¿Qué es un sistema de fa­c­tu­ra­ción?

Debido a la obli­ga­ción legal de llevar a cabo la fa­c­tu­ra­ción y la co­n­ta­bi­li­dad impuesta a autónomos y dueños de pequeñas empresas, los programas para facturar son una he­rra­mie­n­ta de vital im­po­r­ta­n­cia. Este tipo de programas permiten, de forma muy sencilla, mantener las cuentas al día y llevar un control de la fa­c­tu­ra­ción, tareas im­pre­s­ci­n­di­bles para el buen fu­n­cio­na­mie­n­to del negocio.

Hoy en día, gracias a los avances de la te­c­no­lo­gía cloud, la gestión de las facturas es más pro­fe­sio­nal y sencilla que nunca. Los programas de fa­c­tu­ra­ción son cada vez más ne­ce­sa­rios para pequeños em­pre­sa­rios, ya que les permiten ahorrar tiempo y dinero, cu­m­plie­n­do una gran cantidad de funciones. Además, los softwares gratuitos –a pesar de que presentan li­mi­ta­cio­nes– son la solución perfecta para aquellas pymes que no cuentan con el pre­su­pue­s­to necesario para contar con uno de pago.

Asimismo, estos sistemas de fa­c­tu­ra­ción presentan la gran ventaja de que incluyen he­rra­mie­n­tas que permiten gestionar otros aspectos tales como la co­n­ta­bi­li­dad, las cuentas bancarias, la in­fo­r­ma­ción fiscal o las re­la­cio­nes con los clientes.

Desde hace años, la tra­di­cio­nal fa­c­tu­ra­ción en papel se ha visto su­s­ti­tui­da en España por la factura ele­c­tró­ni­ca, una al­te­r­na­ti­va legal llevada a cabo mediante un documento digital que garantiza la au­te­n­ti­ci­dad de su contenido. Se trata de una factura que se expide y se recibe en formato ele­c­tró­ni­co y que cumple con todos los re­qui­si­tos legales que se exigen a las facturas tra­di­cio­na­les.

De acuerdo a lo previsto en la Ley 25/2013, todas las facturas dirigidas a las Ad­mi­ni­s­tra­cio­nes Públicas deben ser ele­c­tró­ni­cas y ajustarse al formato de factura Facturae versión 3.2x con firma ele­c­tró­ni­ca XadES.

Desde el 18 de abril de 2019, todos los estados miembros de la Unión Europea están obligados a im­ple­me­n­tar las normas relativas a las obli­ga­cio­nes de factura ele­c­tró­ni­ca en todos los procesos de co­n­tra­ta­ción pública, según lo previsto en la Directiva 2014/55/EU. Las entidades públicas o re­gio­na­les, no obstante, disponen de un plazo mayor para aplicar dicha Directiva que, en todo caso, tendrá como límite el 18 de abril de 2020.

Debido a los cambios fiscales in­tro­du­ci­dos en el país, los negocios se han visto obligados a adaptar sus diversos procesos ad­mi­ni­s­tra­ti­vos porque estas reglas de fa­c­tu­ra­ción también imponen la obli­ga­ción a los pro­vee­do­res privados que contraten con la Ad­mi­ni­s­tra­ción Pública. En este sentido, los sistemas de fa­c­tu­ra­ción online son re­co­me­n­da­bles es­pe­cia­l­me­n­te para autónomos y pymes, ya que facilitan la fa­c­tu­ra­ción y la co­n­ta­bi­li­dad, obli­ga­cio­nes impuestas a todos los em­pre­sa­rios.

A la hora de elegir el sistema de fa­c­tu­ra­ción ele­c­tró­ni­ca más co­n­ve­nie­n­te, tienes que prestar atención a una serie de ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas:

• Tiene que estar avalado por la Ad­mi­ni­s­tra­ción General del Estado: es im­pre­s­ci­n­di­ble que el software de fa­c­tu­ra­ción online que elijas esté avalado por el Ad­mi­ni­s­tra­ción General del Estado. Antes de elegir uno, te re­co­me­n­da­mos que ve­ri­fi­ques que el programa cumple con las si­guie­n­tes co­n­di­cio­nes:

1. Estar conectado con FACe a través de la interfaz au­to­ma­ti­za­da de servicios web para pro­vee­do­res. FACe es el punto general de entrada de facturas ele­c­tró­ni­cas de la Ad­mi­ni­s­tra­ción General del estado.
2. Que se hayan pre­se­n­ta­do facturas ele­c­tró­ni­cas a través de dicha interfaz.

• ¿Es un programa de fa­c­tu­ra­ción online o se trata de un software que requiere in­s­ta­la­ción?: Antes de decidirte por una opción de­te­r­mi­na­da comprueba desde cuántos di­s­po­si­ti­vos es posible tener acceso al software. Este problema no se da con los programas para facturar online, ya que al ser una pla­ta­fo­r­ma en Internet varias personas pueden acceder a ellos si­mu­l­tá­nea­me­n­te. Si el programa solo puede uti­li­zar­se desde el di­s­po­si­ti­vo donde ha sido de­s­ca­r­ga­do el software, podría complicar los procesos de fa­c­tu­ra­ción.
• Presta atención a la seguridad que ofrece el programa: asegúrate de preguntar dónde se guardará la in­fo­r­ma­ción al­ma­ce­na­da por el programa para facturar que elijas. El centro de datos de la empresa pro­vee­do­ra del servicio debe estar ubicado en te­rri­to­rio nacional.
• Comprueba que las ac­tua­li­za­cio­nes sean gratuitas: no sería justo que, de existir novedades en materia fiscal, el sistema que has escogido te hiciera pagar por los cambios que deben in­tro­du­cir, ya que estos se producen por mandato legal.
• Asegúrate de que el proveedor que elijas tenga capacidad para respaldar el volumen de fa­c­tu­ra­ción de tu empresa.
• Lee la letra pequeña para evitar sorpresas: comprueba que los costos a los que se hace re­fe­re­n­cia son por factura timbrada, ya que solo estas serán legales.

