El cierre contable: la salud de tu pyme a examen

Cuando se va acercando el final del año, los contables se preparan para su gran día, y no hablamos de san Silvestre. Al final del ejercicio, que ge­ne­ra­l­me­n­te es el 31 de diciembre para la mayor parte de empresas, el de­pa­r­ta­me­n­to de co­n­ta­bi­li­dad se dispone a cerrar el ejercicio corriente y abrir el siguiente. El cierre contable sirve, así, para conocer si la empresa ha sufrido pérdidas u obtenido ganancias y para “poner el contador a cero”, por decirlo lla­na­me­n­te. ¿Qué significa cerrar las cuentas y cómo se hace? ¿Hay que prestar atención a algunos plazos oficiales? Sigue leyendo para obtener respuesta a estas y otras preguntas.

Con el cierre contable se cancelan todas las cuentas del ejercicio (cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de pro­du­c­ción) y se trasladan los re­su­l­ta­dos al balance anual, in­co­r­po­rá­n­do­los al pa­tri­mo­nio si ha habido be­ne­fi­cios (como uti­li­da­des) o re­s­tá­n­do­los del pa­tri­mo­nio si ha habido pérdidas. Hasta aquí parece sencillo y la profesión de contable no tendría el estigma de ciencia oculta que se le atribuye. Efe­c­ti­va­me­n­te, hay diversas variables (amo­r­ti­za­cio­nes, deudas, pro­vi­sio­nes, etc.) que se han de tener en cuenta para que el paso de un ejercicio a otro no te­r­gi­ve­r­se los números. Hay que tener presente que el cierre contable es una he­rra­mie­n­ta clave para la pla­ni­fi­ca­ción y la posterior toma de de­ci­sio­nes.

Para que los re­su­l­ta­dos de un ejercicio a otro sean co­m­pa­ra­bles es fu­n­da­me­n­tal que este proceso se realice de forma homogénea y en las mismas fechas dentro de los plazos que otorga la le­gi­s­la­ción. ¿Qué pasos han de seguirse para cerrar un ejercicio contable y qué plazos han de ob­se­r­var­se?

No­r­ma­l­me­n­te, todas las empresas cierran el ejercicio a fecha de 31 de diciembre. A partir de entonces, cuentan con:

• 3 meses (hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente) para formular las cuentas,
• 4 meses (hasta el 30 de abril) para legalizar los libros y
• 6 meses (hasta el 30 de junio) para celebrar Junta General y aprobar las cuentas anuales.

Aprobadas las cuentas, se depositan en el Registro Mercantil co­rre­s­po­n­die­n­te durante el mes siguiente a la Junta (30 de julio). En los 15 días si­guie­n­tes (plazo hasta el 14 de agosto) el re­gi­s­tra­dor certifica si se han pre­se­n­ta­do los do­cu­me­n­tos exigidos por la ley y se publican en el Boletín Oficial del Registro Mercantil (BORME) las so­cie­da­des que han cumplido con sus obli­ga­cio­nes (los do­cu­me­n­tos de­po­si­ta­dos pueden co­n­su­l­tar­se pú­bli­ca­me­n­te).

El plazo para pagar el impuesto de so­cie­da­des concluye el 25 de julio para las empresas cuyo periodo im­po­si­ti­vo coincide con el año natural y a los 25 días naturales tras los seis meses que siguen a la co­n­clu­sión del periodo im­po­si­ti­vo para las demás.

El cierre contable incluye una serie de acciones ne­ce­sa­rias para obtener la cifra final de be­ne­fi­cios o pérdidas (antes de aplicar el impuesto de so­cie­da­des) fiel a la realidad. Como esta cifra depende de varios libros de cuentas y antes de obtenerla se han de localizar los posibles errores que se hayan cometido durante el ejercicio, como ano­ta­cio­nes de valores equi­vo­ca­dos, cuentas erróneas u ope­ra­cio­nes no do­cu­me­n­ta­das, es necesario seguir unos pasos que pasamos a detallar a co­n­ti­nua­ción.

Con el balance de co­m­pro­ba­ción de sumas y saldos se revisa si a lo largo del ejercicio se han tra­s­la­da­do co­rre­c­ta­me­n­te los saldos del libro diario al Mayor. Se trata de comprobar pre­ci­sa­me­n­te que las cuentas cuadran. Al mismo tiempo, este balance pro­po­r­cio­na una síntesis del libro Mayor, que junto con el balance de cierre, servirá para obtener una idea fiel del pa­tri­mo­nio de la empresa al momento de cierre.

