La caja in­fo­r­ma­ti­za­da y Hacienda: ventajas y claves para pymes

Si bien en España no es obli­ga­to­rio el uso de una caja re­gi­s­tra­do­ra ni la le­gi­s­la­ción determina qué tipología de caja utilizar, cualquier negocio que base su actividad en la venta al público necesita algún tipo de sistema con el que registrar las entradas y salidas de efectivo. Desde aquella primera caja re­gi­s­tra­do­ra mecánica que patentó James Ritty en 1883, hoy los sistemas de cobro son capaces de co­ne­c­tar­se a la entidad bancaria para aceptar pagos con tarjeta o incluso de ac­tua­li­zar la base de datos del stock en almacén. La te­c­no­lo­gía in­fo­r­má­ti­ca aplicada a la caja re­gi­s­tra­do­ra es hoy casi im­pre­s­ci­n­di­ble en la mayoría de negocios, pero esto no es garante de la de fidelidad de los datos. En su lucha contra el fraude, Hacienda introdujo en 2017 un nuevo sistema de su­mi­ni­s­tro de in­fo­r­ma­ción, el SII (Su­mi­ni­s­tro Inmediato de In­fo­r­ma­ción), con el cual aspira a solventar el problema de la economía sumergida.

Antes de pasar a explicar el SII impulsado por la Agencia Estatal de Ad­mi­ni­s­tra­ción Tri­bu­ta­ria (AEAT) conviene detenerse en el tipo de in­fo­r­ma­ción que Hacienda necesita para entender la im­po­r­ta­n­cia de las cajas re­gi­s­tra­do­ras y qué implica utilizar un tipo u otro de caja.

Como dijimos, en España, a di­fe­re­n­cia de otros países como Austria, el uso de una caja re­gi­s­tra­do­ra no está regulado por la ley. No obstante, el ente re­cau­da­to­rio sí fija la obli­ga­to­rie­dad por ley de su­mi­ni­s­trar­le toda la in­fo­r­ma­ción necesaria para calcular las obli­ga­cio­nes tri­bu­ta­rias.

Para de­te­r­mi­nar si un negocio ha de abonar o se le ha de re­em­bo­l­sar su apo­r­ta­ción al IVA existen las de­cla­ra­cio­nes mensuales, las tri­me­s­tra­les y las anuales, cada una su­pe­di­ta­da a unos supuestos es­pe­cí­fi­cos. En su gran mayoría, las pymes y los autónomos declaran tri­me­s­tra­l­me­n­te sus ingresos y gastos en función del mo­vi­mie­n­to re­gi­s­tra­do en la caja re­gi­s­tra­do­ra y anotado en el co­rre­s­po­n­die­n­te libro de caja y en los libros registro. Las empresas que declaran por módulos no están obligadas a llevar libros contables pero sí a guardar las facturas ordenadas y sin saltos ni co­rre­c­cio­nes.

En el Re­gla­me­n­to por el que se regulan las obli­ga­cio­nes de fa­c­tu­ra­ción, aprobado por el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, se es­pe­ci­fi­ca la obli­ga­ción de expedir factura o ju­s­ti­fi­ca­n­te por la venta o su­mi­ni­s­tro de bienes o servicios y de co­n­se­r­var­las (o su matriz) durante el plazo previsto en el Código de Comercio (6 años) para las empresas que tributan en el régimen de es­ti­ma­ción directa. Solo están exentos aquellos em­pre­sa­rios o pro­fe­sio­na­les acogidos al régimen si­m­pli­fi­ca­do de IVA (régimen de es­ti­ma­ción por módulos) o al régimen especial de recargo de equi­va­le­n­cia.

