¿Qué gastos puedo deducir si trabajo desde casa?

Maestros, es­cri­to­res, co­me­r­cia­les…Hay muchos perfiles pro­fe­sio­na­les, cada vez más, que, al menos en parte, realizan o acaban sus tareas en su domicilio pa­r­ti­cu­lar. Pensemos si no en los ar­qui­te­c­tos, di­se­ña­do­res o te­ra­peu­tas, por ejemplo. Para lograr una atmósfera adecuada y trabajar sin di­s­tra­c­cio­nes, muchos tra­ba­ja­do­res, tanto autónomos como empleados por cuenta ajena, reservan una ha­bi­ta­ción de su domicilio para su labor pro­fe­sio­nal. En algunos casos, pueden, incluso, deducir los impuestos de ciertos gastos de mo­bi­lia­rio o material necesario para realizar sus tareas. Sigue leyendo para conocer qué re­qui­si­tos son ne­ce­sa­rios para deducir los gastos de la oficina en casa y qué debes tener en cuenta.

No todos los pro­fe­sio­na­les pueden deducir los gastos derivados del te­le­tra­ba­jo para, de este modo, reducir su base imponible para impuestos y su carga tri­bu­ta­ria. A ojos del fisco, el grado de de­du­ci­bi­li­dad del trabajo a distancia depende del régimen laboral en que se trabaja, es decir, si se trabaja como autónomo o como empleado por cuenta ajena. Tenemos, así, dos grupos de pro­fe­sio­na­les que pueden trabajar desde casa de forma regular.

Hay muchos perfiles pro­fe­sio­na­les que eligen la modalidad autónoma y trabajan desde casa. Los motivos son tan diversos como las co­n­ti­n­ge­n­cias pe­r­so­na­les: para algunos, se trata de una solución inicial mientras alcanzan la in­de­pe­n­de­n­cia económica su­fi­cie­n­te para alquilar un local; para otros, significa una mejora de la co­n­ci­lia­ción familiar, mientras que otros no necesitan un local en absoluto, ya que su tarea se ci­r­cu­n­s­cri­be a un equipo in­fo­r­má­ti­co y un es­cri­to­rio y, en muchos casos, tampoco se limita a su vivienda. Si un autónomo decide montar su oficina en casa para llevar a cabo su actividad económica, ha de saber que puede deducir ciertos gastos de ma­n­te­ni­mie­n­to, como los de alquiler o su­mi­ni­s­tro, pero no en todo su conjunto. Lo veremos en detalle más adelante.

El de los empleados es un caso diferente. Si la empresa ofrece la opción de trabajar desde casa, pero, al mismo tiempo, dispone un lugar para él en el centro de trabajo, el empleado no puede deducir los gastos derivados del te­le­tra­ba­jo. Esto se debe a que es la empresa la encargada de poner a di­s­po­si­ción del empleado los medios que necesita para su trabajo, ha­cié­n­do­se cargo así de todos los gastos en que concurra (equipo in­fo­r­má­ti­co, software, etc.). Solo la persona u or­ga­ni­za­ción que asume los gastos tiene derecho a reclamar la de­s­gra­va­ción fiscal.

Según la normativa fiscal, los gastos de­du­ci­bles  son todos los ne­ce­sa­rios e im­pre­s­ci­n­di­bles para de­sem­pe­ñar la actividad pro­fe­sio­nal o em­pre­sa­rial. En el caso de los elementos pa­tri­mo­nia­les, han de estar afectados al 100 % a la actividad pro­fe­sio­nal para que puedan deducirse en el IRPF. Si la afe­c­ta­ción es parcial, Hacienda considera la su­pe­r­fi­cie realmente dedicada a la actividad económica para desgravar el alquiler o los intereses del préstamo hi­po­te­ca­rio en la misma pro­po­r­ción del área afectada a mi actividad económica. Los vehículos con un elevado grado de uso personal, como suele ser habitual en el caso de los tra­ba­ja­do­res, quedan excluidos.

Pero para que esto sea posible, el te­le­tra­ba­ja­dor ha de asegurar que utiliza una de­pe­n­de­n­cia única y ex­clu­si­va­me­n­te para su trabajo. Reservar una esquina de la sala de estar para un es­cri­to­rio y un portátil no es su­fi­cie­n­te para que Hacienda lo considere como centro de trabajo. La se­pa­ra­ción entre el trabajo y la vida privada ha de quedar patente de forma clara. Esto es necesario para que Hacienda pueda desgravar los impuestos de los gastos derivados de la actividad pro­fe­sio­nal, donde se incluyen los gastos de su­mi­ni­s­tro (luz, agua, teléfono, internet). Para di­fe­re­n­ciar entre gastos privados y laborales, el po­r­ce­n­ta­je de deducción de estos gastos se co­rre­s­po­n­de con el po­r­ce­n­ta­je que ocupa la de­pe­n­de­n­cia en relación con el total de su­pe­r­fi­cie de la vivienda. De ahí la im­po­r­ta­n­cia de delimitar ine­quí­vo­ca­me­n­te los espacios.

Veámoslo en un ejemplo: Lucas trabaja como pe­rio­di­s­ta en régimen de te­le­tra­ba­jo. Para hacerlo, ha amueblado una ha­bi­ta­ción de su casa con el mo­bi­lia­rio y el equi­pa­mie­n­to que necesita y ha instalado una cerradura en la puerta, de modo que solo entra cuando tiene que trabajar. Esa ha­bi­ta­ción supone un 15 % del total de metros cuadrados de su vivienda. Cuando llegue la factura del proveedor de Internet, podrá desgravar un 15 % del total.

