In­s­cri­p­ción en el Registro Mercantil: ¿quién debe llevarla a cabo y cómo?

Al fundar una empresa o iniciar una actividad por cuenta propia, son muchos los trámites que hay que realizar. Es común pre­gu­n­tar­se si entre ellos se encuentra la in­s­cri­p­ción en el Registro Mercantil. Mientras que para algunos em­pre­sa­rios se trata de una actividad in­e­lu­di­ble, para otros puede ser opcional. ¿Conoces tu caso concreto? En este artículo de­s­cu­bri­rás no solo si debes incluir la in­s­cri­p­ción en el Registro Mercantil en la lista de trámites a realizar, sino también cómo y dónde tendrás que hacerlo.

Se trata de una in­s­ti­tu­ción ad­mi­ni­s­tra­ti­va de carácter público donde las so­cie­da­des me­r­ca­n­ti­les y em­pre­sa­rios in­di­vi­dua­les, entre otros, están obligados a inscribir de­te­r­mi­na­dos actos. La citada in­s­ti­tu­ción depende de la Dirección General de los Registros y del Notariado, que, a su vez, pertenece al Mi­ni­s­te­rio de Justicia. Se agrupa en el Registro Mercantil Central y los Registros Me­r­ca­n­ti­les te­rri­to­ria­les.

El primero, que se encuentra en Madrid, reúne todos los actos re­gi­s­tra­dos en los Registros Me­r­ca­n­ti­les y les da pu­bli­ci­dad. Prevalece en él la función in­fo­r­ma­ti­va. Por su parte, los registros me­r­ca­n­ti­les te­rri­to­ria­les se di­s­tri­bu­yen por las pro­vi­n­cias y algunas ciudades no pro­vi­n­cia­les del te­rri­to­rio español. Están co­n­s­ti­tui­dos al menos por un re­gi­s­tra­dor, que se encarga de comprobar que los actos rea­li­za­dos por las personas físicas o jurídicas con domicilio fiscal en dicho te­rri­to­rio cumplen con la legalidad. La in­fo­r­ma­ción re­gi­s­tra­da es im­po­r­ta­n­te para las tra­n­sac­cio­nes co­me­r­cia­les y legales y suele versar sobre las re­la­cio­nes eco­nó­mi­cas y jurídicas de los co­me­r­cia­n­tes y las empresas como, por ejemplo, las cuentas anuales, los estatutos de las so­cie­da­des o el listado de ac­cio­ni­s­tas.

Con los pri­n­ci­pios re­gi­s­tra­les se define la actividad llevada a cabo en los registros públicos, en este caso, el Registro Mercantil, y son: obli­ga­to­rie­dad, legalidad, le­gi­ti­ma­ción, fe pública, pu­bli­ci­dad material, prioridad y tracto sucesivo.

Se puede confiar en la exactitud de todas las entradas (le­gi­ti­mi­za­ción), ya que la in­fo­r­ma­ción pro­po­r­cio­na­da ha sido co­n­tra­s­ta­da de­bi­da­me­n­te por el re­gi­s­tra­dor antes de su pu­bli­ca­ción (legalidad). En caso de que un asiento se declare nulo en sentencia judicial o se modifique, se aplica el principio de fe pública, gracias al cual, los terceros que hubiesen obtenido algún derecho antes de la citada de­cla­ra­ción no se verán pe­r­ju­di­ca­dos. Toda esta in­fo­r­ma­ción está sujeta a un derecho de in­fo­r­ma­ción y es en este contexto donde se habla del principio de pu­bli­ci­dad material. Esto implica que los clientes y los socios co­me­r­cia­les, así como otras partes in­te­re­sa­das, pueden obtener una visión ac­tua­li­za­da de todas las entradas rea­li­za­das por una empresa en cualquier momento. Llevar a cabo la in­s­cri­p­ción es de obligado cu­m­pli­mie­n­to a menos que se disponga lo contrario (obli­ga­to­rie­dad) y, para que el acto se lleve a cabo, de­pe­n­die­n­do de su na­tu­ra­le­za será necesaria la previa in­s­cri­p­ción (tracto sucesivo) del em­pre­sa­rio, la sociedad, el acto que se quiere modificar, el apoderado, etc. Con todo, la pre­fe­re­n­cia de ace­p­ta­ción de la in­s­cri­p­ción de actos se basa en un criterio cro­no­ló­gi­co (prioridad).

