Plantilla para hoja de gastos de viaje para descargar

Cuando alguien realiza tareas vi­n­cu­la­das a la actividad laboral fuera de su lugar de trabajo, puede incurrir en una serie de gastos, los conocidos como gastos de viaje. Estos gastos pueden pagarse a po­s­te­rio­ri o puede recibirse una cantidad estimada antes de que el de­s­pla­za­mie­n­to tenga lugar, en función de cómo la empresa lo tenga es­ti­pu­la­do. Recurrir a una hoja de gastos de viaje, también conocida como nota de gastos o informe de gastos, donde se detallen la suma y los tipos de los pagos rea­li­za­dos es de gran ayuda ya sea bien para li­qui­dar­los, pidiendo a la empresa la cantidad invertida, bien para presentar su ju­s­ti­fi­ca­ción si pre­via­me­n­te se ha recibido una cantidad.

Un empleado tiene que de­s­pla­zar­se para realizar una actividad para la empresa, sin importar si se trata de una comunidad vecina o de otro país. Sea como fuere, pro­ba­ble­me­n­te incurra en una serie de gastos: billetes de tren, avión, metro, alo­ja­mie­n­to en un hotel, comidas, etc. Es posible que algunos de ellos ya hayan sido su­fra­ga­dos por la empresa por ade­la­n­ta­do y, por lo tanto, no sea necesaria su ju­s­ti­fi­ca­ción o li­qui­da­ción. No obstante, si la empresa no adelanta el pago de algunos de los gastos, habrá que pre­se­n­tar­los al de­pa­r­ta­me­n­to de finanzas que, además de los ju­s­ti­fi­ca­n­tes (recibos, facturas, tickets), pueden aceptar e incluso exigir un resumen detallado mediante una hoja de gastos de viaje.

Este fo­r­mu­la­rio sirve, por tanto, para organizar la in­fo­r­ma­ción contenida en las facturas y demás co­m­pro­ba­n­tes y reflejar el monto total empleado como concepto “gastos de viaje”. Además, en caso de que la Agencia Tri­bu­ta­ria decidiese in­ve­s­ti­gar la pro­ce­de­n­cia de dichos gastos, una hoja de gastos de viaje puede servir de manera orie­n­ta­ti­va a la empresa o al empleado para tener en cuenta los gastos in­cu­rri­dos en el momento en el que el de­s­pla­za­mie­n­to tuvo lugar.

Los tra­ba­ja­do­res autónomos también pueden recurrir a esta hoja de gastos de viaje para presentar a la empresa la in­fo­r­ma­ción es­tru­c­tu­ra­da incurrida en algún viaje

La plantilla de la hoja de gastos de viaje está formada por tres bloques pri­n­ci­pa­les. El primer bloque comprende los datos pe­r­so­na­les ne­ce­sa­rios para ide­n­ti­fi­car al empleado. En el caso de los autónomos, se indicará el NIF en lugar del DNI. En una segunda posición se encuentra la in­fo­r­ma­ción del viaje, apartado en el que se incluye no solo el destino y el motivo del viaje, sino también la fecha de salida y llegada, así como la hora, si es necesario. Por último, en los costes del viaje, se incluyen las ca­n­ti­da­des empleadas como gastos de viaje, divididas en tres grupos:

• En los gastos de de­s­pla­za­mie­n­to se di­s­ti­n­guen, por un lado, los costes de ki­lo­me­tra­je, que se incluyen en caso de que el empleado haya utilizado el coche para de­s­pla­zar­se. En este caso, la cantidad total se calcula mu­l­ti­pli­ca­n­do 0,19 por los ki­ló­me­tros re­co­rri­dos. Además, en el apartado de “otros costes de tra­n­s­po­r­te” se indica el precio pagado por otros tipos de tra­n­s­po­r­te, en caso de haberse utilizado.
   
• Gastos de ma­nu­te­n­ción. Cantidad pre­s­ta­ble­ci­da que varía de­pe­n­die­n­do de si el empleado ha de pernoctar y de si su destino se encuentra en te­rri­to­rio español o en el ex­tra­n­je­ro. Así, por ejemplo, un comercial que haya pasado dos noches en París debería indicar en la tercera columna de la plantilla un total de 182,70 euros, pues la cantidad es­ti­pu­la­da por ley para ma­nu­te­n­ción con pernocta en el ex­tra­n­je­ro es de 91,35 euros por día.
   
• Gastos de estancia. En caso de tener que pasar la noche, la empresa tiene que cubrir también los costos relativos. Si la empresa no lo ha sufragado con an­te­la­ción, el empleado deberá in­clui­r­los en la hoja de gastos.

Para de­te­r­mi­nar los gastos de viaje totales, se suman las ca­n­ti­da­des re­su­l­ta­n­tes de los tres tipos de gastos indicados an­te­rio­r­me­n­te.

La plantilla incluye también un membrete. Puedes incluir los datos de tu empresa re­em­pla­za­n­do los de muestra y, en caso que así lo requieras, añadir otros elementos de diseño, como el logotipo de tu empresa. Además, al final del documento se puede añadir la firma de ambas partes.

Nuestra plantilla de hoja de gastos de viaje está creada en Word, por lo que re­co­me­n­da­mos utilizar el software de Microsoft para realizar las ada­p­ta­cio­nes pe­r­ti­ne­n­tes. Para que puedas acceder a todas las funciones, primero has de tener acceso a la pestaña de de­sa­rro­lla­dor. Si no es­tu­vie­sen di­s­po­ni­bles en el menú, puedes anclarlas a través de Archivo > Opciones > Pe­r­so­na­li­zar cinta de Opciones. En esta última opción activa las funciones que necesites.

En la plantilla de fo­r­mu­la­rio hay una serie de controles di­s­po­ni­bles que la co­n­vie­r­ten en un documento in­ter­ac­ti­vo. Los usuarios del fo­r­mu­la­rio pueden se­le­c­cio­nar opciones e in­tro­du­ci­r­las en la hoja. De hecho, en la plantilla de hoja de gastos de viaje, por ejemplo, se ha se­le­c­cio­na­do una opción que permite insertar la fecha. En tu caso, añade todos los elementos de control que sean ne­ce­sa­rios y borra las entradas que no necesites.

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