Y ¿qué gastos puede deducir un te­le­tra­ba­ja­dor por cuenta ajena? Son muy pocos, porque el empleador corre con los gastos y es re­s­po­n­sa­ble de poner la técnica necesaria a su di­s­po­si­ción. Los únicos gastos de­du­ci­bles para el te­le­tra­ba­ja­dor por cuenta ajena son:

• Las co­ti­za­cio­nes a la Seguridad Social, las mu­tua­li­da­des generales obli­ga­to­rias de los fu­n­cio­na­rios, los derechos pasivos y los colegios de huérfanos o entidades similares.
• Las cuotas de si­n­di­ca­tos y colegios pro­fe­sio­na­les, en este último caso, solo si es necesario co­le­giar­se para ejercer la actividad (abogados, médicos, ar­qui­te­c­tos). El límite de la base de de­s­gra­va­ción es de 500 euros al año.
• Gastos de defensa jurídica derivados de litigios generados en la relación del co­n­tri­bu­ye­n­te con la persona de la que percibe los re­n­di­mie­n­tos, como son por despido, extinción de un contrato o re­cla­ma­cio­nes de salario o in­de­m­ni­za­cio­nes.

Como dijimos arriba, si un autónomo monta su oficina en casa, tiene derecho a deducir ciertos gastos en la de­cla­ra­ción del IRPF. Los de­ta­lla­mos a co­n­ti­nua­ción.

Cabe di­fe­re­n­ciar a estos efectos si la vivienda es de propiedad o de alquiler. Si el autónomo es pro­pie­ta­rio del domicilio, para poder deducir el IRPF de estos gastos lo ha de declarar en el alta en el IAE y el régimen de autónomos. Se de­s­gra­va­rá entonces la parte pro­po­r­cio­nal del IBI, los gastos de comunidad, el seguro del hogar y los intereses de la hipoteca que co­rre­s­po­n­dan a la actividad económica. Al declarar los gastos de la vivienda privada, también se ha de respetar el po­r­ce­n­ta­je co­rre­s­po­n­die­n­te.

Cuando el autónomo reside en régimen de alquiler, se deduce la parte pro­po­r­cio­nal de la factura del alquiler y el resto de gastos me­n­cio­na­dos si corren a su cuenta. Es im­po­r­ta­n­te remarcar que al alquilar la vivienda se ha de hacer constar que se trata de una vivienda y un lugar de trabajo al mismo tiempo y ha de estar gravado con IVA.

Cuando se instala una oficina en casa que cumpla con los re­qui­si­tos de Hacienda, no­r­ma­l­me­n­te se ha de realizar una inversión en mo­bi­lia­rio y equi­pa­mie­n­to, al margen de los servicios in­fo­r­má­ti­cos que provea la empresa si se trabaja por cuenta ajena. Si puede de­mo­s­trar­se que los ma­te­ria­les y el mo­bi­lia­rio quedarán afectos a la actividad pro­fe­sio­nal y se dispone de las facturas co­rre­s­po­n­die­n­tes, la compra de or­de­na­do­res, im­pre­so­ras, software, teléfono, libros y revistas pro­fe­sio­na­les y cualquier material de oficina podrá de­s­gra­var­se a efectos del IRPF.

Como en todos los casos, la compra de un vehículo será deducible siempre y cuando esté afecto a la actividad pro­fe­sio­nal. Las re­pa­ra­cio­nes y la gasolina solo se podrán deducir si el vehículo se utiliza solamente con fines pro­fe­sio­na­les, como puede ser una visita a un cliente o realizar una en­tre­vi­s­ta a un personaje público. A efectos ju­s­ti­fi­ca­ti­vos, se re­co­mie­n­da llevar un registro de los trayectos. En la práctica, está muy extendido deducir un 50 % de los gastos cuando el coche se utiliza también para fines privados.

Las citas con clientes para comer y los viajes que suponen ir a vi­si­tar­les también se pueden deducir, siempre y cuando sean ra­zo­na­bles y estén de­bi­da­me­n­te ju­s­ti­fi­ca­dos.

Los gastos de luz, agua, teléfono e Internet en que incurre el autónomo para llevar a cabo su actividad económica se deducen en pro­po­r­ción a su afe­c­ta­ción. Conviene separar los contratos con los pro­vee­do­res para que las facturas del te­le­tra­ba­ja­dor lleven en efecto su nombre.

El te­le­tra­ba­ja­dor autónomo puede deducir los gastos en Seguridad Social, en servicios pro­fe­sio­na­les, pu­bli­ci­dad (gestoría, diseño gráfico, etc.) y en seguros de vida. El vestuario solo se desgrava si es es­tri­c­ta­me­n­te necesario para de­sa­rro­llar su labor pro­fe­sio­nal.

Todos los gastos en que hayas incurrido para tu actividad económica, en casa o en un despacho, se co­n­ta­bi­li­zan como gastos frente a los ingresos en el apartado de ac­ti­vi­da­des eco­nó­mi­cas de la de­cla­ra­ción de la renta. Estos gastos reducirán la base imponible para impuestos. Sobre esta cifra podrán aplicarse entonces otras de­du­c­cio­nes a las que tengas derecho (hijos, vivienda, etc.).

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