Auditoría fiscal: lo que necesitas saber sobre la in­s­pe­c­ción de Hacienda

El Estado recauda varios miles de millones de euros al año gracias a las in­s­pe­c­cio­nes fiscales que realiza la Agencia Estatal de la Ad­mi­ni­s­tra­ción Tri­bu­ta­ria (AEAT), también conocida como la Agencia Tri­bu­ta­ria o, más co­lo­quia­l­me­n­te, Hacienda. Estas in­s­pe­c­cio­nes, también conocidas como au­di­to­rías fiscales, son ex­tre­ma­da­me­n­te im­po­r­ta­n­tes y los fu­n­cio­na­rios que se encargan de llevarlas a cabo llevan sobre sus hombros mucha re­s­po­n­sa­bi­li­dad. En principio, nadie se libra de recibir una in­s­pe­c­ción así. La Agencia Tri­bu­ta­ria puede ordenar una in­s­pe­c­ción en cualquier momento si tiene la impresión de que un co­n­tri­bu­ye­n­te no ha tenido el cuidado necesario en su co­n­ta­bi­li­dad o de­cla­ra­cio­nes tri­bu­ta­rias.

Si la Agencia Tri­bu­ta­ria decide llevar a cabo una auditoría, no hay por qué entrar en pánico. En lugar de eso, es mejor utilizar el tiempo para, por ejemplo, aprender sobre las causas de una in­s­pe­c­ción tri­bu­ta­ria y entender el pro­ce­di­mie­n­to general. Con este co­no­ci­mie­n­to, estarás en una mejor posición de partida para la próxima auditoría. Además, así no solo calmarás tus propios nervios, sino que también si­m­pli­fi­ca­rás co­n­si­de­ra­ble­me­n­te el trabajo del auditor y, por lo tanto, ace­le­ra­rás la in­s­pe­c­ción.

Las agencias tri­bu­ta­rias tienen la po­si­bi­li­dad de controlar la co­n­ta­bi­li­dad de los co­n­tri­bu­ye­n­tes y las empresas. Esto se hace en forma de visitas in situ a la oficina o donde se de­sa­rro­lle tu actividad pro­fe­sio­nal. Clá­si­ca­me­n­te, este tipo de in­s­pe­c­cio­nes se conoce como auditoría fiscal o externa o in­s­pe­c­ción tri­bu­ta­ria o fiscal, y co­lo­quia­l­me­n­te suele llamarse “in­s­pe­c­ción de Hacienda”. Todo lo relativo a las au­di­to­rías fiscales está recogido en la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas.

En una in­s­pe­c­ción de Hacienda, esta se asegura de que el pa­r­ti­cu­lar o empresa cumpla con sus obli­ga­cio­nes fiscales, contables y re­gi­s­tra­les. Para ello, analiza y evalúa sus registros contables y mo­vi­mie­n­tos di­ne­ra­rios y estudia todos los do­cu­me­n­tos que contengan in­fo­r­ma­ción sobre las ope­ra­cio­nes que ha realizado el sujeto durante el año o años fiscales objeto de in­s­pe­c­ción, por ejemplo, el balance de situación, que aporta una visión clara de la situación real de la empresa, o la cuenta de re­su­l­ta­dos. El sitio web de la Agencia Tri­bu­ta­ria contiene una sección en la que se detallan y explican las obli­ga­cio­nes de las personas físicas, jurídicas o entidades que realizan ac­ti­vi­da­des eco­nó­mi­cas.

