Registro de la jornada laboral de los tra­ba­ja­do­res: todas las claves

El largo debate en torno a los aspectos legales y la obli­ga­to­rie­dad o no del registro de la jornada laboral de los tra­ba­ja­do­res llegó a su fin cuando el 8 de marzo de 2019 se aprobó mediante decreto ley la normativa para el registro de jornada laboral. La reforma del Estatuto de los Tra­ba­ja­do­res (ET) obliga a las empresas a llevar un control y registro de la jornada laboral de sus tra­ba­ja­do­res. Esto es ex­te­n­si­ble a la totalidad de la plantilla, incluidos los empleados a media jornada o con jornadas laborales es­pe­cia­les, y al cómputo de las horas extras.

La reforma del artículo 34 del Estatuto de los Tra­ba­ja­do­res se basa en la necesidad de frenar el abuso de las horas ex­trao­r­di­na­rias. En la ac­tua­li­dad, se han detectado un aumento de estas prácticas hasta el punto de que, en el periodo de 2008 a 2016, pasaron de pagarse 6 millones de horas extras a tan solo 2,8 millones. Esta reforma debe facilitar al tra­ba­ja­dor probar la rea­li­za­ción de horas ex­trao­r­di­na­rias.

En España, es obli­ga­to­rio registrar el horario de todos los tra­ba­ja­do­res según el artículo 34.9 del Estatuto de los Tra­ba­ja­do­res, al margen de la categoría o el grupo pro­fe­sio­nal del tra­ba­ja­dor. Esto es ex­te­n­si­ble a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cua­l­quie­ra que sea su tamaño o fa­c­tu­ra­ción.

El registro de la jornada laboral está recogido en el artículo 34 del Estatuto de los Tra­ba­ja­do­res y ha sido mo­di­fi­ca­do con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de pro­te­c­ción social y de lucha contra la pre­ca­rie­dad laboral en la jornada de trabajo, publicado en el BOE.

Un aspecto es­tre­cha­me­n­te ligado con el control horario de los empleados y, que conviene conocer, es el derecho a la pro­te­c­ción de datos. Los datos al­ma­ce­na­dos por la empresa a través de los di­fe­re­n­tes sistemas de control co­n­s­ti­tu­yen datos pe­r­so­na­les, como recoge el artículo 4 del Re­gla­me­n­to General de Pro­te­c­ción de Datos (RGPD).

Por lo tanto, sea cual sea el sistema que la empresa haya decidido emplear para el control, la recogida y al­ma­ce­na­mie­n­to de datos, este tiene que someterse a las co­n­di­cio­nes y garantías que es­ta­ble­cen el RGPD y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de pro­te­c­ción de datos pe­r­so­na­les y garantía de los derechos digitales (LOPDP).

La empresa tiene la le­gi­ti­ma­ción necesaria para el tra­ta­mie­n­to de estos datos al tener que cumplir con una obli­ga­ción legal. Deberá conservar los datos durante cuatro años, que estarán siempre a di­s­po­si­ción de los tra­ba­ja­do­res, sus re­pre­se­n­ta­n­tes legales, la In­s­pe­c­ción de Trabajo y la Seguridad Social.

En caso de que el control horario de los tra­ba­ja­do­res se delegue a una tercera empresa, por ejemplo, una apli­ca­ción web, ésta sería co­n­si­de­ra­da como la encargada del tra­ta­mie­n­to y estaría obligada a cumplir con sus obli­ga­cio­nes en materia pro­te­c­ción de datos.

En el decreto se explica que se co­n­tro­la­rá la hora de “inicio y fi­na­li­za­ción de la jornada de trabajo”. El registro se deberá llevar a cabo dia­ria­me­n­te.

Si la empresa opta por un sistema de registro de horarios en los que se utilice la huella dactilar, tienen que tener en cuenta que el RGPD incluye los datos bio­mé­tri­cos como una categoría de datos de especial pro­te­c­ción. En este caso, se debe informar a los tra­ba­ja­do­res (artículo 20 del ET), realizar la eva­lua­ción de impacto sobre estos datos y registrar las ac­ti­vi­da­des de tra­ta­mie­n­to.

