Gestión de personal: tareas, funciones y objetivos

La ad­mi­ni­s­tra­ción de las cue­s­tio­nes co­n­ce­r­nie­n­tes a la plantilla se cuenta como una de las tareas centrales de la gestión de personal. Abarca todas las tareas ru­ti­na­rias ad­mi­ni­s­tra­ti­vas del de­pa­r­ta­me­n­to de recursos humanos. Entre sus ac­ti­vi­da­des centrales se en­cue­n­tran la gestión, pla­ni­fi­ca­ción y ca­pa­ci­ta­ción del personal.

La gestión de personal, también conocida como ad­mi­ni­s­tra­ción de personal, es una forma de gestión que se encarga de las re­la­cio­nes de los empleados con la empresa. Sin embargo, también realizan otras ac­ti­vi­da­des que incumben a terceros como, por ejemplo, la afi­lia­ción de los tra­ba­ja­do­res a un régimen de la seguridad social.

El objetivo principal de la gestión de personal es el de pro­po­r­cio­nar datos pe­r­so­na­les ac­tua­li­za­dos, para ga­ra­n­ti­zar una óptima co­mu­ni­ca­ción interna. No hay que olvidar que el trabajo ad­mi­ni­s­tra­ti­vo llevado a cabo de forma eficiente co­n­tri­bu­ye a que la coope­ra­ción interna sea fluida. En general, es tarea de la ad­mi­ni­s­tra­ción de personal organizar y si­m­pli­fi­car todos los procesos en torno a los empleados en una empresa.

Cuando la gestión de personal realiza su trabajo con efi­cie­n­cia y sin errores, se co­n­tri­bu­ye a alcanzar un objetivo mayor, pri­mo­r­dial para el de­pa­r­ta­me­n­to de recursos humanos: generar, mantener e in­cre­me­n­tar el nivel de sa­ti­s­fa­c­ción de los empleados. Esto, a su vez, es de gran beneficio para la empresa, pues cuanto más sa­ti­s­fe­chos estén los tra­ba­ja­do­res, mayor efi­cie­n­cia y crea­ti­vi­dad se consigue. Además, disminuye el número bajas por en­fe­r­me­dad y aumenta la lealtad hacia la empresa.

Las tareas para la gestión de personal se pueden dividir en dos ca­te­go­rías: por un lado, las tareas que responden a ne­ce­si­da­des ope­ra­ti­vas o a im­pe­ra­ti­vos legales, como pueden ser la ela­bo­ra­ción de sistemas para registrar el horario laboral, la seguridad social, los salarios, los procesos de co­n­tra­ta­ción y cese de los empleados o incluso los ce­r­ti­fi­ca­dos de trabajo; por el otro se di­s­ti­n­guen las tareas de ad­mi­ni­s­tra­ción centradas en las políticas de la empresa y en la pla­ni­fi­ca­ción de de­ci­sio­nes es­tra­té­gi­cas, in­clu­ye­n­do el análisis de encuestas o la co­m­pa­ra­ción del re­n­di­mie­n­to, entre otras ac­ti­vi­da­des.

Sea como fuere, llevar a cabo estas ac­ti­vi­da­des es tarea harto co­m­pli­ca­da, de ahí que la mayoría de las empresas usen programas es­pe­cia­li­za­dos. Estos sirven de apoyo al de­pa­r­ta­me­n­to de recursos humanos en la im­ple­me­n­ta­ción de sus funciones, re­gi­s­tra­n­do los datos pe­r­so­na­les de cada tra­ba­ja­dor junto a in­fo­r­ma­ción relativa al cálculo de la nómina, la relación tiempo/trabajo, las es­ta­dí­s­ti­cas pe­r­so­na­les, los costes de viajes de negocios y otros de­s­pla­za­mie­n­tos, etc.

Tareas básicas de la gestión de personal:

• Reconocer las ne­ce­si­da­des de los empleados, recopilar y evaluar la in­fo­r­ma­ción al respecto e ide­n­ti­fi­car las te­n­de­n­cias.

• Crear, gestionar y llevar los di­fe­re­n­tes ex­pe­die­n­tes de los empleados.
• Registrar la co­n­tra­ta­ción, el cese y los cambios de personal.
• Elaborar contratos laborales junto a otro tipo de acuerdos (contratos de sub­arre­n­da­mie­n­tos).
• Procesar las so­li­ci­tu­des de los empleados, por ejemplo, en lo que respecta a las va­ca­cio­nes o a cursos de formación.
• Gestionar el contacto con las au­to­ri­da­des co­m­pe­te­n­tes, oficinas, compañías de seguros, empresas de co­n­ta­bi­li­dad, seguros sa­ni­ta­rios u otros socios co­n­tra­c­tua­les.
• Su­pe­r­vi­sar la entrada y el cese del empleado en la empresa.
• Procesar el ab­se­n­ti­s­mo de los empleados.
• En­ca­r­gar­se de los pagos de salarios.
• Registrar los horarios de trabajo.

