res finales asumen el IVA.

La es­tru­c­tu­ra del número de factura

Las normas básicas sobre la es­tru­c­tu­ra de los números de factura válidos le­ga­l­me­n­te están reguladas en el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Re­gla­me­n­to por el que se regulan las obli­ga­cio­nes de fa­c­tu­ra­ción. En él se establece que el número de factura debe ser:

En el pasado, esta normativa se in­te­r­pre­tó en muchas ocasiones como una obli­ga­ción de asignar números de factura siguiendo un esquema de nu­me­ra­ción continua sin in­te­rru­p­cio­nes, como en el siguiente ejemplo:

Si bien este sistema es claro y ordenado, en la práctica puede generar problemas. Si la nu­me­ra­ción de las facturas se im­ple­me­n­ta como una secuencia continua de números, la empresa revela au­to­má­ti­ca­me­n­te cuántas facturas ha emitido. Para los negocios más pequeños, esto puede ser pro­ble­má­ti­co, ya que un número bajo de facturas podría in­te­r­pre­tar­se como una baja actividad comercial. En el caso de las grandes empresas, una nu­me­ra­ción sin criterios adi­cio­na­les (como re­fe­re­n­cias te­m­po­ra­les o geo­grá­fi­cas) puede di­fi­cu­l­tar el se­gui­mie­n­to contable.

Por este motivo, la normativa española permite un mayor grado de fle­xi­bi­li­dad. Según el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012:

Sin embargo, hay casos en los que la le­gi­s­la­ción obliga a utilizar series es­pe­cí­fi­cas de fa­c­tu­ra­ción. En pa­r­ti­cu­lar, deben contar con una serie di­fe­re­n­cia­da:

• Las facturas emitidas por el de­s­ti­na­ta­rio de la operación o por terceros en su nombre.
• Las facturas re­c­ti­fi­ca­ti­vas, uti­li­za­das para corregir errores en facturas previas.
• Aquellas facturas reguladas por la di­s­po­si­ción adicional quinta del Re­gla­me­n­to del IVA.
• Las facturas sujetas a la inversión del sujeto pasivo según el artículo 84.1.2.g de la Ley del IVA.
• Las facturas expedidas conforme al artículo 61 quinquies.2 del Re­gla­me­n­to del IVA.

En de­fi­ni­ti­va, el número de factura, para estar conforme a la normativa española, debe cumplir con lo siguiente:

1. Puede contener solo números, solo letras o una co­m­bi­na­ción de ambos.
2. Se pueden usar di­fe­re­n­tes series numéricas para separar periodos fiscales, ubi­ca­cio­nes geo­grá­fi­cas u otras variables or­ga­ni­za­ti­vas.
3. Cada número de factura debe ser único dentro de su serie.
4. La nu­me­ra­ción debe ser co­rre­la­ti­va dentro de cada serie.
5. En algunos casos es­pe­cí­fi­cos, es obli­ga­to­rio utilizar una serie de fa­c­tu­ra­ción di­fe­re­n­cia­da.

Gracias a esta fle­xi­bi­li­dad, las empresas pueden diseñar su propio esquema de nu­me­ra­ción de facturas según sus ne­ce­si­da­des, ga­ra­n­ti­za­n­do al mismo tiempo el cu­m­pli­mie­n­to legal.

Cómo numerar facturas

Para facilitar la asi­g­na­ción de facturas a los periodos de fa­c­tu­ra­ción co­rre­s­po­n­die­n­tes, es re­co­me­n­da­ble que el esquema de nu­me­ra­ción refleje algún criterio or­ga­ni­za­ti­vo. Una opción habitual es incluir el año de emisión al inicio del número de factura, ma­n­te­nie­n­do siempre una secuencia numérica co­rre­la­ti­va dentro de cada serie.

En el siguiente ejemplo, cada año cuenta con su propia serie de nu­me­ra­ción:

Si se requiere un sistema más detallado, se puede incluir la fecha completa dentro del número de factura:

Este método permite ide­n­ti­fi­car rá­pi­da­me­n­te la fecha de emisión de la factura sin revelar in­fo­r­ma­ción sensible. En este caso, incluso un socio comercial curioso solo podría deducir que se trata de la primera, segunda o tercera factura emitida el 10 de febrero de 2021.

Las empresas tienen libertad para definir sus propios esquemas de nu­me­ra­ción, siempre que cada número de factura sea único y permita una asi­g­na­ción clara y trazable. Por ejemplo, pueden incluirse en la nu­me­ra­ción elementos como el tipo de documento, las iniciales del de­s­ti­na­ta­rio o del re­s­po­n­sa­ble de la fa­c­tu­ra­ción.

