El documento contable y su papel en la co­n­ta­bi­li­dad

Los distintos tipos de documento contable ya plantean di­fe­re­n­cias co­n­si­de­ra­bles. Ob­se­r­ve­mos un ticket de compra de una tienda, una factura por una re­pa­ra­ción o un recibo de un pago y en­co­n­tra­re­mos di­si­mi­li­tu­des obvias por el tipo de operación y de objetivos que reflejan. Aun así, hay in­fo­r­ma­ción esencial que nunca debe omitirse:

1. Un texto que describa la tra­n­sac­ción
2. El importe acordado (cantidad o valor)
3. La fecha de la tra­n­sac­ción
4. La firma de una persona au­to­ri­za­da (excepto en el caso de co­m­pro­ba­n­tes digitales emitidos au­to­má­ti­ca­me­n­te)
5. El número de ide­n­ti­fi­ca­ción fiscal del emisor

Como ya se ha indicado, un documento contable es un documento mercantil que acredita una operación que modifica el activo. El tipo de co­m­pro­ba­n­te comercial más habitual es la factura, la cual atestigua la recepción de un pago por una pre­s­ta­ción, pero hay muchos más. Cada tipo distinto de soporte contable tiene su razón de ser en una tra­n­sac­ción es­pe­cí­fi­ca y así en­co­n­tra­mos aquellos que se emiten entre una empresa y actores externos, los llamados co­m­pro­ba­n­tes externos, y aquellos derivados de eventos internos que tienen lugar en el seno de una sociedad mercantil, es decir, los co­m­pro­ba­n­tes internos.

Entre los co­m­pro­ba­n­tes externos se cuentan todos aquellos que proceden del exterior de una empresa, por ejemplo:

• Facturas de pagos y cobros
• Extractos bancarios
• Notas de envío y cartas co­me­r­cia­les
• Co­m­pro­ba­n­tes postales
• Tickets de re­s­tau­ra­ción
• De­cla­ra­cio­nes de impuestos
• Recibos

En cambio, los co­m­pro­ba­n­tes internos se emiten dentro de la misma empresa. Entre estos, por ejemplo:

• Listas de salarios y sueldos
• Co­m­pro­ba­n­tes de salida de me­r­ca­n­cías
• Copias de facturas de pagos
• Copias de recibos, cartas co­me­r­cia­les, cheques, etc.
• Ju­s­ti­fi­ca­n­tes de de­vo­lu­cio­nes o cambios
• Recibos de caja o co­m­pro­ba­n­tes de ingreso
• Co­m­pro­ba­n­tes de depósitos y retiros de cuentas de ahorro

Así, vemos que co­n­si­de­rar a un documento contable como interno o externo depende de su origen y lo que podría parecer una obviedad no lo es tanto: los extractos bancarios que emite la banca online son do­cu­me­n­tos externos porque los genera y entrega un tercero, aun cuando es la entidad bancaria la que los emite. Una factura enviada por correo ele­c­tró­ni­co también sería un co­m­pro­ba­n­te externo aunque se imprima en la empresa.

Una tercera variante es el co­m­pro­ba­n­te de su­s­ti­tu­ción que una empresa puede expedir como duplicado de una factura o un recibo en caso de pérdida o porque no se pudo emitir en su momento. Para que el organismo re­cau­da­to­rio los reconozca, los co­m­pro­ba­n­tes de su­s­ti­tu­ción por importes elevados deberían ser la excepción así como capaces de demostrar só­li­da­me­n­te la necesidad de ate­s­ti­guar una cantidad tan elevada con un documento de su­s­ti­tu­ción. Lo más habitual es verificar con este tipo de documento contable pagos pequeños en efectivo como propinas, portes, fo­to­co­pias o apa­r­ca­mie­n­to. Con ello este ju­s­ti­fi­ca­n­te de pago se cuenta entre los do­cu­me­n­tos internos pues, en de­fi­ni­ti­va, se trata de un documento emitido por la empresa –aunque a menudo también se le es­pe­ci­fi­ca como otra categoría diferente debido a su carácter di­fe­re­n­cia­do.

Una vez emitidos ¿cómo se co­n­ta­bi­li­zan y se archivan estos do­cu­me­n­tos? El registro de los co­m­pro­ba­n­tes se supedita a algunas normas fu­n­da­me­n­ta­les. En primer lugar, se debe respetar el momento de su co­n­ta­bi­li­za­ción, pues en principio todas las ope­ra­cio­nes y sus ju­s­ti­fi­ca­n­tes se deben anotar en los libros en el momento en que tienen lugar, a final de mes como máximo. Asimismo, no puede faltar ningún documento y se han de almacenar de forma clara, es decir, en orden cro­no­ló­gi­co y co­rre­la­ti­vo.