En la página web del gobierno podrás encontrar un listado de empresas que prestan servicios a pro­vee­do­res de las Ad­mi­ni­s­tra­ción Públicas (es meramente orie­n­ta­ti­vo, ya que para la pre­se­n­ta­ción de facturas ele­c­tró­ni­cas a través de FACe no se necesita re­gi­s­trar­se pre­via­me­n­te).

Es co­n­si­de­ra­do uno de los mejores programas de fa­c­tu­ra­ción en España porque ofrece un sistema muy completo, in­clu­ye­n­do, entre otros servicios: generar tus facturas a partir de facturas con otro formato por medio de un solo clic, permite crear varias pla­n­ti­llas de do­cu­me­n­tos para diversas marcas y si­m­pli­fi­ca el cálculo de impuestos (gestión del resumen del IVA tanto del modelo 303 como del modelo 347). Además, dispone de una función para crear productos y servicios que te permitirá señalar las unidades di­s­po­ni­bles, la de­s­cri­p­ción, el precio de venta y el tipo de impuestos apli­ca­bles para cada uno de ellos, gracias a lo cual podrás crear facturas en un minuto.

Ofrece algunas ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas adi­cio­na­les como la pe­r­so­na­li­za­ción de pla­n­ti­llas con el logo, imágenes o colores acordes a la imagen co­r­po­ra­ti­va de tu empresa. Asimismo, te permite facturar en diversos idiomas para que puedas ajustarla a las ne­ce­si­da­des de cada uno de tus clientes.

Otro de los programas para facturar líder en España es Co­n­ta­si­m­ple, diseñado es­pe­cia­l­me­n­te para autónomos y empresas con el objetivo de facilitar los procesos de fa­c­tu­ra­ción, co­n­ta­bi­li­dad y cálculo de impuestos. Co­n­ta­si­m­ple es un programa perfecto para usuarios sin co­no­ci­mie­n­tos contables previos pues el sistema te guía paso a paso en todas las ope­ra­cio­nes y, en caso de duda, puedes contactar te­le­fó­ni­ca­me­n­te a su servicio de atención al cliente para que te ayude.

Co­n­ta­si­m­ple es perfecto para autónomos, empresas y gestorías. En el caso de los autónomos es muy útil porque este sistema de fa­c­tu­ra­ción online les permite cumplir con la obli­ga­ción de llevar los cuatro libros de registros, fa­ci­li­ta­n­do la gestión de estos. En el caso de las pymes, es es­pe­cia­l­me­n­te útil el conjunto de he­rra­mie­n­tas que permiten mantener una visión global de la economía de la empresa, fa­ci­li­ta­n­do tareas de ad­mi­ni­s­tra­ción, gestión de impagos, etc. Las gestorías pueden asimismo be­ne­fi­ciar­se de funciones para gestionar a sus clientes, realizar el cálculo de impuestos, etc.

Desde 2016, el programa cuenta con una apli­ca­ción di­s­po­ni­ble para usuarios iOS y Android. De esta forma, podrás crear facturas en pocos segundos y desde cualquier lugar para enviarlas sobre la marcha a tus clientes por correo ele­c­tró­ni­co. También podrás in­tro­du­cir facturas recibidas y tickets, acceder a los datos de pro­vee­do­res y clientes y consultar tus do­cu­me­n­tos desde cualquier sitio.

Es im­po­r­ta­n­te destacar que este programa cuenta con tres planes di­fe­re­n­tes para adaptarse a tus ne­ce­si­da­des. En su web podrás de­s­ca­r­gar­te gratis, no obstante, una versión de prueba del Plan Ultimate para que lo uses durante 30 días y co­m­prue­bes las ventajas de disponer de todas sus funciones. Solo esta versión te permite crear facturas ele­c­tró­ni­cas. El Plan Pro­fe­sio­nal es el más popular.

Cloud Gestion te asignará desde el primer momento un asesor que resolverá tus dudas o problemas y te informará sobre ac­tua­li­za­cio­nes, etc. Será una persona de contacto que se encargará de cubrir todas tus ne­ce­si­da­des. En aquellos casos en los que tu asesor no pueda so­lu­cio­nar­te un problema concreto, el soporte técnico estará a tu di­s­po­si­ción.

Esta he­rra­mie­n­ta ofrece tres planes di­fe­re­n­tes de su­s­cri­p­ción anual: Billin Básico por 5 euros al mes, Billin Pro por 10 euros al mes y Billin Corporate 20 euros al mes. A pesar de que no ofrece ninguna versión gratuita, los usuarios puedes de­s­ca­r­gar­se una versión de prueba por 30 días.

La he­rra­mie­n­ta ofrece, además, un sistema de chat interno para cada factura que permite resolver las in­si­de­n­cias entre clientes y pro­vee­do­res.