Libros de caja en Excel: ayuda útil para tu co­n­ta­bi­li­dad

El libro de caja, libro de cuentas o registro de efectivo es uno de los libros au­xi­lia­res más im­po­r­ta­n­tes en la co­n­ta­bi­li­dad em­pre­sa­rial. Ya sea en forma de documento único o más a menudo como tabla Excel, el libro de caja registra las entradas y salidas de efectivo de las empresas. De esta manera, al final de cada año fiscal, estas no solo pueden informar de las tra­n­sac­cio­nes rea­li­za­das mediante do­mi­ci­lia­ción bancaria, tra­n­s­fe­re­n­cia o tarjeta de crédito, sino también mediante efectivo.

Para llevarlo a cabo sin problemas, dichas tra­n­sac­cio­nes se recogen en un libro de caja o de cuentas, lo que resulta muy útil. La ventaja de crear un libro de cuentas en Excel y, por tanto en formato digital, es que permite integrar fá­ci­l­me­n­te los importes re­gi­s­tra­dos y co­m­pe­n­sar­los entre sí, ofre­cie­n­do una vista general sobre la situación fi­na­n­cie­ra de las empresas sin necesidad de recurrir a cálculos co­m­pli­ca­dos.

Tener a mano un modelo de libro de caja, de los que se en­cue­n­tran numerosos ejemplos en Internet, conlleva ventajas para las pymes y los autónomos a la hora de crear un libro de caja. A co­n­ti­nua­ción te mostramos un ejemplo de libro de caja en Excel y te indicamos todos los datos im­po­r­ta­n­tes para cu­m­pli­me­n­tar­lo ade­cua­da­me­n­te, pero antes te in­fo­r­ma­mos acerca de quién debe llevar a cabo la co­n­ta­bi­li­dad de caja.

Todo em­pre­sa­rio debe llevar a cabo la co­n­ta­bi­li­dad de caja y, por lo tanto, regirse por el principio de la co­n­ta­bi­li­dad de doble partida para presentar un balance al final de año de todas las tra­n­sac­cio­nes eco­nó­mi­cas rea­li­za­das en el entorno de su actividad.

Según el artículo 2 del Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Co­n­ta­bi­li­dad:

Dicha di­s­po­si­ción no atañe, por lo tanto, a los autónomos. Aunque estos sí están obligados a dar debida cuenta de las facturas que emiten y reciben cada vez que realizan una actividad, no se ven obligados a llevar una co­n­ta­bi­li­dad es­tri­c­ta­me­n­te hablando ni a regirse por los Pri­n­ci­pios de Co­n­ta­bi­li­dad Ge­ne­ra­l­me­n­te Aceptados (PCGA o por el PGC.

Al contrario que las tiendas online, los pagos en efectivo son re­tro­s­pe­c­ti­va­me­n­te más difíciles de registrar, por lo que el ma­n­te­ni­mie­n­to ac­tua­li­za­do de las entradas y salidas de pagos resulta ventajoso para todas las empresas. Así, los libros de caja sirven como he­rra­mie­n­tas para no perder de vista la situación fi­na­n­cie­ra.

Cuando al final de cada año fiscal hay que realizar la de­cla­ra­ción de la renta, los libros de caja forman parte de la base imponible de toda empresa. Así pues, al igual que cualquier otro libro mercantil, el libro de caja debe re­gi­s­trar­se motivado por los pri­n­ci­pios de tra­n­s­pa­re­n­cia y ac­ce­si­bi­li­dad. Para ga­ra­n­ti­zar­los, existen algunos datos obli­ga­to­rios que cualquier entrada en un libro de caja debe incluir.

El ejemplo de libro de caja en Excel que te ofrecemos contiene todos los datos ne­ce­sa­rios para cu­m­pli­me­n­tar­lo co­rre­c­ta­me­n­te. La siguiente in­fo­r­ma­ción aparece di­s­tri­bui­da en 6 columnas:

1. El número de co­m­pro­ba­n­te del recibo en efectivo
2. La fecha de la tra­n­sac­ción
3. Las entradas en euros (debe)
4. O las salidas en euros (haber)
5. Las ob­se­r­va­cio­nes sobre la tra­n­sac­ción
6. El saldo (calculado au­to­má­ti­ca­me­n­te) de todas las entradas y salidas

En el en­ca­be­za­do de nuestra plantilla de libro de caja aparecen dos campos adi­cio­na­les, uno donde debes incluir el nombre de tu empresa y en el otro el período en el que se lleva el libro de caja. Al final del documento deberás estampar tu firma.

