El libro de In­ve­n­ta­rio y Cuentas Anuales

La im­po­r­ta­n­cia del libro de In­ve­n­ta­rio y Balances radica en el hecho de que nos ayuda a llevar un control de los activos y pasivos de la empresa. Es decir, es in­di­s­pe­n­sa­ble para ordenar las finanzas de la empresa y cumplir con las obli­ga­cio­nes fiscales impuestas por la ley.

El artículo 28.1 del me­n­cio­na­do Código de Comercio establece que “el libro de In­ve­n­ta­rios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos tri­me­s­tra­l­me­n­te, se tra­n­s­cri­bi­rán con sumas y saldos los balances de co­m­pro­ba­ción. Se tra­n­s­cri­bi­rán también el in­ve­n­ta­rio de cierre de ejercicio y las cuentas anuales”. Esto supone que, a pesar de que la ley lo considera un único libro, este consta, en realidad, de distintos do­cu­me­n­tos:

• El balance inicial: relación valorada de todos los bienes, derechos y obli­ga­cio­nes de la empresa al comienzo del ejercicio.
• Los balances de co­m­pro­ba­ción de sumas y saldos: se recogen todas las cuentas con saldo de la empresa, es decir, las cuentas de balance y los gastos e ingresos.
• El in­ve­n­ta­rio de cierre: relación detallada y valorada de todos los elementos que conforman el pa­tri­mo­nio de la empresa al cierre del ejercicio económico.
• Un ejemplar de cuentas anuales: en el deben recogerse los informes contables que de­ta­lla­mos a co­n­ti­nua­ción.

Las Cuentas Anuales, reguladas en el artículo 34 del Código de Comercio, están formadas por un conjunto de do­cu­me­n­tos contables:

• El Balance de situación: es un documento en el que se recoge los bienes, derechos, obli­ga­cio­nes y capital de una empresa en un momento de­te­r­mi­na­do y de forma resumida.
• La Cuenta de pérdidas y ganancias: en este documento se hace constar el resultado del ejercicio, separando los ingresos y gastos derivados de este y di­s­ti­n­guie­n­do los gastos de ex­plo­ta­ción de aquellos que no lo son.
• El Estado de Cambios en el Pa­tri­mo­nio Neto (ECPN): este documento consta de dos partes. Por un lado, refleja los ingresos y gastos que la actividad de la empresa ha generado durante el ejercicio. La segunda parte refleja todos los mo­vi­mie­n­tos que se han producido en el pa­tri­mo­nio neto.
• El Estado de Flujos de Efectivo: en él se re­fle­ja­rán los cobros y pagos rea­li­za­dos por la empresa con el objetivo de informar sobre los mo­vi­mie­n­tos de efectivo que se han producido en el ejercicio. No es necesario si la empresa aplica el Plan General de Co­n­ta­bi­li­dad para pymes y reúne las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas para presentar Balance o ECPN abreviado.
• La Memoria: se usa para completar la in­fo­r­ma­ción contenida en los otros do­cu­me­n­tos que integran las cuentas anuales.

El libro de In­ve­n­ta­rio y Cuentas Anuales es un documento contable obli­ga­to­rio, tal y como aparece recogido en el artículo 25 del Código de Comercio. Pero ¿quiénes están obligados a llevar los libros contables? La le­gi­s­la­ción al respecto es algo confusa, ya que son varias las leyes que deben co­n­te­m­plar­se: por un lado, el Código de Comercio y el Plan General Contable y por otro, las normas fiscales. Ate­n­die­n­do a todas estas, podemos afirmar que están obligadas a llevar la co­n­ta­bi­li­dad, a legalizar los libros contables y a depositar las cuentas anuales las personas jurídicas, las so­cie­da­des me­r­ca­n­ti­les y otras entidades.

Todos los em­pre­sa­rios que, de acuerdo a lo previsto en el Código de Comercio, tienen que llevar la co­n­ta­bi­li­dad, deben elaborar un Libro Diario y un libro de In­ve­n­ta­rio y Cuentas Anuales. El artículo 27 de la me­n­cio­na­da ley señala que dichos libros deben pre­se­n­tar­se en el Registro Mercantil pro­vi­n­cial del lugar donde tenga su domicilio la empresa y, en los supuestos de cambio de domicilio, tiene pleno valor la le­ga­li­za­ción que se hubiera efectuado por el Registro de origen. Esta pre­se­n­ta­ción es lo que se conoce como la le­ga­li­za­ción de los libros. Estos libros se llevan al Registro Mercantil para que éste anote la pre­se­n­ta­ción en sus registros, los di­li­ge­n­cie y los selle. Este trámite ha sido concebido para dar au­te­n­ti­ci­dad al contenido de los libros.

El plazo para presentar el libro de In­ve­n­ta­rio y Cuentas Anuales es de 4 meses después del cierre de ejercicio. El libro de in­ve­n­ta­rios y cuentas anuales tiene que le­ga­li­zar­se obli­ga­to­ria­me­n­te. No obstante, las normas co­n­te­m­plan sanciones en caso de que no se depositen las Cuentas Anuales pero no en el caso de que no se presenten los libros contables.

Es im­po­r­ta­n­te tener en cuenta que el libro de In­ve­n­ta­rio y Cuentas Anuales debe ela­bo­rar­se en base a una serie de re­qui­si­tos obli­ga­to­rios:

• Debe llevarse con claridad, por orden de fechas y sin espacios en blanco.
• No se admiten in­te­r­po­la­cio­nes, ta­cha­du­ras, ra­s­pa­du­ras, abre­via­tu­ras o símbolos, si estos no son conformes al orden mercantil o si no son precisas.
• Los errores u omisiones deben co­rre­gi­r­se cuando se advierten.
• Las ano­ta­cio­nes contables se realizan en euros.

Además, hay que hacer hincapié en el hecho de que estos libros y cuentas pueden pre­se­n­tar­se en papel porque el Registro Mercantil Pro­vi­n­cial admite este formato para ser di­li­ge­n­cia­do y le­ga­li­za­do. No obstante, hoy en día casi todas las obli­ga­cio­nes contables se llevan a cabo en formato ele­c­tró­ni­co por medio de apli­ca­cio­nes in­fo­r­má­ti­cas es­pe­cí­fi­cas.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.