Las empresas deberán continuar re­gi­s­tra­n­do las horas ex­trao­r­di­na­rias de sus tra­ba­ja­do­res en caso de haberlas. Eso sí, que haya horas extra no quiere decir que la empresa esté obligada a pagarlas. Según la ley, el número máximo de horas ex­trao­r­di­na­rias al año a realizar por un tra­ba­ja­dor es de 80. Aunque en estas no se contará las que se realicen para prevenir o reparar daños ex­trao­r­di­na­rios y urgentes.

• Tra­ba­ja­do­res autónomos. El Mi­ni­s­te­rio de Trabajo ha señalado que los tra­ba­ja­do­res autónomos, de coope­ra­ti­vas y aquellos que ocupen puestos de alta dirección están exentos de fichar. En el caso de que estos contraten a otros tra­ba­ja­do­res, sí deben llevar un registro de la jornada laboral de estos asa­la­ria­dos.
• Trabajo desde casa o te­le­tra­ba­jo. Estos tra­ba­ja­do­res deben llevar un registro de la jornada laboral y que su em­pre­sa­rio tenga un control de la hora de entrada y la hora de salida.
• Jornada laboral irregular. Lo mismo que con el trabajo desde casa, el registro de la jornada laboral es obli­ga­to­rio, por tanto, el tra­ba­ja­dor y el em­pre­sa­rio deben pactar algún sistema para llevar a cabo este registro horario.
• Tra­ba­ja­do­res de ETT. Por su parte, los tra­ba­ja­do­res cuyos contratos sean a través de una empresa de trabajo temporal también tendrán la obli­ga­ción de firmar el registro laboral.

El Estatuto de los Tra­ba­ja­do­res no impone un modo es­pe­cí­fi­co de fichar o registrar las horas. Solo señala que la empresa deberá acordar con los tra­ba­ja­do­res cómo organizar este registro y la forma de do­cu­me­n­tar­lo. Asimismo, se indica que se buscará el sistema que mejor se adapte a las ne­ce­si­da­des de la empresa.

De este modo, podrían servir métodos tra­di­cio­na­les como la firma de los empleados en una hoja con las horas de­ta­lla­das o sistemas digitales como el uso de la huella digital. En este caso, la empresa deberá in­fo­r­mar­se bien antes de im­pla­n­tar­lo para saber si el aparato bio­mé­tri­co cumple o no con la le­gi­s­la­ción en materia de pro­te­c­ción de datos.

La versión escrita del registro de la jornada es pro­ba­ble­me­n­te la más común. El empleado introduce el comienzo y el final del trabajo ma­nua­l­me­n­te en una tabla. Los tiempos de descanso también se registran de esta manera. Escribir una hoja de horas es es­pe­cia­l­me­n­te común en el sector de la co­n­s­tru­c­ción o para proyectos puntuales. Los empleados te­m­po­ra­les o a tiempo parcial también suelen anotar sus horarios de trabajo en tablas, que entregan al empleador o al de­pa­r­ta­me­n­to de personal semanal o me­n­sua­l­me­n­te. Este es un método popular para empresas más pequeñas donde el número de empleados es manejable.

Los fo­r­mu­la­rios para el registro escrito del tiempo de trabajo no están es­ta­n­da­ri­za­dos y pueden ser creados por la propia empresa. Solo es im­po­r­ta­n­te que las horas de trabajo se puedan ide­n­ti­fi­car con precisión. Este método de control del horario laboral se adapta en pa­r­ti­cu­lar al horario flexible. Si una empresa basa su tiempo de trabajo en la confianza en sus empleados, este método es cla­ra­me­n­te una ventaja.