Más co­n­cre­ta­me­n­te, en el caso de una empresa, durante una auditoría fiscal el fu­n­cio­na­rio de la AEAT encargado de realizar la in­s­pe­c­ción verifica, por ejemplo, si esta se acoge a algún régimen fiscal es­pe­cí­fi­co, y si lo hace le­gí­ti­ma­me­n­te o no. También comprueba el Censo de Em­pre­sa­rios, Pro­fe­sio­na­les y Re­te­ne­do­res para ase­gu­rar­se de que la empresa esté dada de alta en él co­rre­c­ta­me­n­te. Los modelos 036 y 037 para el alta, mo­di­fi­ca­ción o baja en dicho censo son por tanto cruciales, ya que en estos modelos se indican las obli­ga­cio­nes del co­n­tri­bu­ye­n­te respecto del impuesto sobre el valor añadido (IVA), del impuesto sobre so­cie­da­des (IS), del impuesto sobre la renta de la­s­pe­r­so­nas físicas (IRPF), a re­pre­se­n­ta­n­tes legales, del domicilio fiscal y social, etc. También se in­s­pe­c­cio­na en estas au­di­to­rías que se cumplan las obli­ga­cio­nes me­r­ca­n­ti­les, como presentar los libros contables, y se comprueba que la empresa haya hecho frente a los diversos tipos de impuestos que le tocan y que haya pre­se­n­ta­do los fo­r­mu­la­rios co­rre­s­po­n­die­n­tes co­rre­c­ta­me­n­te, como son el del IVA, el IRPF, la de­cla­ra­ción anual de ope­ra­cio­nes con terceras personas (modelo 347), el IS y el impuesto sobre ac­ti­vi­da­des eco­nó­mi­cas (IAE).

Respecto de las obli­ga­cio­nes contables, el auditor fiscal se asegura de que las cuentas estén co­rre­c­ta­me­n­te cla­si­fi­ca­das en el balance de situación, de que los saldos deudores a Hacienda se hayan valorado re­s­pe­ta­n­do los pri­n­ci­pios contables y la normativa fiscal pe­r­ti­ne­n­te y de que los pro­ce­di­mie­n­tos se hayan realizado de buena fe y en cu­m­pli­mie­n­to con la normativa vigente.

La in­s­pe­c­ción fiscal o tri­bu­ta­ria puede llevarse a cabo por diversos motivos. No siempre se hacen porque la AEAT haya en­co­n­tra­do posibles errores en la actividad o co­n­ta­bi­li­dad de una empresa o pa­r­ti­cu­lar. De hecho, Hacienda también realiza au­di­to­rías alea­to­rias que forman parte de su se­gui­mie­n­to habitual de los co­n­tri­bu­ye­n­tes.

En cualquier caso, es pro­ve­cho­so conocer los motivos de sospecha que hacen sonar la señal de alarma para la Agencia Tri­bu­ta­ria y que suelen dar pie a au­di­to­rías fiscales.

• De­vo­lu­cio­nes tri­bu­ta­rias elevadas en las de­cla­ra­cio­nes del IVA, re­te­n­cio­nes o renta, entre otros.
• Des­aju­s­tes entre los modelos tri­me­s­tra­les y anuales.
• Falta de de­cla­ra­ción de su­b­ve­n­cio­nes de­cla­ra­bles.
• Falta de pre­se­n­ta­ción de de­cla­ra­cio­nes
• Exceso de gastos de­du­ci­bles, es­pe­cia­l­me­n­te si no son gastos de empresa y, sobre todo, cuando estos superan a los ingresos.
• Inac­ti­vi­dad de una sociedad y creación de otra con los mismos socios, actividad y sede.
• Solicitud de NIF in­tra­co­mu­ni­ta­rio, que pretende si­m­ple­me­n­te comprobar los datos y ju­s­ti­fi­car su necesidad.

En resumen, las au­di­to­rías fiscales se realizan con el objetivo de descubrir obli­ga­cio­nes tri­bu­ta­rias que han sido ignoradas, comprobar la veracidad de las de­cla­ra­cio­nes y obtener in­fo­r­ma­ción sobre la puesta en práctica de las funciones ad­mi­ni­s­tra­ti­vas tri­bu­ta­rias. También se realiza para comprobar el valor de derechos, rentas, productos, bienes, pa­tri­mo­nios y empresas y para ase­gu­rar­se de que se cumplen los re­qui­si­tos para la obtención de be­ne­fi­cios o in­ce­n­ti­vos fiscales y de­vo­lu­cio­nes tri­bu­ta­rias.