La Agencia Tri­bu­ta­ria señala las obli­ga­cio­nes de empresas y pro­fe­sio­na­les en cuanto a fa­c­tu­ra­ción según marca la Ley. En su página oficial indica los do­cu­me­n­tos me­r­ca­n­ti­les que deben co­n­se­r­var­se junto a todos los do­cu­me­n­tos acre­di­ta­ti­vos de ac­ti­vi­da­des sometidas a tributo:

• Facturas recibidas.
   
• Copias o matrices de las facturas expedidas.
   
• Los ju­s­ti­fi­ca­n­tes contables en las ope­ra­cio­nes en las que sea de apli­ca­ción la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté es­ta­ble­ci­do en la Comunidad.
   
• Los recibos ju­s­ti­fi­ca­ti­vos del reintegro de la co­m­pe­n­sa­ción del Régimen especial de la Agri­cu­l­tu­ra, Ganadería y Pesca, tanto el original (expedidor) como la copia (titular de la ex­plo­ta­ción).
   
• Los do­cu­me­n­tos acre­di­ta­ti­vos del pago del impuesto a la im­po­r­ta­ción.

Al mismo tiempo que la do­cu­me­n­ta­ción se conserva en papel o en formato digital, también se ha de anotar en los libros registro de facturas expedidas, de facturas recibidas, de bienes de inversión y de ope­ra­cio­nes in­tra­co­mu­ni­ta­rias con todos los datos: el número y la serie, la fecha de ex­pe­di­ción y la fecha de rea­li­za­ción de las ope­ra­cio­nes si es diferente, el nombre y los apellidos, la razón social o de­no­mi­na­ción completa, el número de ide­n­ti­fi­ca­ción fiscal del de­s­ti­na­ta­rio, la base imponible de las ope­ra­cio­nes, el tipo im­po­si­ti­vo y la cuota tri­bu­ta­ria. En función del régimen tri­bu­ta­rio de la empresa o el pro­fe­sio­nal, también varían sus obli­ga­cio­nes re­gi­s­tra­les y contables, por lo que conviene in­fo­r­mar­se bien de los libros obli­ga­to­rios y op­cio­na­les para cada tipo de actividad.

La im­po­r­ta­n­cia de conservar los ju­s­ti­fi­ca­n­tes de las tra­n­sac­cio­nes se pone de relieve a la hora de declarar los impuestos a Hacienda, porque solo con el documento acre­di­ta­ti­vo correcto se pueden validar las salidas de una empresa en cuanto a impuestos. El artículo 104.1 de la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas establece la obli­ga­ción de los co­n­tri­bu­ye­n­tes de conservar todos los ju­s­ti­fi­ca­n­tes y co­m­pro­ba­n­tes de las ope­ra­cio­nes, rentas, gastos, ingresos, re­du­c­cio­nes y de­du­c­cio­nes de cualquier tipo que deban constar en sus de­cla­ra­cio­nes. Si se quisiera desgravar el coste de un viaje de negocios, el recibo de una donación o incluso un ticket de apa­r­ca­mie­n­to, a final de año se debe presentar el documento contable acre­di­ta­ti­vo co­rre­s­po­n­die­n­te con todos los datos ne­ce­sa­rios. La de­cla­ra­ción ha de ir aco­m­pa­ña­da de la debida do­cu­me­n­ta­ción, la cual depende del tipo de actividad económica que se tenga y por la cual se recibe renta: re­n­di­mie­n­tos del trabajo, del capital in­mo­bi­lia­rio, del capital mo­bi­lia­rio, ju­s­ti­fi­ca­n­tes de donativos, etc. Esto significa que si se es un empleado, por ejemplo, se debe presentar un ce­r­ti­fi­ca­do de ingresos emitido por el pagador y si se obtiene renta de un piso, entonces deben de mostrar los ju­s­ti­fi­ca­n­tes de ingresos (contrato) y los gastos de­du­ci­bles (facturas). La Agencia Tri­bu­ta­ria es­pe­ci­fi­ca qué do­cu­me­n­tos tienen que pre­se­n­tar­se en cada caso, así como el modelo de au­to­ri­za­ción en caso que sea otra persona quien entregue los fo­r­mu­la­rios y la co­rre­s­po­n­die­n­te do­cu­me­n­ta­ción.

