Técnicas in­te­rro­ga­ti­vas: cómo conseguir las re­s­pue­s­tas que estás buscando

Ya desde niños nos enseñan que preguntar no cuesta nada. Y es que se entiende que la cu­rio­si­dad es uno de los re­qui­si­tos más im­po­r­ta­n­tes a la hora de aprender, y que saber realizar la pregunta correcta en el momento adecuado puede acabar siendo un factor decisivo en la vida de muchas personas. Además, aunque no co­n­si­ga­mos la respuesta que estábamos buscando, siempre podremos decir que lo hemos intentado sin perder ab­so­lu­ta­me­n­te nada.

Al igual que ocurre con los niños que están de­s­cu­brie­n­do su entorno, aquellas personas que están dando los primeros pasos en su carrera pro­fe­sio­nal y que necesitan encontrar su camino dentro del entorno laboral, pueden be­ne­fi­ciar­se de las preguntas oportunas. También los empleados con una larga ex­pe­rie­n­cia pueden tener dudas si asumen nuevas re­s­po­n­sa­bi­li­da­des en un ámbito que no conocen bien. Y, por último, pero no por ello menos im­po­r­ta­n­te, los di­re­c­ti­vos han de plantear cue­s­tio­nes muy concretas si quieren saber si sus empleados están sa­ti­s­fe­chos y encontrar posibles márgenes de mejora dentro de la empresa. Cuando aplicamos las técnicas in­te­rro­ga­ti­vas correctas, podemos influir en la co­n­ve­r­sa­ción de tal modo que ob­te­n­ga­mos las re­s­pue­s­tas que ne­ce­si­ta­mos.

Realizar preguntas basadas en un interés genuino es uno de los re­qui­si­tos previos ese­n­cia­les para poder entablar una co­mu­ni­ca­ción re­s­pe­tuo­sa en la que, en el mejor de los casos, ambas partes aprendan unas de otras. En la vida pro­fe­sio­nal, co­n­s­ti­tu­yen un in­s­tru­me­n­to eficaz para alcanzar ciertos objetivos. Un empleado que pregunta y muestra interés en formarse está mostrando a su vez que tiene co­m­pro­mi­so y, por lo tanto, es más probable que sea co­n­si­de­ra­do para realizar ciertas tareas o conseguir un ascenso. Con las cue­s­tio­nes justas, el moderador de una reunión puede alentar a los pa­r­ti­ci­pa­n­tes a pensar de una forma creativa, dando lugar a debates in­te­re­sa­n­tes que no solo aumenten la efi­cie­n­cia de la reunión, sino que también conduzcan a so­lu­cio­nes sa­ti­s­fa­c­to­rias para todos.

Al igual que ocurre en el resto de las áreas de la co­mu­ni­ca­ción pro­fe­sio­nal, las preguntas también dependen de la fo­r­mu­la­ción, el momento y la intención. En co­n­se­cue­n­cia, existen di­fe­re­n­tes técnicas in­te­rro­ga­ti­vas que podemos aplicar según el contexto si­tua­cio­nal.

Una di­s­ti­n­ción esencial que nos enseñan desde el colegio es saber di­fe­re­n­ciar entre las preguntas abiertas y cerradas. Mientras que las preguntas abiertas son una forma óptima para fomentar la reflexión y el in­te­r­ca­m­bio de opiniones, las preguntas cerradas pro­po­r­cio­nan re­s­pue­s­tas concretas, sirven pri­n­ci­pa­l­me­n­te para verificar el co­no­ci­mie­n­to y pueden re­s­po­n­de­r­se con una sola palabra (preguntas del tipo sí o no) o una frase corta. En las ex­po­si­cio­nes en clase, convenía plantear cue­s­tio­nes abiertas para in­ce­n­ti­var al resto de co­m­pa­ñe­ros. Pero esto mismo puede aplicarse también a las reuniones pro­fe­sio­na­les. En cambio, si lo que queremos es evitar debates in­ne­ce­sa­rios y obtener re­su­l­ta­dos rá­pi­da­me­n­te, las preguntas cerradas son el camino correcto.