La gestión de personal, en el desempeño de sus tareas, ha de cumplir las si­guie­n­tes funciones:

• Pro­po­r­cio­nar in­fo­r­ma­ción: pro­po­r­cio­na datos ac­tua­li­za­dos sobre cada empleado, grupos es­pe­cí­fi­cos o de todo el personal. Los datos pueden tomarse del ex­pe­die­n­te de cada tra­ba­ja­dor. Los programas de gestión de personal son, en este sentido, de gran im­po­r­ta­n­cia.
• De­sa­rro­llar procesos: la co­n­tra­ta­ción, el traslado, el ascenso o la baja de los empleados corren a cargo de la empresa. La gestión de personal se encarga de toda la parte ad­mi­ni­s­tra­ti­va.
• No­ti­fi­ca­cio­nes: el de­pa­r­ta­me­n­to de recursos humanos se ocupa, por ejemplo, de dar de alta al empleado en las oficinas co­rre­s­po­n­die­n­tes.
• Control: se co­m­prue­ban las flu­c­tua­cio­nes en los horarios, las bajas, las horas extra, el derecho a va­ca­cio­nes o las horas de trabajo. El control del tiempo de trabajo es es­pe­cia­l­me­n­te relevante cuando se quieren es­ta­ble­cer horarios flexibles.
• Pro­te­c­ción de personal: la gestión de personal debe ga­ra­n­ti­zar la pro­te­c­ción de la salud y la seguridad de los empleados en el trabajo, así como la pro­te­c­ción de los datos de acuerdo a la leyes vigentes.

Los empleados en­ca­r­ga­dos de la gestión de personal tratan, a diario, con datos sensibles de carácter personal, tales como el nombre, la dirección, in­fo­r­ma­ción médica, cuenta bancaria, ce­r­ti­fi­ca­cio­nes o cu­rrícu­los. Estos datos deben pro­te­ge­r­se re­s­pe­ta­n­do las leyes vigentes, motivo por el que los empleados deben conocer los últimos cambios en las re­gu­la­cio­nes relativas a la pro­te­c­ción de datos. Con la entrada en vigor del RGPD, las empresas tienen que revisar los procesos internos para que cumplan con lo es­ta­ble­ci­do. Pero ¿qué impacto tiene en la gestión de personal?

• Deberán eli­mi­nar­se los datos pe­r­so­na­les que no sean ne­ce­sa­rios.
• Los empleados deben dar su co­n­se­n­ti­mie­n­to para que se usen sus datos.
• Los empleados tienen derecho a saber los datos que una empresa recoge y procesa.
• Los empleados pueden solicitar al empleador una copia de todos sus datos al­ma­ce­na­dos.
• En caso de pérdida de datos, los em­plea­do­res deben cumplir con la obli­ga­ción oficial de informar en un plazo máximo de 72 horas.

Gracias a la di­gi­ta­li­za­ción, muchas tareas de gestión de personal se pueden si­m­pli­fi­car. El uso de software para realizar estas tareas se está co­n­vi­r­tie­n­do en una idea cada vez más atractiva, pues los pro­vee­do­res tienen más en cuenta la normativa relativa a la pro­te­c­ción de datos. Así, por ejemplo, existen programas que eliminan de forma au­to­má­ti­ca cierta in­fo­r­ma­ción pasado un tiempo.

Un ex­pe­die­n­te di­gi­ta­li­za­do de personal incluye, al igual que sus homólogos en formato físico, los datos pe­r­so­na­les de los empleados. Estos archivos di­gi­ta­li­za­dos tienen, sin embargo, una serie de ventajas decisivas: al ser ge­s­tio­na­do de forma ce­n­tra­li­za­da, varios empleados pueden trabajar al mismo tiempo siempre que estén au­to­ri­za­dos, aliviando así la carga de trabajo. Con un sistema de permisos se da acceso a los usuarios con derechos, limitando en cada caso como se requiera qué datos puede ver qué empleado.

En el ámbito de la gestión de los tiempos de trabajo y de las bajas se pueden gestionar algunos procesos tales como:

• el cálculo de las ausencias,
• la flu­c­tua­ción en la empresa,
• el número de horas extras,
• las bajas por en­fe­r­me­dad, ma­te­r­ni­dad, pa­te­r­ni­dad, etc.
• las so­li­ci­tu­des de va­ca­cio­nes,
• el control de horarios para facilitar la fle­xi­bi­li­dad y
• la formación continua.

Otra po­si­bi­li­dad para aliviar la carga de trabajo es permitir que sean los empleados los que lleven a cabo de­te­r­mi­na­das tareas ad­mi­ni­s­tra­ti­vas de forma in­de­pe­n­die­n­te, aunque ayudados por de­te­r­mi­na­das he­rra­mie­n­tas es­pe­cia­l­me­n­te diseñadas para ello. Por ejemplo, en algunas empresas se permite que los empleados pueden modificar sus datos pe­r­so­na­les, registrar los horarios o pla­ni­fi­car y solicitar va­ca­cio­nes. La ex­te­r­na­li­za­ción de estas tareas no solo trae ventajas para el de­pa­r­ta­me­n­to de recursos humanos, que ve reducida la carga de trabajo ad­mi­ni­s­tra­ti­vo, sino también para los empleados, pues tienen una visión más amplia y profunda sobre los procesos ad­mi­ni­s­tra­ti­vos de la empresa.

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