El auditor fiscal se encarga de comprobar las de­cla­ra­cio­nes rea­li­za­das por el co­n­tri­bu­ye­n­te para la Hacienda pública, los pagos de impuestos y, bá­si­ca­me­n­te, se asegura de que todo esté en orden. Una vez este haya podido analizar toda la do­cu­me­n­ta­ción relevante, realizará el llamado informe de auditoría donde detallará todos los datos pe­r­ti­ne­n­tes y de­te­r­mi­na­rá su veredicto aco­m­pa­ña­do de una serie de co­me­n­ta­rios.

Al de­te­r­mi­nar­se la necesidad de realizar una auditoría fiscal a un pa­r­ti­cu­lar o empresa, el inspector se dota de unas fa­cu­l­ta­des es­pe­cí­fi­cas im­pre­s­ci­n­di­bles para realizar la auditoría. Entre estas ca­pa­ci­da­des se en­cue­n­tran entre otras el estudio de la do­cu­me­n­ta­ción y el acceso a fincas y locales.

El objetivo principal de una auditoría es estudiar la do­cu­me­n­ta­ción de las obli­ga­cio­nes tri­bu­ta­rias, y para eso, han de ponerse a di­s­po­si­ción del auditor los do­cu­me­n­tos, libros, ficheros, facturas, ju­s­ti­fi­ca­n­tes, co­rre­s­po­n­de­n­cia relevante, bases de datos, programas, registros, archivos in­fo­r­má­ti­cos y cualquier otro documento pe­r­ti­ne­n­te sobre la actividad económica de la empresa. Además, los auditores, siempre que lo requieran, deberán obtener acceso a las fincas, locales de negocios y es­ta­ble­ci­mie­n­tos o lugares donde se realice la actividad em­pre­sa­rial o donde se en­cue­n­tren bienes sujetos a tri­bu­ta­ción o se produzcan hechos o supuestos im­po­ni­bles o existan pruebas de ellos. También deberán obtener permiso para acceder a las oficinas donde se almacene la co­n­ta­bi­li­dad o do­cu­me­n­ta­ción relevante. Si el co­n­tri­bu­ye­n­te se opone a la entrada de los fu­n­cio­na­rios de la AEAT en los lugares me­n­cio­na­dos, aunque esto suponga un obstáculo para el de­sa­rro­llo de la auditoría, los auditores tendrán entonces que presentar una au­to­ri­za­ción escrita de la autoridad ad­mi­ni­s­tra­ti­va o un ma­n­da­mie­n­to judicial en caso de que traten de acceder al domicilio pa­r­ti­cu­lar y no se reciba el co­n­se­n­ti­mie­n­to del co­n­tri­bu­ye­n­te. Una vez el fu­n­cio­na­rio haya accedido a las in­s­ta­la­cio­nes, podrá en­tre­vi­s­tar a los tra­ba­ja­do­res, realizar me­di­cio­nes y recabar do­cu­me­n­ta­ción, entre otras ca­pa­ci­da­des, pero siempre de forma pro­po­r­cio­na­da y sin ex­tra­li­mi­tar­se.

Los fu­n­cio­na­rios en­ca­r­ga­dos de la in­s­pe­c­ción son co­n­si­de­ra­dos agentes de la autoridad y deben acreditar esta condición si así se les requiere cuando estén fuera de las oficinas públicas. Tienen derecho a recibir pro­te­c­ción o auxilio si es necesario para el de­sa­rro­llo de sus tareas.

Como ya hemos comentado an­te­rio­r­me­n­te, los pa­r­ti­cu­la­res o empresas cuentan con una serie de obli­ga­cio­nes fiscales, contables y re­gi­s­tra­les. Frente a una auditoría, tienen asimismo la obli­ga­ción de atender al inspector y prestar la co­la­bo­ra­ción necesaria para el examen, aportar la do­cu­me­n­ta­ción que se les requiera y ex­ce­p­cio­na­l­me­n­te co­m­pa­re­cer cuando sea necesario confirmar la au­te­n­ti­ci­dad de los do­cu­me­n­tos. No obstante, el co­n­tri­bu­ye­n­te también dispone de derechos ante una in­s­pe­c­ción.

