Las pro­vi­sio­nes: su papel en la co­n­ta­bi­li­dad

Todas las empresas intentan calcular con la mayor exactitud posible el importe de los gastos pro­ce­de­n­tes de tra­n­sac­cio­nes legales y ope­ra­cio­nes co­me­r­cia­les a los que habrá que hacer frente en el futuro, aunque no se conozcan la fecha o la cifra final. Estos gastos pre­vi­si­bles se indican en la pro­vi­sio­nes, incluidas en las cuentas anuales, cu­m­plie­n­do así con el principio contable de prudencia. A co­n­ti­nua­ción, se aclara en qué consiste realmente este concepto y se indican los tipos de pro­vi­sio­nes exi­s­te­n­tes.

En el Plan General de Co­n­ta­bi­li­dad (PGC) se establece que “la empresa re­co­no­ce­rá como pro­vi­sio­nes los pasivos que, cu­m­plie­n­do la de­fi­ni­ción y los criterios de registro o re­co­no­ci­mie­n­to contable co­n­te­ni­dos en el Marco Co­n­ce­p­tual de la Co­n­ta­bi­li­dad, resulten in­de­te­r­mi­na­dos respecto a su importe o a la fecha en que se ca­n­ce­la­rán. Las pro­vi­sio­nes pueden venir de­te­r­mi­na­das por una di­s­po­si­ción legal, co­n­tra­c­tual o por una obli­ga­ción implícita o tácita.”

Para el lector que por primera vez intenta ade­n­trar­se en el ámbito de la co­n­ta­bi­li­dad y entender qué son las pro­vi­sio­nes, esta cita, más que despejar dudas, puede provocar cierto des­aso­sie­go. No obstante, basta con aclarar algunos puntos para entender con mayor precisión de lo que estamos hablando:

Toda empresa tiene una serie de obli­ga­cio­nes contables, entre ellas, la de llevar a cabo un balance que junto a la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el pa­tri­mo­nio neto y el estado de flujos de efectivos conforman las cuentas anuales (también de­no­mi­na­das estados fi­na­n­cie­ros). Estas cuentas anuales, por una parte, dan fe ante el Registro Mercantil de una gestión clara y fiel y, por otro, sirven a la empresa para llevar un control sobre sus gestiones. Pues bien, el balance, que no es más que una pre­se­n­ta­ción es­que­ma­ti­za­da de la situación fi­na­n­cia­ra de la empresa, se compone de una serie de elementos es­ta­ble­ci­dos dentro del Plan General de Co­n­ta­bi­li­dad: los activos (aquello que tengo), los pasivos (aquello que debo) y el pa­tri­mo­nio neto de la empresa. Dentro de los pasivos, no solo se incluyen el préstamo del banco y la factura que pagar al proveedor, sino también los gastos en los que se prevé incurrir (pues derivan de una actividad en el pasado), pero cuya cuantía exacta o momento de ca­n­ce­la­ción no se conocen con seguridad. Son estos gastos los que se conocen como pro­vi­sio­nes.

Por tanto, en co­n­ta­bi­li­dad las pro­vi­sio­nes suponen una di­s­mi­nu­ción del valor del pa­tri­mo­nio neto de las empresas y re­pre­se­n­tan una serie de obli­ga­cio­nes que han de rea­li­zar­se en el futuro (por ejemplo, el coste de litigios ju­di­cia­les, despidos de tra­ba­ja­do­res, pensiones, etc.) de los que no se conoce la suma o el momento en el que van a tener lugar. Dicho de otro modo, las pre­vi­sio­nes son obli­ga­cio­nes inciertas que toda empresa ha de incluir en sus cuentas anuales por im­pe­ra­ti­vo legal y que co­n­tri­bu­yen a ofrecer una imagen lo más exacta posible de la situación fi­na­n­cie­ra de una empresa.

Por último, cabe indicar que el concepto de provisión des­apa­re­ce como tal del balance en el momento en que se conoce la cantidad exacta de la obli­ga­ción que hay pagar. En el caso de que el importe de la provisión existente sea superior al importe que hay que pagar, la di­fe­re­n­cia sobrante se indica en el balance como exceso de pro­vi­sio­nes. No obstante, si se quiere tener más in­fo­r­ma­ción sobre cómo eliminar las pro­vi­sio­nes de los libros contables basta con acceder a este otro artículo.

Como ya se ha me­n­cio­na­do, la in­di­ca­ción de las pro­vi­sio­nes en las cuentas anuales responde pri­n­ci­pa­l­me­n­te a un im­pe­ra­ti­vo legal incluido en el PGC. Además, servirán a la empresa para mejorar su gestión, sin olvidar su im­po­r­ta­n­cia a la hora de calcular el Impuesto sobre So­cie­da­des.

Un plan de pensiones de empresa es un ejemplo claro que demuestra la utilidad si­g­ni­fi­ca­ti­va de las pro­vi­sio­nes desde un punto de vista económico. Cuando se ofrece estos planes a los tra­ba­ja­do­res, hay que indicar los costes derivados en el balance al final del ejercicio y así poder cumplir con esta obli­ga­ción cuando llegue el momento.

