Contenido y es­tru­c­tu­ra del plan de negocios

El plan de negocios es la base para construir con éxito una empresa. Se trata de un documento que sigue una es­tru­c­tu­ra de­te­r­mi­na­da y aborda temas concretos. ¿Cuál es el contenido de un plan de negocios y cuáles son sus co­m­po­ne­n­tes?

Quienes co­n­s­ti­tu­yen una empresa tienen una gran cantidad de cue­s­tio­nes que resolver. Para poder hacer frente a todas estas tareas es ab­so­lu­ta­me­n­te necesario elaborar un plan de negocios por escrito, pero ¿cuál es exac­ta­me­n­te la función de un plan de negocios?

En la co­n­s­ti­tu­ción de cualquier empresa, la fase inicial está marcada por una constante inquietud. Después de todo, los fu­n­da­do­res tienen que tomar una gran cantidad de de­ci­sio­nes y los cambios de última hora están a la orden del día. Al mismo tiempo, la dirección de la empresa tiene que ocuparse de gestionar recursos limitados y escasos. Un plan de negocios es la manera correcta de co­n­tra­rre­s­tar este ritmo frenético, pro­po­r­cio­na­n­do es­tru­c­tu­ra y orden al día a día de los negocios. El plan de negocios determina la ruta que ha de seguirse, marcando, en de­fi­ni­ti­va, cuál será la dirección es­tra­té­gi­ca.

Además, el plan de negocios ayuda con la pla­ni­fi­ca­ción del tiempo, lo que co­n­tri­bu­ye a mantener un orden y una es­tru­c­tu­ra. Los fu­n­da­do­res pueden ver qué medidas deben tomarse en cada momento.

Uno de los puntos más im­po­r­ta­n­tes del plan de negocios es la de­fi­ni­ción de metas, de­te­r­mi­na­n­te tanto desde un punto de vista de efi­cie­n­cia económica como desde una pe­r­s­pe­c­ti­va es­tra­té­gi­ca y or­ga­ni­za­ti­va. La dirección debe comprobar pe­rió­di­ca­me­n­te si los re­su­l­ta­dos obtenidos se ajustan a los objetivos marcados. De esta forma podrá saberse qué medidas co­n­tri­bu­ye­ron a alcanzar los objetivos y cuáles han sido las causas de los fallos.

El plan de negocios también juega un papel im­po­r­ta­n­te en la búsqueda de in­ve­r­so­res po­te­n­cia­les. Para conseguir préstamos e in­ve­r­sio­nes es im­pre­s­ci­n­di­ble contar con un plan de negocios detallado que, a través de diversas ideas y conceptos, motive a los pa­tro­ci­na­do­res a hacer la inversión.

Dada la ve­r­sa­ti­li­dad y la amplitud de un plan de negocios, el público objetivo puede variar mucho de uno a otro. Esta audiencia se puede encontrar tanto dentro de la empresa como fuera de ella. Los públicos objetivos más im­po­r­ta­n­tes de un plan de negocios son:

• Fu­n­da­do­res o dirección
• Eje­cu­ti­vos y empleados
• Pre­s­ta­mi­s­tas, bancos
• In­ve­r­so­res, pa­tro­ci­na­do­res y ac­cio­ni­s­tas
• Or­ga­ni­s­mos o au­to­ri­da­des públicas

El contenido y la es­tru­c­tu­ra de un plan de negocios son factores decisivos para ga­ra­n­ti­zar el éxito. Las ideas y los conceptos que se presentan deben hacer re­fe­re­n­cia a cada una de las áreas clave de la empresa y ofrecer re­s­pue­s­tas claras a las preguntas que pudieran pla­n­tear­se. Debido al exhau­s­ti­vo contenido de un plan de negocios, este debe dividirse en dos partes: una cua­li­ta­ti­va y otra cua­n­ti­ta­ti­va. Estas co­n­s­ti­tu­yen la base de la correcta es­tru­c­tu­ra de un plan de negocios.