Entre los derechos que puede ejercer el co­n­tri­bu­ye­n­te, se en­cue­n­tran la solicitud de do­cu­me­n­ta­ción que permite a Hacienda llevar a cabo la in­s­pe­c­ción y de los do­cu­me­n­tos de ide­n­ti­fi­ca­ción de los actores y sus permisos; la pa­r­ti­ci­pa­ción del asesor fiscal de la empresa para su­pe­r­vi­sar la auditoría; y la de­ne­ga­ción de acceso de los auditores a las in­s­ta­la­cio­nes si no disponen de la au­to­ri­za­ción necesaria.

El riesgo fiscal puede ser latente y deberse al in­cu­m­pli­mie­n­to de la le­gi­s­la­ción en materia tri­bu­ta­ria, o so­bre­ve­ni­do, en cuyo caso el co­n­tri­bu­ye­n­te actuó de buena fe creyendo respetar la ley.

La AEAT clasifica las in­fra­c­cio­nes tri­bu­ta­rias como leves, graves o muy graves. La Ley General Tri­bu­ta­ria recoge en el Capítulo III la cla­si­fi­ca­ción de las in­fra­c­cio­nes tri­bu­ta­rias y las sanciones que estas conllevan según su gravedad. Por lo general, estas sanciones son eco­nó­mi­cas y, aunque muchas veces la multa es una cantidad fija, Hacienda también puede imponer como multa el pago de un po­r­ce­n­ta­je de la cantidad de­frau­da­da. Si las sanciones no son eco­nó­mi­cas, pueden adoptar la forma de su­s­pe­n­sión del ejercicio del empleo durante un periodo de tiempo de­te­r­mi­na­do. Para calificar la in­fra­c­ción, la AEAT tendrá en cuenta si el co­n­tri­bu­ye­n­te ha fa­l­si­fi­ca­do do­cu­me­n­tos u ocultado datos, o si ha utilizado a terceros, por ejemplo, en la ti­tu­la­ri­dad de un bien, para ocultar su identidad. También juzgará si se ha recurrido a medios frau­du­le­n­tos, como son el in­cu­m­pli­mie­n­to absoluto de la obli­ga­ción de llevanza de co­n­ta­bi­li­dad, la exi­s­te­n­cia de co­n­ta­bi­li­da­des distintas para la misma actividad y ejercicio o la tenencia de libros de co­n­ta­bi­li­dad o registros falseados.

A co­n­ti­nua­ción, indicamos las in­fra­c­cio­nes más comunes y en qué artículos de la Ley General Tri­bu­ta­ria están recogidas.

• In­fra­c­ción por dejar de ingresar la deuda tri­bu­ta­ria que debiera resultar de una au­to­li­qui­da­ción, recogida en el artículo 191.
• In­fra­c­ción por in­cu­m­pli­mie­n­to de la obli­ga­ción de presentar completa y co­rre­c­ta­me­n­te de­cla­ra­cio­nes o do­cu­me­n­tos ne­ce­sa­rios para realizar la li­qui­da­ción (artículo 192).
• In­fra­c­ción por obtener de­vo­lu­cio­nes de forma indebida (artículo 193).

Las sanciones por estas tres in­fra­c­cio­nes serán una multa pe­cu­nia­ria pro­po­r­cio­nal del 50 % si es leve, 50-100 % si es grave y 100-150 % si es muy grave.

• In­fra­c­ción por solicitar in­de­bi­da­me­n­te de­vo­lu­cio­nes, be­ne­fi­cios o in­ce­n­ti­vos fiscales (artículo 194). Se trata de una in­fra­c­ción grave y la base de su sanción será la cantidad in­de­bi­da­me­n­te so­li­ci­ta­da además de una multa del 15 %. Esta in­fra­c­ción también se produce cuando se solicitan be­ne­fi­cios o in­ce­n­ti­vos fiscales in­de­bi­da­me­n­te mediante la omisión de datos re­le­va­n­tes o la inclusión de datos falsos, si, como co­n­se­cue­n­cia de este acto, no procede aplicar las sanciones de las in­fra­c­cio­nes de los artículos 191, 192 o 195. En este caso, la in­fra­c­ción será también grave y se sanciona con una multa fija de 300 euros.
• In­fra­c­ción por no presentar au­to­li­qui­da­cio­nes o de­cla­ra­cio­nes en el plazo sin que se produzca perjuicio económico, por incumplir la obli­ga­ción de comunicar el domicilio fiscal o por incumplir las co­n­di­cio­nes de de­te­r­mi­na­das au­to­ri­za­cio­nes (artículo 198), para la que se aplica una sanción leve cuya multa puede variar desde 200 a 20 000 euros en función del tipo de in­fra­c­ción del que se trate, tal y como se indica en el artículo 198 de la Ley General Tri­bu­ta­ria.