Una vez pre­se­n­ta­da la de­cla­ra­ción anual del IRPF, aún no es el momento de des­ha­ce­r­se de toda esta do­cu­me­n­ta­ción acre­di­ta­ti­va, pues la ley señala como plazo de co­n­se­r­va­ción el de pre­s­cri­p­ción del impuesto, sea el IVA o el IRPF (artículo 165.Uno de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido). El plazo de prei­n­s­cri­p­ción suele ser de 4 años desde que finaliza el plazo de pre­se­n­ta­ción de la de­cla­ra­ción, siempre y cuando no se haya in­te­rru­m­pi­do por algún motivo, por lo cual el plazo volvería a empezar desde cero. Hay otros casos con un plazo de pre­s­cri­p­ción mucho más largo, como las amo­r­ti­za­cio­nes de mo­bi­lia­rio o el inmueble, en cuyo caso se conservan toda la vida o hasta que se venda, o los gastos de re­pa­ra­ción de inmueble alquilado, entre otros.

Desde 2015, la co­m­pro­ba­ción de las bases im­po­ni­bles negativas y las de­du­c­cio­nes prescribe a los diez años desde que finaliza el plazo de pre­se­n­ta­ción de la de­cla­ra­ción en que se generaron, pero Hacienda aún podría exigir la apo­r­ta­ción de la de­cla­ra­ción del Impuesto de So­cie­da­des y las cuentas anuales del ejercicio en que se generaron, así que conviene gua­r­dar­las todo este tiempo.

Por su parte, el Código de Comercio establece que los libros de co­n­ta­bi­li­dad, la co­rre­s­po­n­de­n­cia y todo tipo de do­cu­me­n­ta­ción contable se deben conservar ordenados durante 6 años desde el último asiento en los libros. No obstante, a veces es necesario revisar datos más antiguos, por lo que conviene conservar in­de­fi­ni­da­me­n­te los libros de co­n­ta­bi­li­dad y las cuentas anuales ya ve­ri­fi­ca­das, así como los contratos a largo plazo y las copias de seguridad de los registros contables.

La Ley establece, asimismo, que la do­cu­me­n­ta­ción ha de co­n­se­r­var­se en su formato original, aunque también prevé (Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido) la po­si­bi­li­dad de di­gi­ta­li­zar­la siempre y cuando se realice con un software ho­mo­lo­ga­do por el De­pa­r­ta­me­n­to de In­fo­r­má­ti­ca Tri­bu­ta­ria. También es posible la co­n­ve­r­sión inversa una vez ve­ri­fi­ca­da la firma ele­c­tró­ni­ca del documento digital.

Cuando se conserva la do­cu­me­n­ta­ción mercantil en formato digital la ley obliga a ga­ra­n­ti­zar a la Ad­mi­ni­s­tra­ción tri­bu­ta­ria el acceso en línea a las facturas, así como la ve­ri­fi­ca­ción de todos los datos que las integran. La co­n­se­r­va­ción debe ga­ra­n­ti­zar la le­gi­bi­li­dad y permitir a las au­to­ri­da­des la descarga en línea de los formatos ori­gi­na­les. En de­fi­ni­ti­va, el al­ma­ce­na­mie­n­to de los co­m­pro­ba­n­tes y recibos, ya sea en formato digital o en papel, ha de rea­li­zar­se con tra­s­pa­re­n­cia y de forma que no se ob­s­ta­cu­li­ce la demanda de revisión por parte de las au­to­ri­da­des tri­bu­ta­rias. A estos efectos, las empresas deberían conservar toda la do­cu­me­n­ta­ción con tra­s­ce­n­de­n­cia tri­bu­ta­ria durante el periodo de pre­s­cri­p­ción mercantil de seis años.

Lo más re­co­me­n­da­ble sería co­n­se­r­var­los tanto en papel como en formato digital, dado que muchos de los trámites tri­bu­ta­rios se realizan te­le­má­ti­ca­me­n­te y, de esta forma, siempre se cuenta con una copia en caso de pérdida o accidente. En esto, como en tantas otras ocasiones, vale la pena ser precavido y no des­ha­ce­r­se enseguida de do­cu­me­n­ta­ción mercantil que podría demostrar una deducción de impuestos ya aplicada.

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