Obli­ga­cio­nes contables de los em­pre­sa­rios: guía básica

¿Qué libros contables tengo que llevar? ¿Tengo que legalizar las cuentas anuales en el Registro Mercantil? Son muchas las preguntas que cualquier em­pre­n­de­dor se hace al poner en marcha su negocio. Lo más decisivo, para saber si se está obligado a la llevanza de la co­n­ta­bi­li­dad según el marco legal vigente, es conocer qué forma legal tiene la empresa y cómo tributa, puesto que el resultado contable determina la base imponible del impuesto de so­cie­da­des.

En España, la co­n­ta­bi­li­dad está regulada en el Plan General Contable, aprobado por Real Decreto en 2007 con la finalidad de adaptar la práctica contable española a la europea e in­te­r­na­cio­nal y que aglutina la legalidad vigente en materia de co­n­ta­bi­li­dad es­ta­ble­ci­da en el Código de Comercio y en las NIC. Veamos qué empresas están obligadas a llevar la co­n­ta­bi­li­dad oficial.

Si tomamos el Código de Comercio al pie de la letra, todo co­me­r­cia­n­te está en principio obligado a llevar la co­n­ta­bi­li­dad oficial, pero la le­gi­s­la­ción fiscal distingue dos grupos a la hora de hacerla obli­ga­to­ria o no. Para ello, se fija en dos criterios: la pe­r­so­na­li­dad jurídica del em­pre­sa­rio y el régimen de es­ti­ma­ción fiscal de los re­n­di­mie­n­tos de las personas físicas (autónomos). De aquí resultan dos grandes grupos:

• So­cie­da­des me­r­ca­n­ti­les que pagan el impuesto de so­cie­da­des
• Personas físicas que tributan por el IRPF y pueden elegir su régimen de es­ti­ma­ción (directa, directa si­m­pli­fi­ca­da, objetiva o por módulos)

El impuesto de so­cie­da­des es un tributo directo y personal que grava la obtención de riqueza de las so­cie­da­des me­r­ca­n­ti­les, así como el IRPF grava la obtención de ingresos de las personas físicas. El hecho que ha generado la obli­ga­ción de pagar el impuesto es la obtención de renta por parte de la sociedad, de manera que, para calcular la base imponible, debe partirse del resultado contable (art. 10.3, Ley del Impuesto de So­cie­da­des, LIS). Esto hace necesaria la llevanza de una co­n­ta­bi­li­dad ordenada y regulada según lo que marca el Código de Comercio (CC). Por esta razón, las empresas que tributan por el impuesto de so­cie­da­des están también obligadas a llevar la co­n­ta­bi­li­dad (art. 120, LIS), que, según el artículo 133.1 de la LIS, deberá ajustarse al Código de comercio “o con lo es­ta­ble­ci­do en las normas por las que se rigen”, es decir, en España, el Plan General Contable.

Según la LIS, están obligadas a pagar el impuesto las so­cie­da­des que cumplan estos dos re­qui­si­tos:

• Tienen pe­r­so­na­li­dad jurídica propia
• Tienen re­si­de­n­cia dentro del te­rri­to­rio español

Las empresas con pe­r­so­na­li­dad jurídica propia co­m­pre­n­den a las so­cie­da­des me­r­ca­n­ti­les (anónima, limitada, en comandita, colectiva), civiles, aso­cia­cio­nes, fu­n­da­cio­nes, estatales, au­to­nó­mi­cas, pro­vi­n­cia­les y locales, uni­pe­r­so­na­les, entes públicos y fondos de inversión, de pensiones, etc.

Para las aso­cia­cio­nes y entidades sin ánimo de lucro, la pre­se­n­ta­ción de los libros contables y las cuentas anuales no es de estricto cu­m­pli­mie­n­to a no ser que así lo indiquen los estatutos de la entidad o se trate de entidades de utilidad pública según la Ley 49/2002, pero llevar una co­n­ta­bi­li­dad en orden ayuda a mantener la visión de la situación fi­na­n­cie­ra de la entidad, también de cara a terceros, tal como marca la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, re­gu­la­do­ra del Derecho de Aso­cia­ción, que prescribe las obli­ga­cio­nes contables para las aso­cia­cio­nes.

Las fu­n­da­cio­nes sí tienen obli­ga­cio­nes contables como cualquier sociedad mercantil y sus cuentas se han de aprobar en un plazo de seis meses después del cierre del ejercicio.