Con la intención de preparar los libros para iniciar un ejercicio nuevo, un paso im­po­r­ta­n­te es re­cla­si­fi­car la parte de las deudas a largo plazo (aquellas que tengan un ve­n­ci­mie­n­to de un año o menos) como deuda a corto plazo si se va a abonar en el ejercicio siguiente. Esto se hace cargando la cuenta (171) de deudas a largo plazo con entidades fi­na­n­cie­ras a la cuenta (520) de deudas a corto plazo. Para ello se utilizan las tablas de amo­r­ti­za­ción de préstamos que pro­po­r­cio­nan las entidades bancarias y en las que se indican las cuotas y qué parte co­rre­s­po­n­de a amo­r­ti­za­ción de la deuda y qué parte a intereses.

Las exi­s­te­n­cias (stocks) de una empresa son el conjunto de me­r­ca­n­cías en su posesión que se en­cue­n­tran en proceso de tra­n­s­fo­r­ma­ción para su ex­plo­ta­ción o aún no se han vendido. Este volumen de bienes, que forma parte del activo ci­r­cu­la­n­te de una empresa, sufre va­ria­cio­nes a lo largo de los doce meses de ex­plo­ta­ción del ejercicio, lo que modifica el resultado del ejercicio, de modo que, para obtener una idea veraz y ac­tua­li­za­da de la situación en almacén a cierre, es necesario realizar un in­ve­n­ta­rio de las exi­s­te­n­cias. Un criterio fu­n­da­me­n­tal para ello es el estado de tra­n­s­fo­r­ma­ción de las me­r­ca­n­cías.

El fin de este paso es que las cuentas como Me­r­ca­de­rías (610) o Materias primas (611) reflejen el valor de la mercancía a cierre y trasladar a la cuenta (129) Resultado del ejercicio solamente el importe de activos vendidos y, en el caso de materias primas y productos en proceso de ela­bo­ra­ción, solo el consumo de los elementos que se pueden in­ve­n­ta­riar.

Comprobar el estado de las exi­s­te­n­cias permite a las empresas pla­ni­fi­car mejor en función de su stock.

En este paso se comprueba que se han co­n­ta­bi­li­za­do y cla­si­fi­ca­do las partidas de in­mo­vi­li­za­do co­rre­c­ta­me­n­te (grupo 21 para el in­mo­vi­li­za­do material y 20 para el in­ma­te­rial) y se han valorado las amo­r­ti­za­cio­nes como co­rre­s­po­n­de. Para la gestión fi­na­n­cie­ra es crucial dotar la amo­r­ti­za­ción, lo que significa que se ha de imputar el gasto de la empresa en bienes de inversión (in­mo­vi­li­za­do, permutas co­me­r­cia­les, terrenos, co­n­s­tru­c­cio­nes, amo­r­ti­za­cio­nes de activos, deterioro del in­mo­vi­li­za­do, etc.) teniendo siempre en cuenta las normas marcadas por el PGC para cada tipo de bien. En el caso de las amo­r­ti­za­cio­nes, se crea una ficha para cada bien en la que conste su precio de ad­qui­si­ción, su co­efi­cie­n­te de amo­r­ti­za­ción, su valor residual, las cuotas en cada ejercicio y su amo­r­ti­za­ción acumulada. Esto ha de permitir revisar si se han dotado amo­r­ti­za­cio­nes por encima del valor de coste del activo. También se han de observar los límites pe­r­mi­ti­dos de amo­r­ti­za­ción fiscal por si se producen di­fe­re­n­cias te­m­po­ra­rias entre el gasto contable y el deducible fi­s­ca­l­me­n­te.

Las pro­vi­sio­nes para riesgos y gastos son una especie de seguro fi­na­n­cie­ro para las empresas. Re­se­r­va­n­do partidas para co­n­ti­n­ge­n­cias futuras, como la de­pre­cia­ción de activos, pero también gastos de viaje, etc., la co­n­ta­bi­li­dad se ajusta a la realidad de la empresa y se evitan al mismo tiempo los problemas de no poder afrontar gastos que eran conocidos. El PGC permite apro­vi­sio­nar para gastos futuros, aunque no se conozca el importe exacto o la fecha concreta, si bien ha de ser cierta, es decir, que no prevé las pro­vi­sio­nes para riesgos in­de­fi­ni­dos. Siguiendo el PGC, se trata de las cuentas 140 a 145.