Así, la duodécima factura emitida el 18 de abril de 2021 por la empleada Mar Martínez podría es­tru­c­tu­rar­se de la siguiente manera:

In­de­pe­n­die­n­te­me­n­te del formato elegido, recuerda que la nu­me­ra­ción se­cue­n­cial de facturas es re­co­me­n­da­ble para evitar la emisión de números de factura du­pli­ca­dos. Además, para reducir el riesgo de errores de escritura y las cifras tra­n­s­pue­s­tas, así como para el fácil manejo de dichos números por parte de clientes y empleados, es aco­n­se­ja­ble crear números de factura cortos, así como ga­ra­n­ti­zar que la nu­me­ra­ción no contenga elementos que di­fi­cu­l­ten su ve­ri­fi­ca­ción.

Ex­ce­p­cio­nes: facturas sin número de factura

Si bien la normativa española exige que todas las facturas contengan un número único y co­rre­la­ti­vo dentro de cada serie, existen ex­ce­p­cio­nes en las que este requisito no es obli­ga­to­rio. Estas ex­ce­p­cio­nes están reguladas en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, y aplican a los si­guie­n­tes casos:

• Facturas si­m­pli­fi­ca­das: son aquellas que su­s­ti­tu­yen a los antiguos “tickets”. Según el artículo 7 del Re­gla­me­n­to de Fa­c­tu­ra­ción, no necesitan nu­me­ra­ción co­rre­la­ti­va si su importe total no supera los 400 euros (IVA incluido) o los 3000 euros en sectores es­pe­cí­fi­cos, como ho­s­te­le­ría, tra­n­s­po­r­te o apa­r­ca­mie­n­tos.
• Facturas re­c­ti­fi­ca­ti­vas: emitidas para corregir errores o modificar facturas an­te­rio­res. Aunque deben llevar una serie di­fe­re­n­cia­da de la fa­c­tu­ra­ción ordinaria, su nu­me­ra­ción puede seguir un esquema in­de­pe­n­die­n­te.
• Ope­ra­cio­nes de tracto sucesivo: en servicios co­n­ti­nua­dos como al­qui­le­res, su­mi­ni­s­tros o su­s­cri­p­cio­nes, es su­fi­cie­n­te con que el contrato incluya un número único de re­fe­re­n­cia. No es obli­ga­to­rio que cada ju­s­ti­fi­ca­n­te de pago tenga su propia nu­me­ra­ción.
• Billetes de tra­n­s­po­r­te: según el artículo 8 del Re­gla­me­n­to de Fa­c­tu­ra­ción, los billetes de tra­n­s­po­r­te aéreo, fe­rro­via­rio, marítimo o terrestre se co­n­si­de­ran facturas a efectos fiscales y no requieren nu­me­ra­ción co­rre­la­ti­va dentro de una serie.

Qué hacer si hay un error en el número de factura

Los números de factura in­co­rre­c­tos pueden conducir a irre­gu­la­ri­da­des, por lo que se deben corregir para ga­ra­n­ti­zar que, en caso de una auditoría fiscal, la co­n­ta­bi­li­dad sea co­m­pre­si­ble. Este tipo de errores de asi­g­na­ción numérica suelen resultar es­pe­cia­l­me­n­te pro­ble­má­ti­cos cuando se asigna el mismo número a dos facturas di­fe­re­n­tes. En estos casos la re­c­ti­fi­ca­ción es in­di­s­pe­n­sa­ble.

La re­c­ti­fi­ca­ción de una factura se reserva al emisor de la factura. En este caso, los errores ti­po­grá­fi­cos o las im­pre­ci­sio­nes (como el nombre de la empresa) no requieren co­rre­c­ción a menos que la ley obligue lo contrario. En cuanto a las facturas re­c­ti­fi­ca­ti­vas, el artículo 15 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre se estipula, entre otras cosas, que:

En de­fi­ni­ti­va, si la factura ya ha sido co­n­ta­bi­li­za­da, debe ser anulada co­n­ta­ble­me­n­te mediante un documento de re­c­ti­fi­ca­ción. Para ello, se debe asignar una nueva nu­me­ra­ción y registrar co­rre­c­ta­me­n­te la nueva factura. El de­s­ti­na­ta­rio de la factura recibirá una factura corregida, con un nuevo número de factura y una re­fe­re­n­cia clara a la original, por ejemplo: “Sustituye a la factura 323635 del 10/02/2021”.

Es im­pre­s­ci­n­di­ble que el documento de re­c­ti­fi­ca­ción haga re­fe­re­n­cia clara e ine­quí­vo­ca a la factura original. De lo contrario, el de­s­ti­na­ta­rio podría in­te­r­pre­tar­la como una factura nueva, lo que podría provocar confusión, du­pli­ca­cio­nes contables o errores en los pagos.

Si la factura aún no ha sido re­gi­s­tra­da en la co­n­ta­bi­li­dad, basta con ca­n­ce­lar­la in­te­r­na­me­n­te y emitir una nueva con el número correcto.

En todo caso, es im­po­r­ta­n­te que guardes co­n­s­ta­n­cia de las facturas emitidas, así como de las re­c­ti­fi­ca­das. De esta manera podrás dirigirte a tu archivo en caso de que surjan preguntas y tendrás siempre a mano la ex­pli­ca­ción ine­quí­vo­ca para cada factura.

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