La cuenta de clientes: co­n­ta­bi­li­za­ción y gestión del crédito

La mayoría de empresas y pro­fe­sio­na­les autónomos trabajan a diario con clientes a los que entregan me­r­ca­n­cías o prestan servicios y, ya se trate de envíos, de pre­s­ta­cio­nes in situ o de servicios in­ma­te­ria­les, estos encargos no siempre se pagan di­re­c­ta­me­n­te tras su ejecución. Las facturas por el trabajo realizado se emiten siempre, pero en muchas ocasiones no se paga al contado. El de­pa­r­ta­me­n­to de co­n­ta­bi­li­dad se encarga entonces de la correcta co­n­ta­bi­li­za­ción y gestión de los cobros pe­n­die­n­tes uti­li­za­n­do para ello la cuenta de clientes (430) siguiendo el Plan General Contable (PGC), aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre. ¿Qué es la co­n­ta­bi­li­dad de las cuentas de clientes y cuál es su misión?

En el día a día comercial es muy habitual que las facturas no se paguen siempre al contado, o no to­ta­l­me­n­te, y que se abonen a 30, 60, 90 o incluso a 120 días. Esto genera un desfase entre la pre­s­ta­ción del servicio o el envío del producto y la entrada del pago que ha de quedar do­cu­me­n­ta­do en los libros en la llamada cuenta de clientes, para no perder de vista la deuda y hacer un se­gui­mie­n­to proactivo del cobro pendiente. Del mismo modo, la empresa también ha de llevar una cuenta de pro­vee­do­res que recoja las deudas de la empresa para con otras empresas. Se trata de una cuenta del pasivo, mientras que la cuenta de clientes pertenece al activo ci­r­cu­la­n­te, porque se espera que el cobro entre en algún momento a cambio de la mercancía que ya salió.

Tal como indica el PGC, estas cuentas pe­r­te­ne­cen al grupo 4 Acree­do­res y Deudores por ope­ra­cio­nes de tráfico. La cuenta de clientes aparece en el subgrupo 43 (430).

Veamos un asiento sencillo a modo de ejemplo:

Si una empresa vende mo­bi­lia­rio a otra por 2.000 euros y emite una factura a 90 días por el importe, se re­gi­s­tra­ría así:

La co­n­ta­bi­li­dad de cuentas de clientes ha de recoger con exactitud todos los mo­vi­mie­n­tos (pagos a cuenta, impagados, de­vo­lu­cio­nes, abonos) para poder elaborar un estado de cuentas co­n­ci­lia­do y saber cuándo reclamar los pagos, porque las cuentas de clientes permiten controlar las cuentas abiertas. Un programa de co­n­ta­bi­li­dad puede, por norma general, llamar la atención sobre la fecha de ex­pi­ra­ción de ciertas deudas, bien porque se acerca o porque ya se sobrepasó, y algunos, al estar co­ne­c­ta­dos con las cuentas bancarias de la empresa, pueden asignar los pagos entrantes a la cuenta por cobrar co­rre­s­po­n­die­n­te, ca­n­ce­la­n­do deudas de forma autónoma.

La ad­mi­ni­s­tra­ción de las cuentas por cobrar no tiene el único objetivo de archivar procesos ope­ra­ti­vos, es decir, no solo se do­cu­me­n­tan las deudas de los clientes para ma­n­te­ne­r­las bajo control, sino también, y en mayor medida, para no perder de vista los flujos fi­na­n­cie­ros y para estimar mucho mejor las ope­ra­cio­nes futuras con los clientes.

Las funciones de la co­n­ta­bi­li­dad de las cuentas de clientes se dividen fu­n­da­me­n­ta­l­me­n­te en dos grandes áreas: la gestión del crédito y su análisis. Ambas tratan la relación comercial de la empresa con el cliente, que puede ser una persona privada, otra empresa u or­ga­ni­s­mos públicos, a los que la empresa entrega me­r­ca­n­cías o presta servicios. Siempre que no se abone di­re­c­ta­me­n­te, como en una tienda, la empresa emite una factura cuyo importe debe el cliente hasta que lo liquida.

La gestión del crédito (credit ma­na­ge­me­nt), esto es, de las cuentas por cobrar, es una parte fu­n­da­me­n­tal de la co­n­ta­bi­li­dad de las cuentas de clientes e incluye, entre otras tareas:

• Registrar y guardar las cuentas por cobrar
• Crear y enviar las facturas (en papel o por envío ele­c­tró­ni­co protegido)
• Registrar los pagos de los clientes y asi­g­nar­los a las cuentas por cobrar correctas
• Su­pe­r­vi­sar los plazos de ex­pi­ra­ción de pagos
• Redactar avisos de pago

Una gestión eficaz del crédito exige también demostrar una cierta ini­cia­ti­va a la hora de exigir los pagos pe­n­die­n­tes, ade­la­n­tá­n­do­se a los aco­n­te­ci­mie­n­tos. Esto quiere decir que, antes que se agoten los plazos, la empresa ha de revisar las facturas y comprobar que los datos y los importes sean correctos, con el fin de contactar a la empresa sin generar co­n­fli­c­tos in­ne­ce­sa­rios. También implica avisar a la empresa y señalar la factura impagada con el tiempo su­fi­cie­n­te para que pueda reac­cio­nar. Esto tiene el objetivo de no desem­bo­car en un proceso judicial por impago de deudas que suele so­lu­cio­nar­se con un trato cordial y una gestión ordenada de las cuentas por cobrar.