En co­n­ta­bi­li­dad, en base al principio del devengo, a cada ejercicio se le ha de imputar la parte de ingresos y gastos que co­rre­s­po­n­da en función del in­te­r­ca­m­bio comercial, sin importar cuándo se produce realmente el ingreso o el des­em­bo­l­so. Esto hace que al final del ejercicio deban rea­li­zar­se ajustes en el caso de gastos o ingresos que se extienden más allá del ejercicio, lo que se denomina pe­rio­di­fi­car gastos e ingresos. Las cuentas con posibles “in­ci­de­n­cias” son las cuentas 6 y 7.

Rea­li­za­dos estos ajustes, tenemos el resultado antes de impuestos: son los ingresos contables menos los gastos contables según el PGC, es decir, el resultado contable. El resultado fiscal depende de los ajustes es­pe­ci­fi­ca­dos en la Ley del Impuesto de So­cie­da­des para calcular la base imponible:

base imponible = resultado contable +/- ajustes

Este asiento se hace el 31 de diciembre para que pueda re­fle­jar­se en la cuenta de re­su­l­ta­dos (pérdidas y ganancias) y en el balance de situación quede co­n­s­ta­n­cia de la obli­ga­ción de pagarlo.

El impuesto de so­cie­da­des es el resultado de mu­l­ti­pli­car el beneficio re­su­l­ta­n­te por el tipo im­po­si­ti­vo. La cantidad re­su­l­ta­n­te se registra como gasto contable del ejercicio en la cuenta (630) Impuestos sobre Be­ne­fi­cios.

Sobre este resultado se aplican otras variables (di­fe­re­n­cias pe­r­ma­ne­n­tes, las di­fe­re­n­cias te­m­po­ra­les y las bases im­po­ni­bles negativas de eje­r­ci­cios an­te­rio­res) que resultan en la base imponible sobre la que se aplica el tipo de gravamen co­rre­s­po­n­die­n­te según el art. 28 de la Ley del impuesto de so­cie­da­des que, en términos generales, es de un 35 %. Hay algunas ex­ce­p­cio­nes: si en el año anterior la empresa ha tenido una cifra neta de negocios inferior a 8 000 000 euros, es de un 30 %, y las mutuas de seguros y los colegios pro­fe­sio­na­les tienen una excepción de un 25 %.

El último paso en el cierre contable se denomina re­gu­la­ri­za­ción y consiste en de­te­r­mi­nar el resultado de la empresa en el ejercicio, tra­s­la­da­n­do los saldos de todas las cuentas de gestión (6 y 7) a la cuenta de re­su­l­ta­dos (129) Resultado del ejercicio, una vez hechos los ajustes. Esta cuenta puede presentar dos si­tua­cio­nes: tener saldo acreedor (beneficio) o saldo deudor (pérdida). Este saldo se refleja en el balance (pa­tri­mo­nio neto) sumando o restando. En caso que tenga saldo deudor, se cambiará de cuenta, pasando de la 129 a la (121) Re­su­l­ta­dos negativos de eje­r­ci­cios an­te­rio­res porque con ella se iniciará el ejercicio siguiente (hoy en día cualquier programa in­fo­r­má­ti­co lo realiza au­to­má­ti­ca­me­n­te). Sin embargo, esta pérdida se ha de invertir en algún momento (artículo 273.2 párrafo 2º del Texto Refundido de la Ley de So­cie­da­des de Capital): “Si exi­s­tie­ran pérdidas de eje­r­ci­cios an­te­rio­res que hicieran que el valor del pa­tri­mo­nio neto fuera inferior a la cifra del capital social, el beneficio se destinará a la co­m­pe­n­sa­ción de pérdidas”.

Si el saldo es acreedor se presenta una propuesta de di­s­tri­bu­ción a la Junta de Ac­cio­ni­s­tas que puede basarse en dos grandes grupos de de­s­ti­na­ta­rios, la propia empresa por un lado (reservas) y los socios y ac­cio­ni­s­tas (di­vi­de­n­dos) por el otro, aunque también pueden incluirse a otros grupos de be­ne­fi­cia­rios (tra­ba­ja­do­res, fu­n­da­do­res, etc.).

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