Desde el inicio de su apli­ca­ción el 1 de enero de 2013, esta nueva normativa introduce la factura si­m­pli­fi­ca­da, que viene a sustituir al tique de compra. Esta factura debe emitirse en aquellos casos que co­rre­s­po­n­da si el importe de la factura no excede los 400 euros con el IVA incluido o se trata de una factura re­c­ti­fi­ca­ti­va, pero también si la operación se inscribe en una serie de ac­ti­vi­da­des es­pe­ci­fi­ca­das en el Re­gla­me­n­to y no excede los 3 000 euros (IVA incluido). Se trataría de facturas por ventas o servicios en am­bu­la­n­cia, ventas o servicios a domicilio, servicios de ho­s­te­le­ría y ga­s­tro­no­mía, servicios de pe­lu­que­ría, apa­r­ca­mie­n­to de vehículos, etc.

Como se explica en el artículo 8 del mismo Re­gla­me­n­to, la factura puede emitirse en papel o en formato ele­c­tró­ni­co siempre y cuando cumpla los re­qui­si­tos de­ta­lla­dos en los artículo 6 y 7, que incluyen los datos fu­n­da­me­n­ta­les como la fecha, el número, el tipo im­po­si­ti­vo, etc.

Las cajas re­gi­s­tra­do­ras son, así, las he­rra­mie­n­tas que permiten tanto llevar un orden de los ingresos y los pagos como emitir facturas o co­m­pro­ba­n­tes de venta o pre­s­ta­ción de servicios acorde con la ley.

En el proceso de montar un negocio, conviene in­fo­r­mar­se ade­cua­da­me­n­te de las obli­ga­cio­nes de fa­c­tu­ra­ción para de­ca­n­tar­se por el medio más adecuado con el que registrar pagos y cobros y emitir co­m­pro­ba­n­tes. Como dijimos, no hay obli­ga­ción escrita que fije el uso de una caja re­gi­s­tra­do­ra, por lo que, en teoría, también podrían ge­s­tio­nar­se las ventas con un talonario y una caja fuerte. Sin embargo, si la empresa hace frente a ope­ra­cio­nes de cierto volumen y ha de emitir facturas o facturas si­m­pli­fi­ca­das, son otros los factores que hay que tener en cuenta.

En la ac­tua­li­dad, la gran mayoría de empresas que ofrecen servicios al público utilizan bien una caja re­gi­s­tra­do­ra o un terminal de punto de venta (TPV). Ambos medios permiten facturar tal como prescribe la ley, pero se desmarcan en algunos aspectos de índole técnica.

Las cajas re­gi­s­tra­do­ras son aparatos mecánicos o ele­c­tró­ni­cos con un cajón para guardar el efectivo que emite facturas por cada operación. Tienen un teclado numérico o al­fa­nu­mé­ri­co cuyas teclas se pueden co­n­fi­gu­rar para ada­p­tar­las a las ne­ce­si­da­des del negocio. En general, los expertos suelen re­co­me­n­dar analizar en detalle con an­te­la­ción cuál será el volumen de las ope­ra­cio­nes, qué ope­ra­cio­nes tendrá que gestionar la caja re­gi­s­tra­do­ra (efectivo o tarjeta pre­do­mi­na­n­te­me­n­te) y qué re­qui­si­tos han de cumplir. Los di­fe­re­n­tes modelos suelen di­fe­re­n­ciar­se en aspectos como el tipo de impresión, si permiten conectar un lector de código de barras o si también imprimen el logotipo del negocio, por ejemplo.

Los te­r­mi­na­les de punto de venta o TPV son sistemas in­fo­r­má­ti­cos (POS) o ele­c­tró­ni­cos mi­cro­co­mpu­tari­za­dos (ECR) que gestionan el proceso de venta mediante una interfaz con pantalla táctil y permiten cobrar tanto en efectivo como con tarjeta de crédito o débito –co­ne­c­ta­n­do un datáfono–, imprimir en una impresora, conectar un lector de código de barras o incluso gestionar las exi­s­te­n­cias co­ne­c­tá­n­do­se con la base de datos.