Sin embargo, las preguntas abiertas y cerradas no son más que dos ca­te­go­rías de un completo catálogo de técnicas in­te­rro­ga­ti­vas apli­ca­bles en nuestro día a día en el trabajo. El método que debemos utilizar depende, en gran medida, de la situación. No es lo mismo estar en una reunión anual con nuestro jefe que en una reunión de proyecto. En cada caso concreto pe­r­se­gui­re­mos di­fe­re­n­tes objetivos que requieren distintas técnicas in­te­rro­ga­ti­vas. Mientras que en una eva­lua­ción del re­n­di­mie­n­to lo más be­ne­fi­cio­so es generar una atmósfera de confianza y calma, aplicar técnicas de mo­de­ra­ción estimula a los pa­r­ti­ci­pa­n­tes a entablar debates animados y compartir ideas orie­n­ta­das a la búsqueda de so­lu­cio­nes.

En la práctica, es más eficaz no seguir un único método pre­s­ta­ble­ci­do, sino combinar di­fe­re­n­tes variantes en función del contexto. De esta forma, se podrá reac­cio­nar de forma flexible durante una en­tre­vi­s­ta o reunión.

A co­n­ti­nua­ción, te contamos qué técnicas in­te­rro­ga­ti­vas son las más adecuadas en función de la situación co­mu­ni­ca­ti­va concreta. Todos los tipos de preguntas que se enumeran a co­n­ti­nua­ción pueden fo­r­mu­lar­se como preguntas abiertas o cerradas. Elijas la opción que elijas, deberás tener en cuenta el estado de ánimo de los pa­r­ti­ci­pa­n­tes y el tiempo di­s­po­ni­ble para la en­tre­vi­s­ta o reunión.

Una pregunta in­tro­du­c­to­ria sirve para crear una buena base en la en­tre­vi­s­ta y, por lo tanto, debe fo­r­mu­lar­se de forma abierta y positiva. Por ejemplo, en una en­tre­vi­s­ta anual, un ejemplo de pregunta in­tro­du­c­to­ria sería preguntar al empleado qué si­tua­cio­nes le han resultado pa­r­ti­cu­la­r­me­n­te positivas o cuáles son los éxitos de los que está más orgulloso.

En las reuniones, priorizar la agenda es una buena manera de empezar. Puedes preguntar a los pa­r­ti­ci­pa­n­tes qué temas les parecen más im­po­r­ta­n­tes y ajustar la agenda en co­n­se­cue­n­cia. De esta manera, todos los pa­r­ti­ci­pa­n­tes sentirán que su opinión cuenta y se creará un ambiente de trabajo co­n­s­tru­c­ti­vo.

En el caso de una pregunta hi­po­té­ti­ca, por ejemplo, se debe pedir al in­te­r­lo­cu­tor que imagine una situación que no tiene nada que ver con la realidad (actual). Esta técnica in­te­rro­ga­ti­va es pa­r­ti­cu­la­r­me­n­te adecuada como punto de partida para una lluvia de ideas, con la que se intentar encontrar so­lu­cio­nes para problemas o trabajos concretos. Ima­gi­ne­mos, por ejemplo, que se pregunta “¿Cómo llevarías a cabo este proyecto si no tuvieras ningún límite de plazo?” o “¿Cómo di­se­ña­rías esta campaña pu­bli­ci­ta­ria si no tuvieras que tener en cuenta los re­qui­si­tos del cliente?”. De esta forma, estamos co­n­s­tru­ye­n­do una base para que surjan ideas in­no­va­do­ras.

