Cómo hacer un pre­su­pue­s­to: consejos para presentar tu oferta

La forma mediante la que muchas empresas generan ingresos es llevando a cabo encargos o proyectos. Para estas empresas, presentar una oferta comercial (pre­su­pue­s­to) co­n­s­ti­tu­ye la forma de responder a una solicitud por parte de un cliente potencial o de atraer la atención de un mercado potencial sobre su actividad. Cuando se elabora un pre­su­pue­s­to por escrito hay que tener en cuenta ciertos re­qui­si­tos, pues este documento es el que fu­n­da­me­n­ta la relación comercial entre el cliente y la empresa pre­s­ta­do­ra de servicios.

La decisión a favor o en contra de la oferta pre­se­n­ta­da suele depender de la relación entre la pre­s­ta­ción y el precio, pero la empresa puede mejorar co­n­si­de­ra­ble­me­n­te su posición de partida teniendo en cuenta los si­guie­n­tes consejos a propósito del contenido, de la es­tru­c­tu­ra­ción de las partes que lo conforman y de la redacción en sí del concepto. Y es que un pre­su­pue­s­to preciso y bien es­tru­c­tu­ra­do denota pro­fe­sio­na­li­dad y aumenta las pro­ba­bi­li­da­des de que el cliente acepte el paquete de pre­s­ta­cio­nes que se ofrece.

La ela­bo­ra­ción de pre­su­pue­s­tos guarda relación con las ventas y con la ad­qui­si­ción de clientes, por lo que forma parte del día a día de un gran número de empresas, incluidos los autónomos y los tra­ba­ja­do­res freelance. Es de esta forma como, en de­fi­ni­ti­va, se garantiza la entrada de pedidos y de ingresos. Esto conlleva la necesidad de ocuparse de este tema con la mayor pro­fe­sio­na­li­dad posible. Presentar una oferta comercial por escrito es una forma de ase­gu­rar­la le­ga­l­me­n­te pues, a di­fe­re­n­cia de lo que ocurre en un acuerdo oral, ambas partes pueden recurrir siempre a lo fijado sobre el papel. Este acuerdo por escrito con que se presenta la oferta y la co­m­pe­n­sa­ción esperada debe incluir la totalidad de datos, pre­s­ta­cio­nes y costes re­le­va­n­tes para el proyecto o la tra­n­sac­ción, pues una oferta sirve también de fu­n­da­me­n­to para la factura final y para el contrato entre el cliente y el vendedor. Este contrato se cierra en el momento en que un cliente acepta la oferta en el plazo asignado para ello, ordena un pedido y la empresa le presenta una co­n­fi­r­ma­ción de pedido. La ace­p­ta­ción de una oferta por parte del cliente es le­ga­l­me­n­te vi­n­cu­la­n­te y, si queda fijada por escrito, co­n­s­ti­tu­ye un documento al cual pueden referirse ambas partes en cualquier momento. Solo en contadas ex­ce­p­cio­nes, como podría ocurrir si el cliente la aceptara fuera de plazo, si realizara un pedido que se sale del pacto acordado o porque hiciera uso del derecho de re­vo­ca­ción, una oferta pierde validez legal. Esto hace co­n­ve­nie­n­te examinar con atención la versión de­fi­ni­ti­va del texto, sobre todo en cuanto al precio final o en cuanto al volumen o a la fecha de entrega. Aun así, es posible incluir en el escrito alguna cláusula de exención que declare ciertos co­m­po­ne­n­tes como no vi­n­cu­la­n­tes, p. ej., con ex­pre­sio­nes como “sin co­m­pro­mi­so”, “precio sujeto a va­ria­cio­nes” o “hasta agotar exi­s­te­n­cias”, si bien es cierto que algunos tri­bu­na­les han declarado inválidas estas cláusulas exo­ne­ra­ti­vas en de­te­r­mi­na­dos contextos. En co­n­se­cue­n­cia, conviene hacer uso de ellas solo si es es­tri­c­ta­me­n­te necesario.

Cuando se proyecta presentar una oferta es necesario hablar pre­via­me­n­te con el cliente potencial para conocer sus ne­ce­si­da­des de primera mano. A menudo es mucho más eficaz acordar oralmente las co­n­di­cio­nes de la oferta que hacerlo por la vía escrita, así como una simple co­n­ve­r­sa­ción también facilita entender los deseos del cliente. Para ello puede resultar de ayuda echar un vistazo al customer journey del cliente hasta el momento.