Los TPV están co­m­pue­s­tos por el hardware (equipo) y por el software, que incluye el programa de gestión y el sistema operativo. Este programa puede ser uno general o comercial que ha sido diseñado para ciertos sectores co­me­r­cia­les y que, si bien contiene todas las funciones ha­bi­tua­les, admite poca libertad de co­n­fi­gu­ra­ción, o uno pro­gra­ma­do según las ne­ce­si­da­des de un negocio en pa­r­ti­cu­lar.

En lo que hace al equi­pa­mie­n­to físico, los te­r­mi­na­les de punto de venta pueden comprarse en formato compacto o modular. Los primeros permiten integrar pe­ri­fé­ri­cos en mayor o menor medida, si bien suelen contar ya de partida con un buen número de co­ne­xio­nes y puertos para integrar los más comunes (CPU, pantalla, teclado, impresora, cajón para monedas). Los TPV por módulos son equipos que aco­s­tu­m­bran a basarse en un PC normal con un software instalado sobre un sistema operativo co­n­ve­n­cio­nal. Esta opción es más económica y por eso muy extendida, pero también requiere más ma­n­te­ni­mie­n­to, porque los PC do­mé­s­ti­cos no tienen las ventajas que tiene un sistema de TPV. Aunque parecen or­de­na­do­res, los TPV se di­fe­re­n­cian de aquellos en algunos aspectos:

• Utilizan placas de PC in­du­s­tria­les o fa­bri­ca­das a medida, por lo que muchos no necesitan ve­n­ti­la­ción, lo que se refleja en una mayor fia­bi­li­dad y un menor ma­n­te­ni­mie­n­to.
• Las pantallas son re­si­s­te­n­tes al vertido de líquidos.
• Incluyen discos de estado sólido o SSD sin partes mecánicas, por lo que son inmunes a las vi­bra­cio­nes, lo que de nuevo repercute en la fia­bi­li­dad, el consumo y el ma­n­te­ni­mie­n­to.
• Suelen incluir versiones in­du­s­tria­les de sistema operativo que permiten un inicio más rápido y descartan pre­s­ta­cio­nes su­pe­r­fluas.

Los te­r­mi­na­les de punto de venta pueden imprimir tanto facturas completas como si­m­pli­fi­ca­das, mientras que las cajas re­gi­s­tra­do­ras solo pueden imprimir si­m­pli­fi­ca­das y tiques.

Desde el 1 de julio de 2017 las empresas que declaran su IVA me­n­sua­l­me­n­te pueden hacer llegar la in­fo­r­ma­ción de sus libros registro a la Agencia Tri­bu­ta­ria de forma te­le­má­ti­ca. Se trata de una medida in­tro­du­ci­da con el fin de agilizar los procesos para estas empresas al tiempo que trata de vencer al fraude, puesto que la llegada de los datos en formato ele­c­tró­ni­co desde diversas fuentes (tanto de la empresa en sí como de sus pro­vee­do­res o socios) facilita el cotejo de datos, tanto a la empresa como a Hacienda. Esto permite corregir posibles errores antes de que se produzca la li­qui­da­ción del impuesto a final de mes.

Las empresas que declaran me­n­sua­l­me­n­te el IVA son las grandes empresas con una fa­c­tu­ra­ción superior a los seis millones de euros, los grupos de entidades y los negocios inscritos en el REDEME, un régimen al que también pueden acogerse las pymes si no tributan en el régimen si­m­pli­fi­ca­do.

Como explica la Agencia Tri­bu­ta­ria en su página in­fo­r­ma­ti­va, con el SII se introduce un formato de su­mi­ni­s­tro de los registros de fa­c­tu­ra­ción que componen los libros registro del IVA a través de la pla­ta­fo­r­ma que la Agencia Tri­bu­ta­ria pone a di­s­po­si­ción de los sujetos pasivos en su web. También pu­n­tua­li­za que no se trata de hacer llegar las facturas en sí. Con este pro­ce­di­mie­n­to des­apa­re­cen los fo­r­mu­la­rios 340 y 347 y la li­qui­da­ción se agiliza eno­r­me­me­n­te.

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