Antes que nada se trata de fijar la estructura formal del escrito. A la cabeza de una oferta comercial se sitúa el logo corporativo, que se coloca en un lugar preeminente pues, como parte del diseño corporativo global, constituye la marca visible de la empresa.
Un presupuesto ha de incluir las formalidades propias de cualquier documento comercial. En primer lugar se detallan los datos de la empresa o el prestador de servicios: nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio fiscal y otros datos de contacto (teléfono, correo electrónico). A continuación, los datos del cliente, el NIF y el domicilio. Es importante indicar el número y la fecha del presupuesto, la fecha de entrega, el número del cliente y la persona de contacto en la empresa. También son importantes la fecha y el lugar en que se redacta el presupuesto.
En el título se ha de nombrar de forma precisa el objeto del presupuesto. Un presupuesto es la carta de presentación de cualquier profesional que preste un servicio u ofrezca una mercancía, así que es conveniente dar una impresión de profesionalidad y capacidad. A la hora de redactar el concepto, esto significa ser lo más conciso posible y estructurar el texto en párrafos breves (no más de cuatro líneas). Es aquí donde se describen los servicios que se ofrecen al cliente y se enumeran las prestaciones y las fechas acordadas, detallando las unidades de cada elemento que compone el concepto, las horas de trabajo, los materiales utilizados, etc., y sus precios, por unidad, por grupos de unidades y en total.
Para permitir al cliente hacerse una idea más clara de la oferta se desglosa el precio total en el precio sin impuestos, pero habría que nombrar también qué impuestos se aplican y los gastos de envío, si los hubiera. Es conveniente fijar una fecha límite para aceptar el presupuesto, de forma que se determine el plazo de validez de las condiciones descritas.
Lo ideal sería que el presupuesto tuviera una longitud de una página, pero no siempre es posible. En esos casos se adjunta un documento extra en el que se aclaran aún más detalles de la oferta.