En muchas in­du­s­trias, el registro de las horas de trabajo se realiza mediante un di­s­po­si­ti­vo que funciona como un reloj. Al principio y al final del trabajo, se utiliza este di­s­po­si­ti­vo para registrar las entradas y salidas todos los días. Un programa de PC procesa y almacena estos datos. Por lo general, esto funciona de tal manera que un empleado recibe una tarjeta, un chip o una pulsera con un chip, un nombre o un número propio, con el que se registra dia­ria­me­n­te en el di­s­po­si­ti­vo. También hay sistemas en los que el empleado se registra por medio de las huellas da­c­ti­la­res, como me­n­cio­na­mos arriba.

También es posible registrar las horas de trabajo ma­nua­l­me­n­te con un programa o a través de un servicio online en el ordenador o a través de una apli­ca­ción. Esta es vi­r­tua­l­me­n­te una versión moderna del registro del tiempo por escrito.

Al se­le­c­cio­nar un sistema de control del horario laboral, se deben tener en cuenta varios factores:

¿Cuáles son los horarios de tu empresa? Muchas oficinas y comercios que abren sus puertas y las cierran a una hora fija tienden a realizar este registro de forma manual ya que, a pesar de que es una obli­ga­ción ad­mi­ni­s­tra­ti­va, no existe una solución digital pre­de­te­r­mi­na­da que les ayude a hacerlo. Por el contrario, el registro se complica si se trata de una empresa grande en la que existen turnos de trabajo.

¿Cómo se organiza tu empresa? ¿Se trata de una empresa in­te­r­na­cio­nal sujeta a normas tra­n­s­na­cio­na­les o de una empresa nacional de tamaño medio? El número de empleados también juega un papel de­te­r­mi­na­n­te en este aspecto. En las empresas pequeñas, el registro de las horas de trabajo puede manejarse con mayor facilidad que en las grandes empresas, ya que, por ejemplo, los cambios es­po­n­tá­neos en el horario de trabajo pueden di­s­cu­ti­r­se y rea­li­zar­se con mayor facilidad. Sin embargo, para asegurar que se preserven los derechos y obli­ga­cio­nes de ambas partes, es útil una do­cu­me­n­ta­ción adecuada.

¿Qué modelo de trabajo se utiliza? Cuándo, dónde y cómo se hace el trabajo influye en la elección del sistema de registro. Las horas de trabajo pri­n­ci­pa­les no se aplican en todas las empresas. El trabajo por turnos, el servicio de atención al cliente, las guardias, el te­le­tra­ba­jo o el trabajo con movilidad deben tenerse en cuenta a la hora de se­le­c­cio­nar un sistema.

¿Cuáles son tus pre­fe­re­n­cias? Alguien que siempre trabaja en el mismo lugar pro­ba­ble­me­n­te prefiera un registro digital de la hora en la entrada del edificio u oficina. Mientras que un empleado que está a menudo en la carretera es más probable que se decante por una apli­ca­ción móvil para el control de sus horarios.

Ejemplo: Si tienes una flo­ri­s­te­ría de tamaño medio con 5 empleados, podrías tener una lista de horas de trabajo en tu tienda. Como tus empleados están obligados a pe­r­ma­ne­cer en un lugar para hacer su trabajo, este método es práctico y fácil de im­ple­me­n­tar. Solo con un número cada vez mayor de empleados vale la pena la inversión en un sistema ele­c­tró­ni­co. Esto elimina el papeleo y hace que el sistema sea menos propenso a errores.

La situación es diferente para una empresa que tiene co­me­r­cia­les que visitan a los clientes o envía a sus empleados a ferias. En este caso, los empleados no están atados a un lugar es­pe­cí­fi­co donde se registran las entradas y salidas. En este caso, una apli­ca­ción en la que el empleado pueda in­tro­du­cir el comienzo y final de la jornada y las pausas, sería la solución óptima. Una apli­ca­ción de este tipo también se puede utilizar para do­cu­me­n­tar cuándo está en la carretera y cuánto tiempo pasa en los locales de los clientes. De esta manera, el sistema no solo ayuda a registrar las horas de trabajo, sino también a analizar el re­n­di­mie­n­to para optimizar los procesos.

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