Asimismo, en caso de sanción, se prevén recargos y re­du­c­cio­nes en el pago para ciertos casos. Los más comunes son:

• Recargos por retrasos al presentar fuera de plazo, que varían en función del tiempo que ha pasado desde el último día del plazo, desde un recargo de un 5 % si se presenta dentro de los tres meses si­guie­n­tes, hasta un 20 % si han tra­s­cu­rri­do más de doce meses.
• Reducción por co­n­fo­r­mi­dad: cuando se acepta la sanción de Hacienda, esta se reduce en un 30 %.
• Reducción por pago dentro de los plazos co­me­n­ta­dos en el artículo 62.2 cuando no se recurre la sanción. En este caso se recibe una reducción del 25 % y una vez se aplica la reducción, es posible aplicar la reducción por co­n­fo­r­mi­dad en caso de que proceda.

Es co­m­pre­n­si­ble que al recibir la no­ti­fi­ca­ción de una auditoría fiscal nos pongamos algo nerviosos y temamos haber cometido errores en las de­cla­ra­cio­nes o no haber cumplido de­bi­da­me­n­te con nuestras obli­ga­cio­nes fiscales. Sin embargo, es im­po­r­ta­n­te que ma­n­te­n­ga­mos la calma y que nos mostremos co­la­bo­ra­ti­vos, ya que una in­s­pe­c­ción no significa ne­ce­sa­ria­me­n­te que hayamos cometido in­fra­c­cio­nes, y mostrarse re­si­s­te­n­te o negativo puede dar pie a sanciones. También puede acarrear sanciones no respetar los plazos para la entrega de do­cu­me­n­tos re­que­ri­dos por los fu­n­cio­na­rios de in­s­pe­c­ción, así que, si no se pueden cumplir, conviene solicitar una am­plia­ción del plazo. Y respecto de la do­cu­me­n­ta­ción, si antes de en­tre­gar­la la revisamos y nos fa­mi­lia­ri­za­mos con ella, será mucho más sencillo dar ex­pli­ca­cio­nes en caso de que sean ne­ce­sa­rias.

Más co­n­cre­ta­me­n­te, para pre­pa­rar­nos para la llegada de los auditores, hay varias cosas que podemos hacer:

• Es co­n­ve­nie­n­te ase­gu­rar­se de que la in­fo­r­ma­ción contable encaja con los modelos tri­bu­ta­rios pre­se­n­ta­dos.
• También conviene ase­gu­rar­se de que las exi­s­te­n­cias físicas coinciden con las re­gi­s­tra­das en el sistema de la empresa, para lo que es muy útil mantener al día el in­ve­n­ta­rio.
• Podemos estudiar los datos del balance de sumas y saldos, que nos puede ayudar a detectar errores si no encajan.
• Podemos revisar las partidas abiertas o pe­n­die­n­tes, como son albaranes de compra o venta, albaranes rea­li­za­dos ma­nua­l­me­n­te y órdenes de pro­du­c­ción, entre otras, y así comprobar que las facturas de venta han sido emitidas y que todas las de compra han sido co­n­ta­bi­li­za­das.
• Conviene asimismo comprobar los pasivos bancarios con la Central de In­fo­r­ma­ción de Riesgos del Banco de España para ase­gu­rar­nos de que los créditos están bien re­gi­s­tra­dos.
• Cabe ase­gu­rar­se de que se han co­m­ple­ta­do todos los pasos de cierre del ejercicio: amo­r­ti­za­cio­nes, pro­vi­sio­nes, cambios de exi­s­te­n­cias, etc.

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