El contrato de sociedad civil: el na­ci­mie­n­to de una sociedad

Los em­pre­n­de­do­res con ganas de comenzar con su empresa sin un capital inicial ex­trao­r­di­na­rio se deciden con fre­cue­n­cia por una sociedad civil como forma legal. El coste necesario para fundarla es mucho menor que el que se requiere para co­n­s­ti­tuir una sociedad de capital, puesto que el Código Civil no establece ningún capital inicial obli­ga­to­rio ni tampoco es necesario darla de alta en el Registro Mercantil. Todo esto hace que el proceso sea más ágil y por eso resulte una forma más atractiva en muchas ci­r­cu­n­s­ta­n­cias. No obstante, en una sociedad civil los socios quedan más expuestos por una re­s­po­n­sa­bi­li­dad civil que entraña un riesgo mayor, ya que responden con su pa­tri­mo­nio pe­r­so­na­l­me­n­te de forma ilimitada. Solo por esto conviene estimar todas las eve­n­tua­li­da­des y fijarlas por escrito en un contrato de co­n­s­ti­tu­ción de sociedad civil, también conocido a menudo como estatutos, que pueden (no deben) re­gi­s­trar­se ante notario.

El contrato de co­n­s­ti­tu­ción co­n­s­ti­tu­ye el pilar fu­n­da­me­n­tal de tu sociedad. Con él estarás cubierto incluso en el caso de una hi­po­té­ti­ca di­so­lu­ción de tu sociedad. ¿Por qué es im­po­r­ta­n­te fijar los estatutos de una sociedad civil por escrito y qué se fija en ellos?

Con un contrato de co­n­s­ti­tu­ción de sociedad civil se fijan por escrito algunas es­pe­ci­fi­ci­da­des que podrían cobrar re­le­va­n­cia más tarde, al depender de ellas lo que los socios están au­to­ri­za­dos a hacer. En él se recogen los derechos y las obli­ga­cio­nes de los socios tanto ante la sociedad, como entre ellos, y puede rea­li­zar­se de cualquier forma, a no ser que se hayan aportado bienes inmuebles o derechos reales, en cuyo caso es necesario firmar un in­ve­n­ta­rio y fo­r­ma­li­zar el contrato con escritura pública ante notario (art. 1667, Código Civil, CC). El Código Civil no menciona fo­r­ma­li­da­des concretas al respecto del contrato, de modo que bastaría un contrato privado escrito y firmado por las partes.

En el contrato de co­n­s­ti­tu­ción de una sociedad civil deben concurrir todos los re­qui­si­tos generales de co­n­se­n­ti­mie­n­to, objeto y causa y los es­pe­cí­fi­cos de este tipo de contratos, como son la su­pe­r­vi­ve­n­cia de la sociedad en caso de defunción, de baja vo­lu­n­ta­ria o de di­so­lu­ción.

El contrato de la sociedad civil cobra toda su re­le­va­n­cia como te­s­ti­mo­nio escrito cuando concurren las si­guie­n­tes si­tua­cio­nes:

• Mala situación fi­na­n­cie­ra. En fases críticas, los estatutos pueden servir de apoyo a la hora de regular el reparto de co­m­pe­te­n­cias. Al fin y al cabo, en esos momentos se han de tomar de­ci­sio­nes difíciles y el contrato puede es­pe­ci­fi­car qué comunero (socio) se encargará de ello de forma oficial o qué de­ci­sio­nes se tomarán por común acuerdo.
• Co­n­fli­c­tos internos. Los co­n­fli­c­tos de intereses y las di­fe­re­n­cias pe­r­so­na­les pueden poner en peligro la su­b­si­s­te­n­cia de una sociedad. Los estatutos son también en este caso un in­s­tru­me­n­to para resolver este tipo de co­n­fli­c­tos, sobre todo si están motivadas por motivos de índole económica.
• Reparto de ganancias. Si el objetivo de la sociedad civil es obtener be­ne­fi­cios y estos se han de repartir entre los socios, es im­pre­s­ci­n­di­ble fijar por escrito cómo se hará.
• In­so­l­ve­n­cia. Si llegase el momento, el contrato de sociedad civil regula la gestión de la in­so­l­ve­n­cia, así como de las deudas o el beneficio restante en caso de di­so­lu­ción.
• Di­so­lu­ción. A menudo no está claro para los socios de una sociedad cuál es el proceso a seguir en caso de di­so­lu­ción pactada y, si el acuerdo no fuera unánime, los socios se en­co­n­tra­rían en un callejón sin salida. En un contrato de sociedad civil se es­ta­ble­cen las co­n­di­cio­nes en caso de di­so­lu­ción y li­qui­da­ción.