Pero, además, las pro­vi­sio­nes también han de ser tenidas en cuenta al calcular la base imponible de de­te­r­mi­na­dos impuestos, como es el caso del Impuesto sobre So­cie­da­des. Y es que está cuantía podrá variar de­pe­n­die­n­do del tipo de provisión pues, de acuerdo con el apartado 3 del artículo 14 de la Ley 27/2014, hay de­te­r­mi­na­dos gastos asociados a pro­vi­sio­nes que no son de­du­ci­bles, los cuales aparecen enu­me­ra­dos a co­n­ti­nua­ción y que, irre­me­dia­ble­me­n­te, influirán en la cantidad final del impuesto que pagar:

a) Los derivados de obli­ga­cio­nes im­plí­ci­tas o tácitas;

b) Los co­n­ce­r­nie­n­tes a los costes de cu­m­pli­mie­n­to de contratos que excedan a los be­ne­fi­cios eco­nó­mi­cos que se esperan recibir de los mismos;

c) Los derivados de re­es­tru­c­tu­ra­cio­nes, excepto si se refieren a obli­ga­cio­nes legales o co­n­tra­c­tua­les y no meramente tácitas;

d) Los relativos al riesgo de de­vo­lu­cio­nes de ventas;

e) Los de personal que se co­rre­s­po­n­dan con pagos basados en in­s­tru­me­n­tos de pa­tri­mo­nio, uti­li­za­dos como fórmula de re­tri­bu­ción a los empleados, y se sa­ti­s­fa­gan en efectivo.

Es decir, con las pro­vi­sio­nes no solo se cumple con la ley, sino que permiten, además, llevar un mejor control interno y cumplir con las obli­ga­cio­nes fiscales. En de­fi­ni­ti­va, las pro­vi­sio­nes no solo sirven como elemento de control para reflejar una gestión limpia, sino también a la propia empresa para poder obtener el máximo beneficio.

Aunque en la imagen solo se muestra el pasivo del balance, pues se centra en mostrar la posición de las pro­vi­sio­nes, en el PGC para pymes se puede tener acceso al modelo completo del balance para pymes.

Volvamos al ejemplo de los planes de pensiones ofrecidos por una empresa. Como ya se ha dicho, estos deben estar re­fle­ja­dos en el balance como pro­vi­sio­nes, pues no se puede de­te­r­mi­nar ni el importe exacto ni el periodo en el que habrá de pagarse; al fin y al cabo, sus futuros de­s­ti­na­ta­rios aún siguen de­sem­pe­ña­n­do su actividad pro­fe­sio­nal en la empresa. Dentro de las pro­vi­sio­nes, han de situarse en el pasivo no corriente bajo la de­no­mi­na­ción “Provisión por re­tri­bu­cio­nes a largo plazo al personal” con la cuenta 140.

No obstante, no podemos hablar del mismo tipo de provisión cuando se trata de estimar aquellos impuestos que han de pagarse, pero cuya cuantía no se conoce con exactitud en el cierre del ejercicio. Esta es­ti­ma­ción se incluiría bajo la de­no­mi­na­ción “Provisión para impuestos” con la cuenta 5291.

Pero estos son solo dos ejemplos de los muchos tipos de pro­vi­sio­nes que existen según la na­tu­ra­le­za de su obli­ga­ción. A co­n­ti­nua­ción se muestran:

Se re­pre­se­n­tan con cuentas de tres cifras que empiezan por 14 y como se ha indicado, hacen re­fe­re­n­cia a aquellos pagos cuyo ve­n­ci­mie­n­to se prevé en un periodo mayor de un año. Se en­cue­n­tran:

140. Provisión por re­tri­bu­cio­nes a largo plazo al personal.

141. Provisión para impuestos

142. Provisión para otras re­s­po­n­sa­bi­li­da­des

143. Provisión por de­s­ma­n­te­la­mie­n­to, retiro o reha­bi­li­ta­ción del in­mo­vi­li­za­do

145. Provisión para ac­tua­cio­nes me­dioa­m­bie­n­ta­les

146. Provisión para re­es­tru­c­tu­ra­cio­nes

147. Provisión por tra­n­sac­cio­nes con pagos basados en in­s­tru­me­n­tos de pa­tri­mo­nio

Se presentan bien con cuenta de cuatro cifras que comienzan por 529, bien por 499 (indican deterioro por valor co­me­r­cia­les) y todas ellas se refieren a pagos en los que habrá que incurrir en un periodo inferior a un año.

4994. Provisión por contratos onerosos

4999. Provisión para otras ope­ra­cio­nes co­me­r­cia­les

5291. Provisión a corto plazo para impuestos

5292. Provisión a corto plazo para otras re­s­po­n­sa­bi­li­da­des

 5293. Provisión a corto plazo por de­s­ma­n­te­la­mie­n­to, retiro o reha­bi­li­ta­ción del in­mo­vi­li­za­do

 5295. Provisión a corto plazo para ac­tua­cio­nes me­dioa­m­bie­n­ta­les

5296. Provisión a corto plazo para re­es­tru­c­tu­ra­cio­nes

5297. Provisión a corto plazo por tra­n­sac­cio­nes con pagos basados

Las pro­vi­sio­nes son un elemento del balance que, además de cumplir con el im­pe­ra­ti­vo legal es­ta­ble­ci­do en el PGC, también sirven a las empresas para tener una visión más concreta sobre el beneficio obtenido en un año y co­n­tri­buir a la correcta gestión de los recursos eco­nó­mi­cos. Por eso no solo se debe, sino que además conviene, realizar la mejor es­ti­ma­ción posible del importe a pagar para evitar posibles problemas legales y prevenir sorpresas des­agra­da­bles re­la­cio­na­das con estos pagos futuros.

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