En Austria entró en vigor a pri­n­ci­pios de 2016 un decreto que obliga a las pymes con una fa­c­tu­ra­ción anual superior a los 15.000 € brutos (7.500 € netos) a implantar cajas re­gi­s­tra­do­ras o te­r­mi­na­les de punto de venta (TPV) que confirmen los ingresos de­cla­ra­dos a la hacienda pública. La principal razón es reducir el fraude fiscal asociado a las ventas en efectivo o por la ma­ni­pu­la­ción de cajas y sistemas de registro. Ahora bien ¿cómo es la situación en España?

Situación legal en España

Hasta hace poco, en España no existía una obli­ga­ción legal para que las empresas uti­li­za­ran cajas re­gi­s­tra­do­ras o te­r­mi­na­les de punto de venta (TPV). Sin embargo, con la entrada en vigor de la Ley An­ti­frau­de 11/2021, de medidas de pre­ve­n­ción y lucha contra el fraude fiscal, se han in­tro­du­ci­do cambios si­g­ni­fi­ca­ti­vos en este ámbito:

  1. Sistemas de fa­c­tu­ra­ción ce­r­ti­fi­ca­dos: a partir del 1 de enero de 2024, los sistemas in­fo­r­má­ti­cos o ele­c­tró­ni­cos empleados para fa­c­tu­ra­ción, co­n­ta­bi­li­dad o gestión deberán ga­ra­n­ti­zar la inal­te­ra­bi­li­dad, in­te­gri­dad, co­n­se­r­va­ción, tra­za­bi­li­dad y ac­ce­si­bi­li­dad de los registros.

  2. Prohi­bi­ción del software de doble uso: está prohibido el uso de programas que permitan llevar una co­n­ta­bi­li­dad paralela o manipular registros contables. Las sanciones por in­cu­m­pli­mie­n­to pueden alcanzar los 50.000 € por ejercicio económico.

Por tanto, aunque no se obliga di­re­c­ta­me­n­te a usar cajas re­gi­s­tra­do­ras o TPV, cualquier sistema empleado deberá cumplir con los criterios de seguridad y fia­bi­li­dad es­ta­ble­ci­dos por la ley.

Su­mi­ni­s­tro Inmediato de In­fo­r­ma­ción del IVA (SII)

En 2017 la Agencia Tri­bu­ta­ria puso en marcha un sistema de gestión del impuesto del IVA obli­ga­to­rio para grandes empresas y ciertos co­le­c­ti­vos, conocido como Su­mi­ni­s­tro Inmediato de In­fo­r­ma­ción del IVA o SII, a través del cual es posible enviar todas las facturas generadas por una empresa a través de la Sede Ele­c­tró­ni­ca de la AEAT. Aunque el SII no obliga a usar cajas re­gi­s­tra­do­ras, su uso facilita el cu­m­pli­mie­n­to de las exi­ge­n­cias legales y agiliza procesos como la li­qui­da­ción del IVA. Además, incluir di­s­po­si­ti­vos ele­c­tró­ni­cos de recogida de datos en el comercio minorista tiene algunas ventajas:

  • Las cajas re­gi­s­tra­do­ras y los TPV ayudan a las empresas a generar informes más claros.

  • Los te­r­mi­na­les de punto de venta suelen pro­po­r­cio­nar in­te­r­fa­ces de sistemas ERP pro­fe­sio­na­les que agilizan los procesos de gestión.

  • Las cajas re­gi­s­tra­do­ras facilitan la coope­ra­ción entre las empresas y la Agencia Tri­bu­ta­ria a la hora de verificar grandes volúmenes de datos.

  • Los te­r­mi­na­les de punto de venta registran las ventas, de­te­r­mi­nan los medios de pago más uti­li­za­dos, facilitan la gestión de in­ve­n­ta­rios y, por supuesto, agilizan la fa­c­tu­ra­ción.