El Código Civil atestigua el papel fu­n­da­cio­nal del contrato al afirmar que “[…] La sociedad comienza desde el momento mismo de la ce­le­bra­ción del contrato, si no se ha pactado otra cosa.” (art. 1679, CC). Con ello, si bien no es­pe­ci­fi­ca en pro­fu­n­di­dad cómo se ha de celebrar este contrato, subraya que sin contrato no hay sociedad. Pero ¿qué aspectos conviene fijar en los estatutos de una sociedad civil? Con la vista puesta en el propósito de la sociedad, el contrato puede recoger todas las medidas que apoyen a este propósito y protejan a los socios de co­n­fli­c­tos y disputas en los peores es­ce­na­rios. Pasemos a verlos en detalle.

Tras describir el propósito del documento y reflejar las personas que celebran el contrato con nombre, NIF y domicilio, se es­pe­ci­fi­ca la in­fo­r­ma­ción básica de la sociedad, como son su nombre y su domicilio. El nombre de una sociedad civil se compone de su de­no­mi­na­ción y del sufijo Sociedad civil o las siglas SCP de Sociedad Civil Pa­r­ti­cu­lar. Puede añadirse que la sociedad se regirá por las cláusulas enu­me­ra­das en el contrato y por las di­s­po­si­cio­nes legales del Código Civil.

Una sociedad civil queda definida por su objeto o propósito, ya que este es el motivo de que dos o más personas pacten una unión (y así queda recogido en el Código Civil). Tras los datos obli­ga­to­rios, esta es la in­fo­r­ma­ción que aparecerá en primer lugar para describir el credo de la sociedad. Para ello deberá en­co­n­trar­se una fo­r­mu­la­ción que re­pre­se­n­te a todos los comuneros. En el objeto se describe, de forma breve y concisa, lo que la sociedad quiere conseguir (no­r­ma­l­me­n­te ocupa una frase). También puede es­cri­bi­r­se en el primer párrafo junto con el nombre y el domicilio.

Ge­ne­ra­l­me­n­te se utiliza esta cláusula para fijar el momento exacto en que comienza a existir la sociedad, que suele de­te­r­mi­nar­se por la pre­se­n­ta­ción del alta en el Impuesto de Ac­ti­vi­da­des Eco­nó­mi­cas.

La duración de la sociedad puede ser definida o in­de­fi­ni­da. Esta de­fi­ni­ción es de­te­r­mi­na­n­te a la hora de permitir la baja vo­lu­n­ta­ria de un socio y las co­n­di­cio­nes para hacerlo, puesto que la baja vo­lu­n­ta­ria solo viene au­to­ri­za­da en el Código Civil si la sociedad es de duración in­de­fi­ni­da (art. 1705, CC). Si se permite en caso contrario, se ha de regular en los estatutos de la sociedad.

En este punto se define cuál ha sido la apo­r­ta­ción de cada uno de los socios y cómo se re­pa­r­ti­rán las ganancias. Puede enu­me­rar­se de forma detallada si la apo­r­ta­ción ha sido desigual o en un párrafo sencillo si este formato permite ex­pli­car­lo sin dejar lugar a dudas. Al es­pe­ci­fi­car cuál ha sido su apo­r­ta­ción y cómo se repartirá el beneficio, también se sientan las bases para unas hi­po­té­ti­cas di­so­lu­ción y li­qui­da­ción sin disputas.

No obstante, y al contrario de lo que manda una sociedad de capital, para fundar una sociedad no es necesario aportar un capital líquido inicial. También es válido aportar capital en forma de bienes o industria (trabajo). Esto también de­te­r­mi­na­rá cómo se regulan las pérdidas y ganancias y las deudas pe­n­die­n­tes en caso de li­qui­da­ción (el socio de industria queda eximido de re­s­po­n­sa­bi­li­dad en caso de pérdidas según el art. 1691 del Código Civil), de modo que aquí se recogerá por escrito cuál ha sido la apo­r­ta­ción de cada socio, sea de la na­tu­ra­le­za que sea.

