Registro de ki­lo­me­tra­je: plantilla gratis en Excel y PDF

Una de las preguntas más fre­cue­n­tes de los autónomos en foros y gestorías guarda relación con la de­du­ci­bi­li­dad de los gastos derivados de la compra y el ma­n­te­ni­mie­n­to de un vehículo de empresa y es que la ley tri­bu­ta­ria española difiere en sus criterios si se trata del IVA o del IRPF. Mientras que la de­du­ci­bi­li­dad del IVA es variable en función del uso del vehículo para fines pro­fe­sio­na­les, en el caso del IRPF solo hay dos opciones: o el vehículo está afecto por completo a la actividad de la empresa, y los gastos se deducen en un 100 % o no, y no es deducible.

Según la ley, es la Agencia Tri­bu­ta­ria la que, en última instancia, ha de probar la afe­c­ta­ción del vehículo a la actividad de la empresa y comprobar que se cumplen los criterios de de­du­ci­bi­li­dad a partir de lo que marca la ley y de la do­cu­me­n­ta­ción que entrega el co­n­tri­bu­ye­n­te. En principio, la ley del IVA permite deducir los gastos por el vehículo en un 100 % si el vehículo se ajusta a ciertos criterios (es un vehículo mixto, se utiliza en la enseñanza de la co­n­du­c­ción, se utiliza para tra­n­s­po­r­tar viajeros, etc.) y, si no lo hiciera, entonces en un 50 %, siempre y cuando se demuestre que se utiliza en la actividad económica. En este punto, la le­gi­s­la­ción se limita a re­co­me­n­dar “cualquier medio de prueba aceptado en Derecho”, es decir, do­cu­me­n­tos públicos o privados o di­c­tá­me­nes de peritos, por ejemplo. En nuestro caso, se trataría de aportar cualquier prueba do­cu­me­n­tal, como, por ejemplo, un registro de de­s­pla­za­mie­n­tos a obras o visitas a clientes indicando los ki­ló­me­tros re­co­rri­dos, la fecha, el motivo del viaje, etc.

Sigue nuestras in­s­tru­c­cio­nes para re­lle­nar­lo co­rre­c­ta­me­n­te:

1. Introduce arriba a la izquierda del parte de viajes la matrícula del vehículo.
2. Añade a co­n­ti­nua­ción el periodo co­rre­s­po­n­die­n­te y el número de ki­ló­me­tros re­co­rri­dos al inicio y al final de este periodo.
3. En las líneas si­guie­n­tes, introduce los datos co­rre­s­po­n­die­n­tes a cada de­s­pla­za­mie­n­to para do­cu­me­n­tar­los de­ta­lla­da­me­n­te. Cuantos más datos incluyas (nombre del cliente, motivo de la visita, etc.) más fácil será para Hacienda co­n­tra­s­tar los datos y llegar a la co­n­clu­sión de que utilizas el coche por motivos pro­fe­sio­na­les la mayor parte del tiempo.
4. Si son varias las personas que conducen el coche, añade un campo o una columna para ello.

A estos campos pueden añadirse otros que detallen los gastos por co­m­bu­s­ti­ble o por re­pa­ra­cio­nes. Al tratarse de una plantilla en hoja de cálculo, cada empresa puede pe­r­so­na­li­zar­la para adaptarla a la idio­si­n­cra­sia de nada negocio.

Ten en cuenta que Hacienda no aceptará como medio de prueba una agenda de visitas rellenada de un día para otro. Por eso, si quieres de­mo­s­trar­lo ade­cua­da­me­n­te, no olvides ir re­lle­ná­n­do­la a mano sobre la marcha. Cuando llegue el momento, estarás preparado para recurrir ju­di­cia­l­me­n­te la decisión de la Agencia Estatal de Ad­mi­ni­s­tra­ción Tri­bu­ta­ria (AEAT) si no ha sido favorable.

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