Gastos de re­pre­se­n­ta­ción: cómo be­ne­fi­ciar­se de las ventajas fiscales

Las fiestas y comidas de empresa forman parte del día a día de toda compañía; las reuniones aco­m­pa­ña­das de comida y bebida co­n­s­ti­tu­yen el marco perfecto para es­ta­ble­cer co­n­ve­r­sa­cio­nes de negocios co­n­s­tru­c­ti­vas y el contacto con clientes de forma relajada. Así, tanto para autónomos como para pymes, las comidas de negocios son un medio im­po­r­ta­n­te para ganar clientes, celebrar contratos y mantener re­la­cio­nes co­me­r­cia­les. Sin embargo, cuando se trata de abonar los gastos de re­pre­se­n­ta­ción derivados de tales si­tua­cio­nes, cualquier empresa puede be­ne­fi­ciar­se de ciertas ventajas fiscales, aunque con li­mi­ta­cio­nes. En cualquier caso, deben cumplirse los re­qui­si­tos y fo­r­ma­li­da­des pe­r­ti­ne­n­tes.

El término gastos de re­pre­se­n­ta­ción hace re­fe­re­n­cia a todos los gastos derivados de los agasajos a socios co­me­r­cia­les y clientes que tienen que ver con el sustento, la bebida, el tra­n­s­po­r­te y otros des­em­bo­l­sos, asociados al fomento de las re­la­cio­nes con estos. Sin embargo, no deben co­n­fu­n­di­r­se con los gatos de pu­bli­ci­dad, que sirven para aumentar la vi­si­bi­li­dad de la empresa y, por ende, de sus servicios y productos.

En cuanto a la de­du­ci­bi­li­dad fiscal de los gastos de re­pre­se­n­ta­ción, existen algunas li­mi­ta­cio­nes. Según indica la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido en el artículo 96.1 sobre ex­clu­sio­nes y re­s­tri­c­cio­nes del derecho a deducir:

No podrán ser objeto de deducción, en ninguna pro­po­r­ción, las cuotas so­po­r­ta­das como co­n­se­cue­n­cia de la ad­qui­si­ción, incluso por au­to­co­n­su­mo, im­po­r­ta­ción, arre­n­da­mie­n­to, tra­n­s­fo­r­ma­ción, re­pa­ra­ción, ma­n­te­ni­mie­n­to o uti­li­za­ción de los bienes y servicios que se indican a co­n­ti­nua­ción y de los bienes y servicios ac­ce­so­rios o co­m­ple­me­n­ta­rios a los mismos:

[…] 6.º Los servicios de de­s­pla­za­mie­n­to o viajes, ho­s­te­le­ría y re­s­tau­ra­ción, salvo que el importe de los mismos tuviera la co­n­si­de­ra­ción de gasto fi­s­ca­l­me­n­te deducible a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o del Impuesto sobre So­cie­da­des.

Con ello, en términos generales, para que un gasto sea deducible tienen que darse varios re­qui­si­tos. Así, la Agencia Tri­bu­ta­ria señala que: “Para que un gasto sea deducible es necesario que esté co­n­ta­bi­li­za­do (salvo ex­ce­p­cio­nes previstas en la ley), pero además tiene que cumplir otros re­qui­si­tos, que pueden resumirse en que el gasto debe responder a un hecho económico real, es decir, la anotación contable debe co­rre­s­po­n­der con una operación efe­c­ti­va­me­n­te realizada y no simulada.” Asimismo, el artículo 95 de la Ley 37/1992 señala que solo pueden deducirse “cuotas so­po­r­ta­das o sa­ti­s­fe­chas” a partir de ad­qui­si­cio­nes o servicios que estén di­re­c­ta­me­n­te re­la­cio­na­dos y afecten a la actividad em­pre­sa­rial y pro­fe­sio­nal.

Sin embargo, hay otros factores que influyen en la de­du­ci­bi­li­dad fiscal de los gastos en términos generales para calcular la base imponible del Impuesto de So­cie­da­des. Estos atañen a la co­n­ta­bi­li­za­ción, es decir, al hecho de tener que aparecer en la cuenta de pérdidas y ganancias; a la ju­s­ti­fi­ca­ción, en­te­n­dié­n­do­se este concepto como la obli­ga­to­rie­dad de presentar las facturas pe­r­ti­ne­n­tes que den cuenta de los gastos in­cu­rri­dos y que actúen como do­cu­me­n­tos ju­s­ti­fi­ca­ti­vos de los mismos; a la impu­tación, entendida como la inclusión de los gastos de re­pre­se­n­ta­ción en el período im­po­si­ti­vo en el tienen que de­ve­n­gar­se y, por último, a la co­rre­la­ción con los ingresos, es decir, mientras se esté llevando a cabo la actividad laboral, los gastos rea­li­za­dos deben estar enfocados a la obtención ingresos.

Con todo ello, el cálculo adecuado de los gastos y, por lo tanto, de la base imponible es fu­n­da­me­n­tal para que las empresas puedan elaborar sus balances fiscales, por lo que es necesario incluir y ju­s­ti­fi­car cualquier tipo de gasto y no deducir aquellos que no cumplan los re­qui­si­tos legales pe­r­ti­ne­n­tes.