Si no se pactara en el contrato el reparto de las pérdidas, el art. 1689 del Código Civil establece que entonces se haría en función de lo acordado en las ganancias. Si no se hubiera pactado en absoluto, entonces la parte de cada socio en las ganancias y las pérdidas será pro­po­r­cio­nal a lo aportado. Al socio de industria le co­rre­s­po­n­de­ría una parte igual al que menos haya aportado, pero si hubiera aportado también una parte en capital, entonces recibiría una parte pro­po­r­cio­nal.

En el contrato social también se es­pe­ci­fi­ca la forma de ad­mi­ni­s­tra­ción que regirá la sociedad y el alcance de los poderes de ad­mi­ni­s­tra­ción y re­pre­se­n­ta­ción de los socios. Se di­s­ti­n­guen tres formas de ad­mi­ni­s­trar una sociedad:

• Ad­mi­ni­s­tra­dor único: tiene poder para ejercer cualquier acto ad­mi­ni­s­tra­ti­vo incluso con la oposición de sus socios (siempre que actúe en bien de la sociedad). Este poder es irre­vo­ca­ble si se le nombra como tal en el contrato social.
• Ad­mi­ni­s­tra­do­res ma­n­co­mu­na­dos: dos o más ad­mi­ni­s­tra­do­res que necesitan el co­n­se­n­ti­mie­n­to de los demás para actuar.
• Ad­mi­ni­s­tra­do­res so­li­da­rios: dos o más socios que pueden ejercer sus tareas sin el co­n­se­n­ti­mie­n­to de los demás. Pero el resto de socios puede oponerse antes de que las acciones tengan validez legal.

Si en las cláusulas no se definen cargos, el le­gi­s­la­dor considera que todos los socios tienen el mismo poder de decisión, pero también de oposición. Los socios podrían realizar ope­ra­cio­nes que obligaran a los demás, pero estos podrían oponerse antes de que pro­du­je­ran efecto legal. También puede utilizar el fondo social siempre que no lo haga para actuar en contra de la sociedad o de los derechos que comparte con el resto de comuneros. Pero necesita el co­n­se­n­ti­mie­n­to de sus co­m­pa­ñe­ros para hacer cambios que afecten a los inmuebles de la sociedad.

Para evitar las disputas que esto pueda generar, en el contrato de la sociedad civil puede definirse qué acciones pueden realizar los socios en so­li­da­ri­dad, qué de­ci­sio­nes se toman en ma­n­co­mu­ni­dad, y si alguien ocupará el cargo de ad­mi­ni­s­tra­dor (y se re­mu­ne­ra­rá). Una forma posible de definir la or­ga­ni­za­ción de la sociedad au­to­ri­za­ría a los socios a tener libertad en lo que respecta a los asuntos or­di­na­rios de ad­mi­ni­s­tra­ción y gestión como contratar actos y negocios, re­pre­se­n­tar a la firma o despedir personal, pero obligaría a reunirse en asamblea para re­pre­se­n­tar a la sociedad ante los tri­bu­na­les o la Ad­mi­ni­s­tra­ción o conferir y revocar poderes a terceros.

Si se nombra a un ad­mi­ni­s­tra­dor, esto no quiere decir que este tenga que tomar todas las de­ci­sio­nes. Tampoco sería lo más co­n­ve­nie­n­te, porque, en ese caso, cualquier proceso, hasta el menos relevante, tendría que obtener el visto bueno del ad­mi­ni­s­tra­dor. Por eso, tiene sentido di­s­tri­buir las co­m­pe­te­n­cias de una forma más razonable. Por ejemplo, podría fijarse un importe de negocio a partir del cual se requiera el acuerdo con el ad­mi­ni­s­tra­dor o la apro­ba­ción por parte de la mayoría. Por otra parte, también pueden definirse cláusulas para controlar al ad­mi­ni­s­tra­dor, por ejemplo, es­ta­ble­cie­n­do que las grandes ope­ra­cio­nes requieran un acuerdo por asamblea general del resto de comuneros.

Los ad­mi­ni­s­tra­do­res deben rendir cuentas de su gestión a la sociedad (art. 1104, CC) y responder frente a los socios y terceros si su actuación ha provocado daños a la sociedad. Sus derechos y obli­ga­cio­nes se rigen por las leyes del mandato, recogidas en el código Civil (arts. 1709-1739, CC), mientras no entren en conflicto con la na­tu­ra­le­za so­cie­ta­ria del acuerdo.