Una buena forma de gestionar los cobros que beneficie a ambas partes y de fluidez al proceso en sí es la co­n­fi­gu­ra­ción de métodos de pago como la do­mi­ci­lia­ción bancaria, porque permite cobrar el importe au­to­má­ti­ca­me­n­te. Para una gestión impecable, puede avisarse al cliente de que en un plazo o un día de­te­r­mi­na­do se procederá a hacer el cobro.

En el análisis del crédito se trabaja con dos tipos de in­fo­r­ma­ción: las cuentas por cobrar de los clientes, por un lado, y sus hábitos de pago, por el otro. Con el co­no­ci­mie­n­to de las facturas impagadas, el contable obtiene in­fo­r­ma­ción sobre la liquidez de la empresa: si la gerencia sabe cuándo podrá contar con según qué pago, puede extraer co­n­clu­sio­nes sobre su margen fi­na­n­cie­ro en el tiempo y puede apoyarse en ellas para pla­ni­fi­car.

Pero, al mismo tiempo, esto permite también observar al cliente en sí mismo y extraer co­n­clu­sio­nes sobre su situación fi­na­n­cie­ra y su moral comercial. En paralelo, analizar los hábitos de todos los clientes de la empresa también ilustra sobre riesgos po­te­n­cia­les para el negocio y quizás para todo el sector. Los contables pueden utilizar aquí diversos in­di­ca­do­res, como son, por ejemplo, la di­s­tri­bu­ción de las ventas por cliente y por artículo, la media de duración de las deudas, la pro­po­r­ción de uso del descuento y las te­n­de­n­cias que se observan en días de retraso.

El “ageing balance” o “aged debt analyisis” es el balance de saldos de clientes por an­ti­güe­dad del ve­n­ci­mie­n­to y se trata de un in­s­tru­me­n­to crucial del credit ma­na­ge­me­nt. En este documento, también llamado “lista ageing”, se presentan las deudas di­s­tri­bui­das en el tiempo y se recogen datos sobre los hábitos de pago del cliente y su solvencia, cla­si­fi­ca­n­do los créditos en función de la an­ti­güe­dad de la fecha de la factura o la fecha de ve­n­ci­mie­n­to (30, 60, 90, 120 días). En estas listas se registran datos como los límites de crédito de los clientes y su uti­li­za­ción, los ve­n­ci­mie­n­tos de cobros, así como el re­ba­sa­mie­n­to de plazos. Según sea la gama de productos de la empresa, pueden ela­bo­rar­se por grupos de clientes o de productos, por ejemplo, pero también en función de otros criterios.

Su­po­n­ga­mos que tu empresa produce piezas de plástico. Un cliente te contacta para encargar una pieza en un gran número. Al tratarse de un encargo de cierta en­ve­r­ga­du­ra, una de las primeras tareas del contable en el marco de la co­n­ta­bi­li­dad de las cuentas de clientes consiste en estudiar y evaluar la situación fi­na­n­cie­ra de este cliente y sus hábitos de pago en el pasado. Si no hay nada es­pe­cia­l­me­n­te llamativo, se cierra un contrato que incluye el modo de entrega y las fechas de emisión de facturas y de li­qui­da­ción de pagos: en este caso, se acuerda entregar a demanda para finalizar su pro­du­c­ción en la empresa del cliente, enviar facturas parciales cada mes y el pago a 30 días. La tarea de la co­n­ta­bi­li­dad de las cuentas de clientes consiste en registrar y enviar las facturas y controlar las entradas co­rre­s­po­n­die­n­tes.

Como en este pedido el cliente no está siendo tan fiable como había sido hasta el momento y no está re­s­pe­ta­n­do los plazos, el contable envía re­co­r­da­to­rios de pago e informa al de­pa­r­ta­me­n­to de ventas, que se pone en contacto con el cliente. Si la situación no mejora, puede enviarse un aviso de in­te­rru­p­ción de la entrega a la que el cliente podría reac­cio­nar con una mayor agilidad en los pagos pe­n­die­n­tes. El análisis del crédito de la empresa documenta todo lo co­n­ce­r­nie­n­te a este encargo, que quizá se utilice en un futuro en nuevas re­la­cio­nes co­me­r­cia­les con este cliente.

Si­mé­tri­ca­me­n­te opuestas a las cuentas por cobrar, se sitúan las cuentas por pagar. Si la co­n­ta­bi­li­dad de las cuentas pe­n­die­n­tes gira en torno a las re­la­cio­nes de la empresa con sus clientes, la de las cuentas por pagar lo hace en torno a los pro­vee­do­res de la empresa y, como aquella, también ayuda a tener una pe­r­s­pe­c­ti­va sobre la liquidez de la empresa, porque toda empresa compra materia prima y servicios por factura y paga también en función de plazos y be­ne­fi­ciá­n­do­se de de­s­cue­n­tos.

El control contable de las cuentas por pagar permite saber la cuantía de la deuda para con ciertos pro­vee­do­res y ambas cuentas juntas entregan la imagen global de la situación fi­na­n­cie­ra de la empresa en relación con clientes y pro­vee­do­res.

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