Discutir oralmente los detalles de la oferta con un cliente potencial acerca de alguna manera el momento de cerrar el contrato, pues revela el interés real del cliente por la oferta. Para aumentar su valor a los ojos del cliente y así también las opciones de conseguir un pedido es re­co­me­n­da­ble hablar tan de­ta­lla­da­me­n­te como sea posible de sus deseos y pro­pó­si­tos. ¿Qué beneficio obtiene el cliente de la oferta? ¿Qué producto o qué pre­s­ta­ción es la más ajustada a sus ne­ce­si­da­des? También juegan un papel de­te­r­mi­na­n­te las co­n­di­cio­nes del comprador. Conviene conocer cuál es su margen fi­na­n­cie­ro y temporal para la oferta, pues solo así es posible presentar un pre­su­pue­s­to ajustado y atractivo en el cual convencer con ar­gu­me­n­tos sólidos al in­te­r­lo­cu­tor de que aceptar esta oferta es la decisión correcta.

Acordados los términos y los detalles de la oferta, a co­n­ti­nua­ción puede resultar útil hacer un resumen en el que queden plasmados todos los aspectos re­le­va­n­tes del encargo y que al mismo tiempo sirva de apoyo para es­tru­c­tu­rar de forma coherente el documento. Estas preguntas pueden servir de orie­n­ta­ción:

• ¿Para qué necesita el cliente la mercancía o el servicio? ¿Qué objetivos persigue con su co­n­tra­ta­ción?
• ¿Cuáles de las ventajas que desmarcan a la empresa de entre la co­m­pe­te­n­cia se pueden presentar al cliente?
• ¿Durante qué periodo de tiempo el cliente puede utilizar o aceptar un producto o un servicio?
• ¿Se prevé la aparición de gastos adi­cio­na­les?
• ¿Cómo se debería facturar: con un importe total, por horas o en función de la co­n­se­cu­ción de ciertos objetivos durante la rea­li­za­ción del proyecto?

Una vez se tiene un borrador inicial en el que hemos re­s­po­n­di­do algunas cue­s­tio­nes clave, podemos comenzar con la redacción del pre­su­pue­s­to en sí.

Antes que nada se trata de fijar la es­tru­c­tu­ra formal del escrito. A la cabeza de una oferta comercial se sitúa el logo co­r­po­ra­ti­vo, que se coloca en un lugar pree­mi­ne­n­te pues, como parte del diseño co­r­po­ra­ti­vo global, co­n­s­ti­tu­ye la marca visible de la empresa.

Un pre­su­pue­s­to ha de incluir las fo­r­ma­li­da­des propias de cualquier documento comercial. En primer lugar se detallan los datos de la empresa o el prestador de servicios: nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio fiscal y otros datos de contacto (teléfono, correo ele­c­tró­ni­co). A co­n­ti­nua­ción, los datos del cliente, el NIF y el domicilio. Es im­po­r­ta­n­te indicar el número y la fecha del pre­su­pue­s­to, la fecha de entrega, el número del cliente y la persona de contacto en la empresa. También son im­po­r­ta­n­tes la fecha y el lugar en que se redacta el pre­su­pue­s­to.

En el título se ha de nombrar de forma precisa el objeto del pre­su­pue­s­to. Un pre­su­pue­s­to es la carta de pre­se­n­ta­ción de cualquier pro­fe­sio­nal que preste un servicio u ofrezca una mercancía, así que es co­n­ve­nie­n­te dar una impresión de pro­fe­sio­na­li­dad y capacidad. A la hora de redactar el concepto, esto significa ser lo más conciso posible y es­tru­c­tu­rar el texto en párrafos breves (no más de cuatro líneas). Es aquí donde se describen los servicios que se ofrecen al cliente y se enumeran las pre­s­ta­cio­nes y las fechas acordadas, de­ta­lla­n­do las unidades de cada elemento que compone el concepto, las horas de trabajo, los ma­te­ria­les uti­li­za­dos, etc., y sus precios, por unidad, por grupos de unidades y en total.

Para permitir al cliente hacerse una idea más clara de la oferta se desglosa el precio total en el precio sin impuestos, pero habría que nombrar también qué impuestos se aplican y los gastos de envío, si los hubiera. Es co­n­ve­nie­n­te fijar una fecha límite para aceptar el pre­su­pue­s­to, de forma que se determine el plazo de validez de las co­n­di­cio­nes descritas.

Lo ideal sería que el pre­su­pue­s­to tuviera una longitud de una página, pero no siempre es posible. En esos casos se adjunta un documento extra en el que se aclaran aún más detalles de la oferta.