Tanto las entradas como las salidas, es decir, tanto el Debe como el Haber, deben do­cu­me­n­tar­se cro­no­ló­gi­ca­me­n­te y, en este sentido, la in­te­gri­dad es un aspecto fu­n­da­me­n­tal. Por ello, en el libro de caja también se co­n­ta­bi­li­za, por ejemplo, la compra de sellos, que no­r­ma­l­me­n­te se hace en efectivo. Una de las pri­n­ci­pa­les ventajas del libro de cuentas en Excel que te pre­se­n­ta­mos es que la apli­ca­ción compensa todas las partidas entre sí y ofrece el saldo actual de forma au­to­má­ti­ca. 

Una vez te has de­s­ca­r­ga­do la plantilla del libro de caja o registro de efectivo debes seguir los si­guie­n­tes pasos:

1. Introduce el nombre de tu empresa en el en­ca­be­za­do del documento.
    
2. Indica el período de tiempo: si quieres empezar el libro de caja en el mismo día, apunta la fecha actual. El libro de caja sirve para dar cuenta de los ingresos y gastos diarios de tu empresa, por lo tanto todos los mo­vi­mie­n­tos del día a día estarán do­cu­me­n­ta­dos.
    
3. El siguiente paso es indicar el saldo inicial de caja, es decir, el importe de dinero (suma) con el que se inicia el ejercicio económico. En el caso de que el inicio sea un nuevo mes, siempre debe ser igual al saldo de cierre del mes anterior. El saldo inicial se anota en el Debe y al inicio de las ope­ra­cio­nes
    
4. A co­n­ti­nua­ción debes pro­to­co­li­zar cro­no­ló­gi­ca­me­n­te los pagos en efectivo del día (o del período en el que se lleva el libro de caja): el número de recibo, la fecha de la tra­n­sac­ción y la cuantía de la salida o entrada en euros. En el Debe se anota cuando el dinero ingresa y, asimismo, el importe de los cheques que gira la empresa contra su cuenta corriente. En el Haber se anota cuando el dinero sale, ya sea para comprar, pagar deudas o enviar dinero al banco como depósito en cuenta corriente. Es im­po­r­ta­n­te delimitar en este caso cada tra­n­sac­ción por separado y que los valores numéricos de la tabla Excel puedan leerse co­rre­c­ta­me­n­te.

5. La columna “Ob­se­r­va­cio­nes” recoge in­fo­r­ma­ción sobre las tra­n­sac­cio­nes, como por ejemplo en forma de texto de co­n­ta­bi­li­za­ción. Introduce todos los pagos en la plantilla del libro de caja como muy tarde al día siguiente.
    
6. En la parte inferior derecha de la tabla se muestra la suma de las entradas y las salidas y el saldo total. Antes de imprimir el modelo de libro de caja, vuelve a ase­gu­rar­te de que todos los valores sean correctos para que el importe final pueda ca­l­cu­lar­se con exactitud. Este se tomará como “Suma” en el siguiente libro de caja.
    
7. Imprime siempre el libro de cuentas al final del día y comprueba si el período de tiempo en el que se engloba aparece en el en­ca­be­za­do. Fírmalo y guárdalo por orden cro­no­ló­gi­co en tus do­cu­me­n­tos o también como documento PDF.
    
8. Al día siguiente puedes utilizar el mismo ejemplo de libro de caja guardado para crear un nuevo libro de cuentas.

Como dato im­po­r­ta­n­te, los datos recogidos en la co­n­ta­bi­li­dad de caja ya no pueden mo­di­fi­car­se po­s­te­rio­r­me­n­te. Esto in­fri­n­gi­ría los Pri­n­ci­pios de Co­n­ta­bi­li­dad Ge­ne­ra­l­me­n­te Aceptados (PCGA). Si se ha cometido un error, su mo­di­fi­ca­ción debe co­mu­ni­cár­se­le a la otra parte junto con la fecha de mo­di­fi­ca­ción, de modo que así quede patente la tra­n­s­pa­re­n­cia de los PCGA. En este caso no es su­fi­cie­n­te con tener una copia digital del libro de caja, sino que para ga­ra­n­ti­zar que se han co­m­pre­n­di­do los cambios po­s­te­rio­res se debe volver a imprimir el libro de caja, firmarlo y ordenarlo cro­no­ló­gi­ca­me­n­te para sa­l­va­gua­r­dar todos los pri­n­ci­pios contables.

La IONOS Digital Guide ofrece in­fo­r­ma­ción adicional sobre los libros de caja o registros de efectivo y su cu­m­pli­me­n­ta­ción.

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