La co­n­ta­bi­li­dad de los gastos de re­pre­se­n­ta­ción: aspectos ese­n­cia­les

Los eventos como las fiestas de empresa, las pre­se­n­ta­cio­nes co­r­po­ra­ti­vas, los ani­ve­r­sa­rios, o también las comidas de negocios, que tan im­po­r­ta­n­tes son en muchos sectores, tienen en común que deben estar bien or­ga­ni­za­dos. Además de su pla­ni­fi­ca­ción, del envío de in­vi­ta­cio­nes y del diseño del programa, la ali­me­n­ta­ción de los pa­r­ti­ci­pa­n­tes es un elemento im­po­r­ta­n­te, y es que, al acabar el día, ni los empleados ni los socios co­me­r­cia­les deben irse a casa ha­m­brie­n­tos o in­sa­ti­s­fe­chos con la selección de los platos.

Asimismo, quien quiera ofre­ce­r­les a sus tra­ba­ja­do­res y clientes una amplia selección de ex­qui­si­te­ces es co­n­ve­nie­n­te que tenga en cuenta los costes que estas llevan apa­re­ja­dos. Por este motivo, es re­co­me­n­da­ble registrar y co­n­ta­bi­li­zar los gastos de re­pre­se­n­ta­ción para así, re­cla­mar­los dentro de los límites legales, como gastos ope­ra­cio­na­les. A co­n­ti­nua­ción, te contamos los aspectos que debes tener en cuenta para ello.

Para co­n­ta­bi­li­zar tus tra­n­sac­cio­nes co­rre­c­ta­me­n­te necesitas el marco contable adecuado, algo que se convierte en requisito im­pre­s­ci­n­di­ble para la ela­bo­ra­ción de un plan contable detallado y pe­r­so­na­li­za­do que comprenda todas las cuentas de tu empresa y que es una parte esencial de la co­n­ta­bi­li­dad de partida doble.

Como refleja el cuadro, los gastos de re­pre­se­n­ta­ción, es decir, aquellos asumidos por las empresas y derivados de las acciones que sirven para pro­mo­cio­nar o mejorar las re­la­cio­nes con los clientes son gastos relativos a pu­bli­ci­dad, pro­pa­ga­n­da y re­la­cio­nes públicas (cuenta 627) u otros servicios (cuenta 629). En la cuenta 627 se engloban, co­n­cre­ta­me­n­te, los gastos de comidas y de alo­ja­mie­n­to, previa pre­se­n­ta­ción de las facturas y tickets co­rre­s­po­n­die­n­tes. La cuenta 629, por su parte, permite la co­n­ta­bi­li­dad de gastos de re­pre­se­n­ta­ción de los gastos de viaje y tra­n­s­po­r­te de los tra­ba­ja­do­res, además de los gastos de oficina que no estén incluidos en otras cuentas siempre que no sean elementos tangibles.

En cuanto a los me­ca­ni­s­mos de pago, existen pri­n­ci­pa­l­me­n­te dos: uno es el pago mediante tarjeta de empresa y el otro mediante efectivo, en cuyo caso puede que el tra­ba­ja­dor tenga que abonar la cantidad pe­r­ti­ne­n­te de su bolsillo para serle re­em­bo­l­sa­da po­s­te­rio­r­me­n­te o que reciba el efectivo de la empresa por an­ti­ci­pa­do. No obstante, en algunas ocasiones estos gastos se incluyen en las nóminas de los tra­ba­ja­do­res, olvidando que no deben restarse las apo­r­ta­cio­nes a la Seguridad Social, puesto que no sirven para in­cre­me­n­tar el pa­tri­mo­nio del empleado, a pesar de que en algunos casos sí se haga. Hay que aclarar, sin embargo, que los gastos de viaje de­s­ti­na­dos a la ma­nu­te­n­ción y alo­ja­mie­n­to de los empleados, en un espacio de tiempo pro­lo­n­ga­do (semanas o incluso meses), son co­n­ce­bi­dos como salario.

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