Lo habitual es in­tro­du­cir el texto de­s­cri­bie­n­do las ventajas que tiene la oferta para el cliente con el fin de co­n­ve­n­ce­r­lo de que el encargo está en las mejores manos posibles. Intenta encontrar al menos un aspecto que di­fe­re­n­cie a tu oferta de todas las demás. En el caso de bienes tangibles se puede hacer hincapié en el valor de los ma­te­ria­les y cómo están tra­ba­ja­dos o en la po­si­bi­li­dad de su rea­li­za­ción a medida. Si se trata de servicios siempre es posible destacar la gestión ex­trao­r­di­na­ria del proyecto por parte del prestador o la di­s­po­ni­bi­li­dad total del servicio de atención al cliente.

Si se cuenta con re­fe­re­n­cias u opiniones de clientes que fu­n­da­me­n­ten la calidad del servicio que se presta pueden incluirse en el texto, aco­m­pa­ña­das del nombre de la empresa o de la persona y de su posición en ella, pero hay que evitar la tentación de alabar las propias virtudes de­s­me­su­ra­da­me­n­te. La función de estos ejemplos es mostrar a tu futuro cliente que otros ya se han be­ne­fi­cia­do de tu saber hacer.

Hay que se­le­c­cio­nar ar­gu­me­n­tos de peso para convencer a nuestro in­te­r­lo­cu­tor de las bondades de la oferta. Para ello hay que detenerse en las ne­ce­si­da­des pe­r­so­na­les del cliente, evitando caer en el lenguaje es­pe­cia­li­za­do, pues el texto ha de ser fácil de entender en todo momento. Las re­pe­ti­cio­nes también son un obstáculo para la co­m­pre­n­sión, así como alargan in­ne­ce­sa­ria­me­n­te el texto y dan una impresión de poca co­m­pe­te­n­cia o de escasa de­di­ca­ción.

Como decíamos, un pre­su­pue­s­to es como una carta de pre­se­n­ta­ción, es­pe­cia­l­me­n­te para los tra­ba­ja­do­res autónomos, que con él han de mostrarse como las personas más adecuadas para llevar a cabo un trabajo. Para dar impresión de pro­fe­sio­na­li­dad, hay ciertos elementos que se deben incluir de forma exacta:

• Denominar de forma precisa el objeto del pre­su­pue­s­to: las me­r­ca­n­cías y los servicios que se presentan en la oferta, así como la fecha límite para aceptarla, se han de nombrar tan exac­ta­me­n­te como sea posible para evitar cualquier tipo de ma­le­n­te­n­di­do.
   
• Precio, cantidad y periodo de validez de las pre­s­ta­cio­nes: no siempre es posible cua­n­ti­fi­car exac­ta­me­n­te el tiempo previsto de trabajo y los costes de pro­du­c­ción con an­te­la­ción. En estos casos puede que lo más co­n­ve­nie­n­te sea acordar un precio por hora. Cuando se ofrece algún tipo de descuento, un detalle que siempre se refleja de forma positiva en la pe­r­ce­p­ción del cliente, también hay que fijarlo en el pre­su­pue­s­to. Lo mismo vale para los posibles gastos adi­cio­na­les que puedan generarse.
   
• Plazos de pro­du­c­ción y de entrega: cuando esta in­fo­r­ma­ción no se puede precisar de antemano porque se trata de un proyecto a largo plazo es mejor acordar las co­n­di­cio­nes di­re­c­ta­me­n­te con el cliente.
   
• Gastos de entrega y embalaje: al detallar los gastos de envío hay que incluir todos los costes que se puedan derivar, así como el tipo de envío (urgente, normal, etc.).
   
• Dietas: los eve­n­tua­les gastos de de­s­pla­za­mie­n­to o pe­r­no­c­ta­ción por asistir a reuniones con los clientes también se fijan en un pre­su­pue­s­to.
   
• Co­n­di­cio­nes de pago: es co­n­ve­nie­n­te dejar co­n­s­ta­n­cia de cómo y cuándo se ha de efectuar el pago. En el caso de proyectos de larga duración es habitual fijar un pago por fases.
   
• Términos y co­n­di­cio­nes generales de uso y ju­ri­s­di­c­ción co­m­pe­te­n­te: si la empresa dispone de términos y co­n­di­cio­nes generales también se añaden al pre­su­pue­s­to, así como también se hace re­fe­re­n­cia de forma di­fe­re­n­cia­da a aquellas co­n­di­cio­nes de uso es­pe­cia­l­me­n­te re­le­va­n­tes para los clientes. La autoridad jurídica co­m­pe­te­n­te se incluye para el caso en que se llegase a una disputa legal con el cliente.
   