El le­gi­s­la­dor no es­pe­ci­fi­ca cómo y cuándo han de reunirse los socios en asamblea. En principio, la sociedad es libre de tomar las de­ci­sio­nes de la forma más co­n­ve­nie­n­te, incluso de forma oral. No obstante, no es raro que las so­cie­da­des es­ta­ble­z­can en los estatutos al menos una asamblea anual de socios, incluso cuando son solo dos los que componen la sociedad, para ponerse al día de las cue­s­tio­nes más im­po­r­ta­n­tes. En el caso de una sociedad compuesta por varios socios, la asamblea es el in­s­tru­me­n­to con el que hacer uso del derecho a voto. También puede definirse en el contrato social cuántas asambleas or­di­na­rias y cuántas generales se celebran al año y quién está obligado a estar presente en ellas.

Un contrato social podría es­pe­ci­fi­car los si­guie­n­tes aspectos de la asamblea de socios:

¿Cuántas veces al año se ha de convocar la asamblea? ¿Qué tipo de de­ci­sio­nes requiere co­n­vo­car­la? Entre estas pueden incluirse: cambios en el contrato, en la ad­mi­ni­s­tra­ción o en las re­la­cio­nes laborales de los socios; en qué se emplearán las ganancias; la reserva de pro­vi­sio­nes, o la oposición a tra­n­sac­cio­nes legales. Un momento propicio para convocar una asamblea general puede ser el cierre del ejercicio fiscal.

¿Quién la convoca y cómo? ¿Pueden los socios solicitar que se convoque una asamblea? ¿Cómo se gestionan estas so­li­ci­tu­des?

¿Cuándo informa la ad­mi­ni­s­tra­ción a los socios sobre la co­n­vo­ca­to­ria? ¿Cómo se formaliza la in­vi­ta­ción? ¿Se incluye en la in­vi­ta­ción la agenda del día y la do­cu­me­n­ta­ción necesaria?

¿Cuánta mayoría es necesaria para llegar a acuerdos? ¿Qué método de votación se elige en cada caso? En las asambleas, es muy re­co­me­n­da­ble levantar acta de reunión y hacerla firmar a cada socio antes de poner en marcha las medidas que se han acordado, porque esto asegura su validez legal y pro­po­r­cio­na libertad de acción al órgano de gestión de la sociedad.

Si un socio se ausenta de la asamblea, pierde la po­si­bi­li­dad de hacer valer su opinión en la votación. Pero en los estatutos de la sociedad civil puede es­ta­ble­ce­r­se si se permite a un socio hacer uso de su derecho a voto por escrito, por vía digital o au­to­ri­za­n­do a un apoderado a hacerlo en su nombre.

En el contrato de sociedad civil, también puede incluirse una cláusula que prohíba a los socios realizar, por sí mismos o mediante mandato, negocios o ac­ti­vi­da­des co­me­r­cia­les que puedan co­n­s­ti­tuir co­m­pe­te­n­cia desleal respecto de las ope­ra­cio­nes propias de la sociedad.

Esta es una de las cláusulas más im­po­r­ta­n­tes del contrato, porque en ella se fijan las co­n­di­cio­nes que de­te­r­mi­na­rán si una sociedad se ha de disolver y cómo. Sin perjuicio de las causas de extinción recogidas en el art. 1700 del Código Civil (ex­pi­ra­ción del término; fi­na­li­za­ción del objeto; deceso, in­so­l­ve­n­cia, in­ca­pa­ci­ta­ción, pro­di­ga­li­dad de algún socio; baja vo­lu­n­ta­ria), los socios también pueden es­ta­ble­cer las co­n­di­cio­nes que co­n­si­de­ren oportunas, como, por ejemplo, que el negocio no resulte rentable en un plazo de­te­r­mi­na­do. También es posible fijar si, tras el fa­lle­ci­mie­n­to de uno de los socios, los herederos ocupan su lugar en la sociedad, evitando así su di­so­lu­ción.

Disuelta la sociedad, la li­qui­da­ción es el siguiente paso. En ella se saldan posibles deudas con terceros y se reparten los bienes entre los socios. La li­qui­da­ción de una sociedad civil sigue las normas de la partición de las herencias (art. 1780, CC), pero puede ser su­s­ti­tui­da por pactos entre los socios que se recogen en el contrato social.

El último punto co­m­pre­n­de­rá la de­cla­ra­ción de sumisión legal a las cláusulas del contrato y a la normativa legal (Código Civil o Código Mercantil).

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