De lo an­te­rio­r­me­n­te expuesto se deduce que los gastos de re­pre­se­n­ta­ción pueden de­s­gra­var­se siempre que estos tengan carácter pro­fe­sio­nal y dicho carácter pueda de­mo­s­trar­se. Esto atañe tanto a billetes de avión, tren o cualquier otro medio de tra­n­s­po­r­te, como a gastos de ma­nu­te­n­ción acre­di­ta­dos, por ejemplo, con facturas de re­s­tau­ra­n­tes y los re­la­cio­na­dos con el bienestar de los clientes y pro­vee­do­res con los que se colabora.

Como recoge su de­fi­ni­ción, dentro de los gastos de re­pre­se­n­ta­ción no pueden en­glo­bar­se, y, por tanto, no pueden deducirse, gastos generales de empresa. Asimismo, los gastos de re­pre­se­n­ta­ción no son de­du­ci­bles en su totalidad. Tal y como señala el apartado e, relativo a los donativos y a la li­be­ra­li­da­des del artículo 15 sobre gastos no de­du­ci­bles de la Ley del Impuesto sobre So­cie­da­des, “[…] los gastos por ate­n­cio­nes a clientes o pro­vee­do­res serán de­du­ci­bles con el límite del 1 por ciento del importe neto de la cifra de negocios del período im­po­si­ti­vo.”

Sin embargo, este apartado no da cabida a “[…]los gastos por ate­n­cio­nes a clientes o pro­vee­do­res ni los que con arreglo a los usos y co­s­tu­m­bres se efectúen con respecto al personal de la empresa ni los rea­li­za­dos para pro­mo­cio­nar, directa o in­di­re­c­ta­me­n­te, la venta de bienes y pre­s­ta­ción de servicios, ni los que se hallen co­rre­la­cio­na­dos con los ingresos.”

De todo ello se deduce que a pesar del pequeño po­r­ce­n­ta­je de de­du­ci­bi­li­dad de estos gastos tan comunes en las empresas, si se quieren obtener be­ne­fi­cios fiscales es re­co­me­n­da­ble atenerse a él.

Para evitar que Hacienda considere inapro­pia­dos los gastos de re­pre­se­n­ta­ción de­cla­ra­dos y deducidos de la base imponible, es re­co­me­n­da­ble atenerse a las di­re­c­tri­ces co­rre­s­po­n­die­n­tes y tener en cuenta los aspectos ex­pli­ca­dos con an­te­rio­ri­dad.

Partiendo de un ejemplo concreto, las comidas o cenas de negocios son de suma im­po­r­ta­n­cia para las pymes y los autónomos, pues la atmósfera di­s­te­n­di­da que se crea en ellas es idónea para hablar de negocios y para entablar re­la­cio­nes pro­fe­sio­na­les. Sin embargo, para que los gastos de re­pre­se­n­ta­ción de estas y otras si­tua­cio­nes derivadas sean re­co­no­ci­dos como tal, estos deben ser ve­ri­fi­ca­bles por parte las au­to­ri­da­des pe­r­ti­ne­n­tes. Algunos de los motivos que los fu­n­da­me­n­tan son:

• Ope­ra­cio­nes co­me­r­cia­les
• Pre­se­n­ta­ción de ofertas
• Ne­go­cia­ción para la co­n­ti­nua­ción de vínculos co­me­r­cia­les
• Firmas de contratos
• Ma­n­te­ni­mie­n­to de re­la­cio­nes co­me­r­cia­les

El lugar donde se producen los gastos de re­pre­se­n­ta­ción también desempeña un papel im­po­r­ta­n­te, pudiendo estos proceder de re­s­tau­ra­n­tes o bares, por ejemplo, aunque no serán de­du­ci­bles si tienen lugar en el domicilio privado del em­pre­sa­rio o de sus empleados.

La deducción de los gastos de re­pre­se­n­ta­ción, ya se trate de una simple comida o de cualquier ocasión especial derivada de ac­ti­vi­da­des de­sa­rro­lla­das en el entorno de la empresa, puede co­n­ve­r­ti­r­se en un ahorro de dinero y, co­n­se­cue­n­te­me­n­te, in­ve­r­ti­r­se en otras medidas em­pre­sa­ria­les. La condición básica para ello es que dichos gastos sean ra­zo­na­bles y estén de­bi­da­me­n­te do­cu­me­n­ta­dos. En este sentido, es im­po­r­ta­n­te llevar un registro de los mismos, pues estos gastos tributan en el impuesto de so­cie­da­des y, como tal, permiten reducir la base imponible de dicho tributo como un gasto de empresa más.

A la hora de co­n­ta­bi­li­zar los gastos de re­pre­se­n­ta­ción es necesario dar cuenta de la relación correcta de los gastos, total y pa­r­cia­l­me­n­te, de­du­ci­bles sin olvidar que para que los gastos de re­pre­se­n­ta­ción sean de­du­ci­bles, es necesario presentar las facturas de empresa co­rre­c­ta­me­n­te re­da­c­ta­das e in­clu­ye­n­do todos los datos co­rre­s­po­n­die­n­tes.

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