• Lugar de ejecución, reserva de la propiedad, derechos de uso del producto final: define cla­ra­me­n­te donde se va a llevar a cabo el encargo y en qué momento pasa a ser propiedad del cliente (a menudo tras el pago del importe completo). También ha de quedar escrito si la empresa quiere re­se­r­var­se de­te­r­mi­na­dos derechos de uso sobre el producto final.
   
• Pro­ce­di­mie­n­to a seguir en caso de entrega de­fe­c­tuo­sa o de co­m­pli­ca­cio­nes en el envío, en la recepción o en el pago: de aparición más frecuente do que se cree, los problemas pueden sucederse muy rá­pi­da­me­n­te. Una manera de evitar co­n­fli­c­tos es fijando en la oferta ciertas cláusulas donde se determine, previo acuerdo de ambas partes, el pro­ce­di­mie­n­to a seguir en estos casos.

Si bien elaborar un pre­su­pue­s­to bien fu­n­da­me­n­ta­do requiere algo de tiempo, el esfuerzo vale la pena. Dado que formal y es­tru­c­tu­ra­l­me­n­te las ofertas siguen un esquema parecido, este documento puede volver a ser utilizado como modelo para otras ofertas futuras. Los tra­ba­ja­do­res de la empresa disponen así de un ejemplo de pre­su­pue­s­to que contiene todo lo requerido en forma y contenido, que solo habría que pe­r­so­na­li­zar para cada caso pa­r­ti­cu­lar. Otra opción, con la cual se ahorra trabajo y tiempo, es recurrir a la web y de­s­ca­r­gar­se alguna de las múltiples pla­n­ti­llas di­s­po­ni­bles. Nuestra guía también ofrece un ejemplo de pre­su­pue­s­to que puedes de­s­ca­r­gar­te gra­tui­ta­me­n­te tanto para MS Word como para Excel.

Aun cuando una oferta comercial ha de ma­n­te­ne­r­se dentro de lo ra­zo­na­ble­me­n­te legible, hay ciertos aspectos de forma y contenido obli­ga­to­rios que han de tenerse en cuenta. A co­n­ti­nua­ción resumimos los más im­po­r­ta­n­tes en esta lista de tareas que puedes utilizar como guía:

• Infórmate lo más am­plia­me­n­te posible sobre los deseos y las co­n­di­cio­nes del cliente.
• Destaca los be­ne­fi­cios de tu oferta y las ventajas de tu servicio respecto a la co­m­pe­te­n­cia.
• El texto de una oferta comercial debería ser fá­ci­l­me­n­te co­m­pre­n­si­ble y no demasiado extenso, aunque sin su­b­e­s­ti­mar aspectos centrales.
• Utiliza una locución personal para dirigirte a tu cliente en potencia.
• Indica el precio de la oferta con y sin IVA.
• Establece un límite temporal para la ace­p­ta­ción de la oferta.
• Revisa exhau­s­ti­va­me­n­te toda la in­fo­r­ma­ción, todas las alusiones y todos los datos que aportas sobre la empresa y las pre­s­ta­cio­nes que se presentan en la oferta para evitar errores dra­má­ti­cos.

A la hora de presentar una propuesta comercial hay que contar con el tiempo de pre­pa­ra­ción que requiere hacer un pre­su­pue­s­to, tiempo que influye en la mayor o menor rapidez con que se reacciona a la solicitud del cliente. Cuanto antes se responda a su petición más opciones se tienen de obtener su apro­ba­ción. Enviar una oferta al cliente en un plazo de 24 horas puede si­g­ni­fi­car la di­fe­re­n­cia entre ser aceptado o rechazado.

Una vez enviado el pre­su­pue­s­to, se otorga al cliente un margen de tiempo razonable para que lo considere y tome su decisión. Si pasado este plazo no se recibe ninguna respuesta, sería co­n­ve­nie­n­te retomar el contacto. ¿Cuál sería el plazo adecuado sin parecer deses­pe­ra­do? En general depende del encargo, pero valga un plazo de una a dos semanas como orie­n­ta­ción.

Si el cliente rechaza la oferta aún es posible in­fo­r­mar­se sobre los motivos, porque junto a los de tipo económico, que son los más ha­bi­tua­les, también hay otros factores que podrían haber jugado un rol. No obstante, no siempre el in­te­r­lo­cu­tor va a querer confiar por qué se decantó por otra oferta, así que quizá podría ser una opción dejar que un experto in­de­pe­n­die­n­te revise la oferta, con el fin de dar con aquellos aspectos me­jo­ra­bles en vista de proyectos futuros.

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