En el caso de las preguntas ci­r­cu­la­res, es im­po­r­ta­n­te que nuestro in­te­r­lo­cu­tor no juzgue sus opciones o co­m­po­r­ti­mie­n­tos desde su propio parecer, sino que debe adoptar una pe­r­s­pe­c­ti­va diferente. Con ello se pretende crear una distancia crítica con nuestro propio punto de vista. Para alcanzar este objetivo, hay que formular preguntas como “¿Qué solución apli­ca­rías si fueras el re­pre­se­n­ta­n­te del de­pa­r­ta­me­n­to X?” o “¿Si fueras un inversor de esta empresa, estarías seguro de que se trata de una idea exitosa?”.

Estas preguntas sirven para de­s­blo­quear los debates y, en el mejor de los casos, pueden incluso hacer cambiar de opinión a los in­te­r­lo­cu­to­res más rígidos y conseguir llegar a un acuerdo.

Para activar una forma de pe­n­sa­mie­n­to in­te­re­sa­n­te y, sin duda, en­tre­te­ni­da, es posible formular preguntas pa­ra­dó­ji­cas. Por ejemplo, podemos invertir las preguntas de la siguiente manera: “¿Por qué nunca co­n­se­gui­mos terminar los proyectos a tiempo?” o “¿Qué tendría que pasar para que dejaras tu trabajo?”.

A partir de las re­s­pue­s­tas, es posible deducir qué factores son los que más preocupan a los in­te­r­lo­cu­to­res y cuáles son los puntos más im­po­r­ta­n­tes que deben tra­ba­jar­se para optimizar los proyectos y los procesos del día a día.

Cuando obtengas una respuesta, es necesario co­me­n­tar­la y pedir ex­pli­ca­cio­nes o ju­s­ti­fi­ca­cio­nes más de­ta­lla­das. Mediante este tipo de preguntas, lo que estamos haciendo es mostrar interés y, al mismo tiempo, animar al en­tre­vi­s­ta­do a re­fle­xio­nar sobre sus propias palabras, haciendo que se explique con mayor precisión o in­tro­du­z­ca co­rre­c­cio­nes cuando sea necesario.

Es­pe­cia­l­me­n­te en el caso de co­n­ve­r­sa­cio­nes in­di­vi­dua­les, como las eva­lua­cio­nes de re­n­di­mie­n­tos anuales o las ne­go­cia­cio­nes sa­la­ria­les, el objetivo es crear una atmósfera de confianza. Por esta razón, preguntas emo­cio­na­les del tipo “¿Cuáles son tus mayores preo­cu­pa­cio­nes ac­tua­l­me­n­te?” o “¿Qué tal te sientes en tu nuevo puesto de trabajo?” funcionan a la pe­r­fe­c­ción.

Una vez que hemos re­gi­s­tra­do las ideas o su­ge­re­n­cias de mejora, es necesario que las palabras se concreten en hechos. Para ello, podemos utilizar las preguntas futuras del tipo “¿Quién va a re­s­po­n­sa­bi­li­zar­se de la im­ple­me­n­ta­ción de esta idea?” o “¿Para cuándo va a estar fi­na­li­za­da la medida X?”. Esta es la única manera de ga­ra­n­ti­zar que una reunión larga se ma­te­ria­li­za en una serie de acciones y re­su­l­ta­dos concretos que pueden constar en el acta.

Las preguntas para encontrar so­lu­cio­nes tienen como objetivo conseguir un resultado tangible y son, al mismo tiempo, una forma eficaz de poner fin a debates ci­r­cu­la­res y eternos.

“Ahora que hemos debatido de­ta­lla­da­me­n­te cuáles son los problemas, ¿dónde crees que se en­cue­n­tran las so­lu­cio­nes?”. Uti­li­za­n­do esta o una pregunta similar, estás guiando de forma re­s­pe­tuo­sa a los pa­r­ti­ci­pa­n­tes de una reunión para que salgan del modo queja y activen el modo re­so­lu­ción de problemas gracias al cual es posible debatir pro­pue­s­tas de so­lu­cio­nes co­n­s­tru­c­ti­vas.

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