Esta sección contiene toda la in­fo­r­ma­ción que no puede ser formulada en cifras concretas. Esto se aplica, por ejemplo, a cue­s­tio­nes or­ga­ni­za­ti­vas o a la orie­n­ta­ción de las es­tra­te­gias eco­nó­mi­cas. En la parte cua­li­ta­ti­va del plan de negocios se tratarán en pa­r­ti­cu­lar los si­guie­n­tes puntos:

• Objetivo de la empresa: ¿cuál es el objetivo de la dirección y qué objetivos es­tra­té­gi­cos hay que alcanzar en el camino?
• Dirección: ¿quién es el jefe de la empresa?, ¿qué cua­li­fi­ca­cio­nes y ha­bi­li­da­des tienen los fu­n­da­do­res?, ¿la gerencia ya ha tenido ex­pe­rie­n­cia con su propia empresa en el pasado?
• Forma jurídica: ¿cuál es la forma jurídica de la empresa?, ¿de dónde procede el capital social?
• Productos y servicios: ¿qué productos o servicios ofrece la empresa?, ¿qué son los pro­vee­do­res del servicio universal?
• Público objetivo: ¿a quién quiere llegar la empresa con sus productos y servicios?
• Pro­du­c­ción: ¿qué ma­te­ria­les y compras se requieren para fabricar un producto?
• Pla­ni­fi­ca­ción de personal: ¿cuántos empleados deberían trabajar en la empresa?, ¿cuál es la di­s­tri­bu­ción exacta entre los distintos de­pa­r­ta­me­n­tos?
• Marketing y pu­bli­ci­dad: ¿qué medidas pu­bli­ci­ta­rias deben uti­li­zar­se?, ¿cómo se pretende aumentar la po­pu­la­ri­dad de la empresa y construir una imagen positiva?
• Es­tru­c­tu­ra: ¿cómo es la or­ga­ni­za­ción y la es­tru­c­tu­ra de la empresa?

Después de que los fu­n­da­do­res hayan tratado en detalle y cui­da­do­sa­me­n­te los co­n­te­ni­dos cua­li­ta­ti­vos del plan de negocios, la segunda parte hace re­fe­re­n­cia a los co­n­te­ni­dos cua­n­ti­ta­ti­vos, que pueden re­gi­s­trar­se en cifras concretas:

• In­ve­r­sio­nes: ¿qué in­ve­r­sio­nes se requieren?, ¿cuándo deben rea­li­zar­se las in­ve­r­sio­nes?, ¿cuáles son los gastos?, ¿cuándo se pagan los gastos?
• Gastos de co­n­s­ti­tu­ción: ¿cuáles son los gastos de co­n­s­ti­tu­ción oficial de la empresa (por ejemplo, ho­no­ra­rios de abogados)?
• Necesidad de capital: ¿cuánto capital tiene la empresa?, y ¿en qué áreas debe gastarse el dinero?
• Fi­na­n­cia­ción: ¿de dónde procede el dinero para los gastos previstos?, y ¿qué costes adi­cio­na­les pueden venir apa­re­ja­dos?
• Liquidez: ¿qué garantiza que la empresa puede pagar sus facturas en todo momento?, ¿cómo podrá ma­n­te­ne­r­se la liquidez a largo plazo?
• Fa­c­tu­ra­ción: ¿en qué momento y en qué cantidad se logran las ventas?, ¿cómo se in­cre­me­n­ta­rán gra­dua­l­me­n­te los ingresos?
• Ganancias: ¿cuáles serán las ganancias?, ¿qué in­ve­r­sio­nes se deben hacer con los be­ne­fi­cios?
• Balance: ¿cómo influyen las di­fe­re­n­tes cifras en el balance de la empresa?, ¿cuáles son los activos y pasivos?

El plan de negocios debe pre­pa­rar­se siempre siguiendo un hilo conductor, sus páginas tienen que estar numeradas y su es­tru­c­tu­ra debe ser clara.