En el caso de que la empresa se quiera acoger al sistema de SII, hay dos aspectos que deben tenerse en cuenta:

  • Implica la obli­ga­ción de realizar las au­to­li­qui­da­cio­nes de IVA mensuales, incluso si no hay obli­ga­ción para ello.

  • Se debe pe­r­ma­ne­cer en el sistema de SII durante un año como mínimo y esta pe­r­ma­ne­n­cia se entenderá como pro­rro­ga­da mientras no se solicite ex­plí­ci­ta­me­n­te su renuncia.

Sistema VERIFACTU

Re­cie­n­te­me­n­te, se ha in­tro­du­ci­do también el sistema VERIFACTU, que co­m­ple­me­n­ta y refuerza las medidas exi­s­te­n­tes. VERIFACTU es un sistema vo­lu­n­ta­rio que permite a las empresas remitir en tiempo real los registros de fa­c­tu­ra­ción a la Agencia Tri­bu­ta­ria. Su objetivo es ga­ra­n­ti­zar la in­te­gri­dad y au­te­n­ti­ci­dad de las facturas emitidas, fa­ci­li­ta­n­do la ve­ri­fi­ca­ción por parte de la ad­mi­ni­s­tra­ción y re­du­cie­n­do el fraude fiscal.

Las ca­ra­c­te­rí­s­ti­cas pri­n­ci­pa­les de este sistema son las si­guie­n­tes:

  • Remisión inmediata: las facturas se envían a la Agencia Tri­bu­ta­ria en el momento de su emisión, lo que permite un control más eficiente.
  • Código QR: cada factura incluye un código QR que permite al receptor verificar su validez y co­n­fi­r­ma­ción por parte de la Agencia Tri­bu­ta­ria.
  • Vo­lu­n­ta­rie­dad: a di­fe­re­n­cia del SII, VERIFACTU es opcional y está di­s­po­ni­ble para cualquier empresa que desee uti­li­zar­lo.

En­co­n­tra­rás más in­fo­r­ma­ción sobre este sistema en la página oficial de la Agencia Tri­bu­ta­ria.

Emisión de facturas: la factura ele­c­tró­ni­ca

Hasta hace poco, en España, las empresas podían emitir facturas tanto en papel como en formato ele­c­tró­ni­co, siempre que cu­m­plie­ran con los re­qui­si­tos legales es­ta­ble­ci­dos, como la inclusión de la fecha de ex­pe­di­ción, el valor y tipo de tra­n­sac­ción, el número de factura y demás di­s­po­si­cio­nes legales. Sin embargo, con la apro­ba­ción de la Ley 18/2022 de creación y cre­ci­mie­n­to de empresas, se ha es­ta­ble­ci­do la obli­ga­to­rie­dad de la factura ele­c­tró­ni­ca para todas las ope­ra­cio­nes entre em­pre­sa­rios y pro­fe­sio­na­les.

Es im­po­r­ta­n­te destacar que, aunque la factura ele­c­tró­ni­ca será obli­ga­to­ria, su im­ple­me­n­ta­ción se realizará de manera pro­gre­si­va, para que las empresas puedan adaptarse a los nuevos re­que­ri­mie­n­tos. Por lo tanto, durante el período de tra­n­si­ción, las empresas podrán seguir emitiendo facturas en papel, siempre que cumplan con los re­qui­si­tos legales vigentes.

En co­n­clu­sión, aunque en España no es obli­ga­to­rio el uso de cajas re­gi­s­tra­do­ras o TPV, la im­ple­me­n­ta­ción de sistemas como VERIFACTU y el cu­m­pli­mie­n­to con el SII reflejan el co­m­pro­mi­so hacia una mayor tra­n­s­pa­re­n­cia y efi­cie­n­cia fiscal. Las empresas deben evaluar las ventajas de adoptar estos sistemas para optimizar sus procesos y cumplir con las no­r­ma­ti­vas vigentes.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.

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