Al dar de alta una actividad comercial o crear una empresa es preciso in­s­cri­bi­r­la en el Registro Mercantil, si bien son muchos más los actos in­s­cri­bi­bles. En principio, las personas físicas y jurídicas están obligadas a realizar la in­s­cri­p­ción, aunque la ley prevé algunas ex­ce­p­cio­nes. Por ejemplo, la mayor parte de los autónomos pueden elegir incluir este paso en los trámites para iniciar su actividad como tra­ba­ja­do­res por cuenta propia, aunque conviene in­fo­r­mar­se bien antes con el fin de evitar posibles sanciones por in­cu­m­pli­mie­n­to. Si deciden fi­na­l­me­n­te realizar la in­s­cri­p­ción, la solicitud (ex­ce­p­tua­n­do el caso de los em­pre­sa­rios in­di­vi­dua­les navieros) ha de ir aco­m­pa­ña­da de una de­cla­ra­ción dirigida al re­gi­s­tra­dor, el alta en el Censo de em­pre­sa­rios y pro­fe­sio­na­les y el DNI o NIE. Cierto es que realizar la in­s­cri­p­ción en el Registro Mercantil puede tener ventajas como, por ejemplo, eximir al cónyuge en caso de contraer deudas u mostrar con tra­n­s­pa­re­n­cia el de­sa­rro­llo de la actividad ante posibles socios o clientes que deseen conocer el estado de la empresa.

Por su parte, todas las so­cie­da­des me­r­ca­n­ti­les (personas jurídicas que tienen como objetivo realizar una actividad comercial) tienen que llevar a cabo el registro sin excepción. Es más, es esta in­s­cri­p­ción la que da a las so­cie­da­des la plena capacidad de funcionar como tal. En su caso, deberán incluir la escritura pública de co­n­s­ti­tu­ción, una copia del número (pro­vi­sio­nal) de ide­n­ti­fi­ca­ción fiscal (NIF) y el modelo 600.

En el momento en el que hay un sujeto inscrito en el Registro Mercantil, este cuenta con una hoja a modo de historial, método que se conoce como sistema de folio personal. En función del sujeto re­gi­s­tra­do, los asientos incluidos varían. En los artículos 87 y 94 del Real Decreto 1784/1996, por el que se aprueba el Re­gla­me­n­to del Registro Mercantil, se enumeran los actos de obligada in­s­cri­p­ción para em­pre­sa­rios in­di­vi­dua­les y so­cie­da­des, re­s­pe­c­ti­va­me­n­te. A co­n­ti­nua­ción, se resumen en forma de tabla.

Además, las so­cie­da­des han de depositar en el Registro Mercantil las cuentas anuales siguiendo el principio de pu­bli­ci­dad para dar a conocer el estado de la empresa. Dichas cuentas han de pre­se­n­tar­se en el citado organismo dentro del mes en el que han sido aprobadas.

Con todo, hay que tener en cuenta que realizar la in­s­cri­p­ción en el Registro Mercantil no es una acción única, sino que hace re­fe­re­n­cia al registro de los actos de obligada in­s­cri­p­ción, así como su ac­tua­li­za­ción, en caso de que se produzca alguna mo­di­fi­ca­ción en la in­fo­r­ma­ción re­gi­s­tra­da. Así, por ejemplo, si se cambia el acreedor o se abre un nuevo es­ta­ble­ci­mie­n­to, habrá que indicarlo de­bi­da­me­n­te.

La solicitud para poder realizar la in­s­cri­p­ción se realiza en la oficina te­rri­to­rial co­m­pe­te­n­te siempre en un plazo no superior a un mes desde el momento del que se dispone de los do­cu­me­n­tos ne­ce­sa­rios. El pro­ce­di­mie­n­to puede rea­li­zar­se en persona, por correo, por fax o te­le­má­ti­ca­me­n­te, de­pe­n­die­n­do de la in­s­cri­p­ción realizada. En cuanto a los ho­no­ra­rios, dependen del acto o el asiento realizado.

• La in­s­cri­p­ción en el Registro Mercantil se lleva en el Registro Mercantil te­rri­to­rial que co­rre­s­po­n­da al domicilio social de la persona jurídica o física que va a realizar la actividad.
• Además de la in­s­cri­p­ción del inicio de una actividad so­cie­ta­ria, también se inscriben otros actos en el Registro Mercantil.
• Junto a las so­cie­da­des hay otras formas jurídicas que han de cumplir con la in­s­cri­p­ción. En el caso de los autónomos se trata de un proceso vo­lu­n­ta­rio en la mayoría de los casos.
• Incumplir con las obli­ga­cio­nes re­gi­s­tra­les supone sanciones que impiden o di­fi­cu­l­tan la actividad a las personas jurídicas y físicas re­gi­s­tra­das.

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