Como muchos otros do­cu­me­n­tos, un plan de negocios comienza con una portada. En ella debe indicarse el título del plan de negocios, la fecha, el nombre y el sector de la empresa. Además, debe crearse un índice de co­n­te­ni­dos que ofrezca al lector orie­n­ta­ción y acceso directo al capítulo deseado.

El índice de co­n­te­ni­dos va seguido de un resumen en el que se incluirán los puntos más im­po­r­ta­n­tes del plan de negocios, pro­po­r­cio­na­n­do al hi­po­té­ti­co inversor una buena visión general del plan, sin pro­fu­n­di­zar en otro tipo de detalles. El resumen debe incluir in­fo­r­ma­ción sobre el fundador de la empresa, los productos y servicios, la forma jurídica, el mercado y la di­s­tri­bu­ción, así como sobre los re­qui­si­tos fi­na­n­cie­ros y el plan de fi­na­n­cia­ción –de vital im­po­r­ta­n­cia para los in­ve­r­so­res– al igual que el momento de la co­n­s­ti­tu­ción.

A co­n­ti­nua­ción se incluirá un cu­rri­cu­lum vitae tabular que incluirá las cua­li­fi­ca­cio­nes, las co­m­pe­te­n­cias y el pasado pro­fe­sio­nal de los fu­n­da­do­res. En aquellos casos en los que sean varias las personas que inician el negocio, se ne­ce­si­ta­rán varios cu­rrí­cu­lu­ms.

Cada empresa tiene una forma jurídica es­pe­cí­fi­ca. En general, se pueden di­s­ti­n­guir cuatro formas jurídicas di­fe­re­n­tes: empresa uni­pe­r­so­nal, sociedad limitada, sociedad anónima y sociedad colectiva.

Pro­ba­ble­me­n­te la forma jurídica más simple y que requiere menos esfuerzo en términos or­ga­ni­za­ti­vos es la empresa uni­pe­r­so­nal. En este caso, el fundador asume la re­s­po­n­sa­bi­li­dad total y exclusiva. Por un lado, esto presenta la de­s­ve­n­ta­ja de que el fundador tiene que responder ante las posibles pérdidas con todos sus activos privados. Por otro lado, puede quedarse con los be­ne­fi­cios para sí mismo.

Aquí los fu­n­da­do­res indican el lugar donde fundaron su empresa. También deberá incluirse más in­fo­r­ma­ción relativa a la ubicación, tal como el número de clientes y co­m­pe­ti­do­res que existen en el área de ventas. Al fundar una empresa, lo ideal sería conseguir una ubicación que estuviera, a ser posible, en el centro del área objetivo. Esto evitaría a los po­te­n­cia­les clientes largos viajes y pe­r­mi­ti­ría a la empresa crecer más rápido, al servir a más clientes en menos tiempo.

En esta sección se incluyen todos los productos y servicios que la empresa ofrecerá, siendo de vital im­po­r­ta­n­cia hacer énfasis en la ca­ra­c­te­rí­s­ti­ca di­fe­re­n­cia­do­ra de nuestro producto o servicio. También debería re­s­po­n­de­r­se, por ejemplo, a la cuestión de por qué los clientes deberían comprar en esta empresa y no en otra.

Solo si el público objetivo es conocido, la empresa puede aumentar su nivel de po­pu­la­ri­dad y vender con éxito productos y servicios. Los em­pre­n­de­do­res deben abordar los si­guie­n­tes puntos para definir cuál es su público objetivo:

¿Los co­m­pra­do­res de los productos son clientes in­du­s­tria­les y co­me­r­cia­les o pa­r­ti­cu­la­res? ¿Se venden los productos di­re­c­ta­me­n­te o se prestan servicios al sector público?

¿En qué extensión geo­grá­fi­ca debe operar la empresa? ¿Se centrará en el mercado regional con posibles productos re­gio­na­les o abarcará todo el mercado nacional? ¿Vende la empresa bienes y servicios en toda Europa o en todo el mundo?

¿Las agencias o di­s­tri­bui­do­res mixtos comercian con productos similares? ¿Hay un contacto directo entre el di­s­tri­bui­dor y el cliente?