El Código de Comercio estipula (art. 25.1) cómo ha de llevarse la co­n­ta­bi­li­dad en este caso: de forma ordenada, adecuada a la actividad de la empresa y que permita el se­gui­mie­n­to cro­no­ló­gi­co de todas sus ope­ra­cio­nes, así como la ela­bo­ra­ción periódica de balances e in­ve­n­ta­rios, es­ta­ble­cie­n­do los libros obli­ga­to­rios de In­ve­n­ta­rios y Cuentas anuales, el Diario y el de Actas y Socios. Al final del ejercicio y en un plazo de cuatro meses, se han de legalizar en el Registro Mercantil de la provincia en que la empresa tiene domicilio.

A su vez, a propósito de la llevanza de los libros de co­n­ta­bi­li­dad, expone en el artículo 29.1 que todos los libros y do­cu­me­n­tos contables deben ser llevados con claridad, por orden cro­no­ló­gi­co, sin espacios en blanco, in­te­r­po­la­cio­nes, ta­cha­du­ras ni ra­s­pa­du­ras (herencia de la co­n­ta­bi­li­dad en papel). Cuando se detecten errores y omisiones, deben co­rre­gi­r­se de inmediato. Y se descarta el uso de abre­via­tu­ras o símbolos pa­r­ti­cu­la­res cuyo si­g­ni­fi­ca­do no sea preciso con arreglo a la Ley, el Re­gla­me­n­to o la práctica mercantil.

Las empresas que estén exentas o pa­r­cia­l­me­n­te exentas del pago del impuesto de so­cie­da­des deberán llevar un registro ordenado y limpio de su actividad económica que permita ide­n­ti­fi­car los ingresos y los gastos.

Las so­cie­da­des que tienen la obli­ga­ción de llevar la co­n­ta­bi­li­dad, tal como marca el Código de Comercio, han de llevar un libro de In­ve­n­ta­rios y Cuentas anuales y un libro Diario (art. 28 C):

• El Libro de In­ve­n­ta­rios y Cuentas Anuales se abre con el balance inicial y en él se tra­n­s­cri­ben los balances de co­m­pro­ba­ción con sumas y saldos como mínimo cada tres meses; al final del ejercicio, el in­ve­n­ta­rio de cierre y las cuentas anuales.
   
• En el Libro Diario se registran al día las ope­ra­cio­nes relativas a la actividad de la empresa, aunque también se acepta como válido anotar totales de períodos in­fe­rio­res a los tres meses si el detalle se ha re­gi­s­tra­do en otros libros.

Al cierre del ejercicio se deben presentar en el Registro Mercantil las cuentas anuales, que han de retratar fielmente el pa­tri­mo­nio, la situación fi­na­n­cie­ra y los re­su­l­ta­dos de la empresa de acuerdo con la legalidad (art. 34, CC). Las cuentas incluyen el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el pa­tri­mo­nio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. El Plan General de co­n­ta­bi­li­dad de 2007 incluye en su tercera parte las in­s­tru­c­cio­nes para ela­bo­rar­las, que siguen los pri­n­ci­pios de co­n­ta­bi­li­dad ge­ne­ra­l­me­n­te aceptados.

Las personas físicas que tributan por el IRPF pueden elegir tres regímenes de es­ti­ma­ción fiscal como me­n­cio­na­mos más arriba:

• Los pro­fe­sio­na­les que declaran en el régimen de es­ti­ma­ción directa han tenido una cifra de negocios superior a los 600 mil euros en el ejercicio anterior o han optado vo­lu­n­ta­ria­me­n­te por él. Sus libros obli­ga­to­rios son el de In­ve­n­ta­rio y Cuentas Anuales y el Diario, pero no han de le­ga­li­zar­los en el Registro Mercantil.
   
• Si tu cifra de negocio en el ejercicio anterior no ha superado los 600 mil euros, tributas por el régimen de es­ti­ma­ción directa si­m­pli­fi­ca­da y no estás obligado a llevar una co­n­ta­bi­li­dad oficial, aunque sí debes es­ta­ble­cer el beneficio obtenido. Para ello puedes utilizar una tabla de Excel o un programa de co­n­ta­bi­li­dad que te permita desglosar ventas e ingresos, gastos y compras y bienes de inversión afectos a la actividad.
   
• Los autónomos que declaran por módulos no tienen obli­ga­cio­nes contables, pero sí han de guardar y ordenar por tri­me­s­tres todas las facturas entrantes y salientes.

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