¿Quién decide en el público objetivo, si los productos de la empresa se comprarán? La decisión puede ser de los di­re­c­ti­vos de otra empresa, de la dirección comercial o de un co­n­su­mi­dor in­di­vi­dual.

¿Hay flu­c­tua­cio­nes es­ta­cio­na­les o in­flue­n­cias pe­rió­di­cas? ¿Existen ciertas barreras de entrada en el mercado que di­fi­cu­l­ten llegar al grupo objetivo desde el principio?

Para un plan de negocios, los fu­n­da­do­res de una empresa necesitan tiempo y paciencia. Deben también ceñirse al cu­m­pli­mie­n­to de ciertos re­qui­si­tos porque, de lo contrario, habrá errores en el plan que, in­e­vi­ta­ble­me­n­te, di­sua­di­rán a los in­ve­r­so­res.

Bá­si­ca­me­n­te, es crucial para el éxito a largo plazo de la empresa que el fundador se esfuerce por su idea y que la respalde al cien por cien. Esta co­n­vi­c­ción tendrá, sin duda, un efecto positivo en las ne­go­cia­cio­nes con in­ve­r­so­res y pa­tro­ci­na­do­res. Si no presentas bien tu plan de negocios, será difícil que tu idea sea aceptada. Otros errores que di­fi­cu­l­tan el éxito del plan de negocios son:

• No tener un concepto: si el concepto no se de­sa­rro­lla en base a una es­tru­c­tu­ra y or­ga­ni­za­ción claras, será difícil para cualquier em­pre­n­de­dor convencer a los posibles in­ve­r­so­res acerca de su idea de negocio, por muy buena que esta sea.
• Falta de co­no­ci­mie­n­to sobre la industria: solo aquellos que conocen el mercado en el que operan con su empresa pueden de­sa­rro­llar su negocio con éxito y adaptarse rá­pi­da­me­n­te a los cambios. Por co­n­si­guie­n­te, el plan de negocios también debe centrarse en cuál será la co­m­pe­te­n­cia.
• In­ge­nui­dad: mucha gente se toma demasiado a la ligera la creación de una empresa. Cualquier persona que elabore un plan de negocios debe co­n­si­de­rar cui­da­do­sa­me­n­te qué capítulos del plan de negocios son de especial interés para los in­ve­r­so­res. Creer que después de la di­fi­cu­l­tad de co­n­s­ti­tuir un negocio, todo fu­n­cio­na­rá por sí solo, conduce tarde o temprano a la des­ilu­sión.
• Errores or­to­grá­fi­cos y gra­ma­ti­ca­les: si el plan de negocios contiene diversos errores gra­ma­ti­ca­les y or­to­grá­fi­cos, se dará una impresión tre­me­n­da­me­n­te negativa a los in­ve­r­so­res. Aquellos que redacten un plan de negocios deberán repasarlo varias veces y dejarlo en manos de otros para que lo revisen.
• Gestión de tiempo in­co­rre­c­ta o de­fi­cie­n­te: un plan de negocios debe ser preciso en cada detalle, lo que hace que la gestión adecuada del tiempo sea aún más im­po­r­ta­n­te. Siempre debe haber tiempo su­fi­cie­n­te para in­ve­s­ti­gar, escribir y corregir. En última instancia, las secciones in­di­vi­dua­les requieren más tiempo del que se pensaba ini­cia­l­me­n­te. Por lo tanto, es aco­n­se­ja­ble disponer de un gran margen.
• Lejos de la realidad: además de los aspectos positivos e ideas que conlleva la co­n­s­ti­tu­ción de una empresa, siempre se deben tener en cuenta las de­bi­li­da­des y di­fi­cu­l­ta­des del plan. Solo aquellos que son realistas y que trabajan con sensatez en su objetivo pueden ir eli­mi­na­n­do posibles errores comunes que son pe­r­fe­c­ta­me­n­te normales y obtener re­su­l­ta­dos positivos de ellos.

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