IVA e IRPF de­du­ci­bles del coche de empresa: qué gastos desgravan

Ya sea para acudir a una cita con un cliente fuera de la ciudad, con un asesor fi­na­n­cie­ro en el banco o al ae­ro­pue­r­to, son muchos los autónomos o tra­ba­ja­do­res por cuenta ajena que utilizan un coche de empresa y, no­r­ma­l­me­n­te, no lo utilizan solo para asuntos de trabajo, sino también para fines privados oca­sio­na­les. En España, el le­gi­s­la­dor permite deducir los gastos de ad­qui­si­ción y ma­n­te­ni­mie­n­to si el vehículo está afecto a la actividad económica, pero ¿cómo demostrar la afe­c­ta­ción del vehículo? ¿Cómo di­fe­re­n­ciar, a efectos del IVA o el IRPF, el uso privado y pro­fe­sio­nal de un automóvil? ¿Cuál es el criterio de la Agencia Tri­bu­ta­ria para es­ta­ble­cer el IRPF o el IVA deducible del coche de un autónomo? La respuesta a estas y otras preguntas, a co­n­ti­nua­ción.

Al hablar del coche de empresa, antes que nada, conviene tener en cuenta su grado de afe­c­ta­ción. En el contexto fiscal, se entiende por afe­c­ta­ción el grado de relación de un vehículo con la actividad económica. Esta relación puede variar ya que, mientras un tra­n­s­po­r­ti­s­ta depende de su vehículo por completo, un free­la­n­cer podría ne­ce­si­tar­lo para visitas puntuales a clientes. Sin embargo, es necesario para ambos, teniendo en cuenta la na­tu­ra­le­za de cada negocio. La Hacienda Pública cua­n­ti­fi­ca la afe­c­ta­ción de un vehículo a priori en un 100 % (uso pro­fe­sio­nal único y exclusivo) o en un 50 % (uso pro­fe­sio­nal y privado). Veámoslo en detalle.

El le­gi­s­la­dor tiene dos criterios di­fe­re­n­tes a la hora de co­n­si­de­rar la afe­c­ta­ción en términos de IRPF o de IVA. En el IRPF, solo se admite una deducción de los gastos de ad­qui­si­ción y ma­n­te­ni­mie­n­to si el coche se utiliza ex­clu­si­va­me­n­te para la actividad económica (sujeta y no exenta), es decir, o un 100 % o nada; en términos del IVA, parte de la premisa de que, a no ser que se trate del vehículo utilizado por un comercial o un tra­n­s­po­r­ti­s­ta, cualquier coche de empresa se puede utilizar también para fines privados, de modo que presume de antemano una afe­c­ta­ción del 50 %. Si el co­n­tri­bu­ye­n­te quiere deducir los impuestos y los gastos so­po­r­ta­dos en un po­r­ce­n­ta­je superior, ha de demostrar que lo utiliza en un grado superior.

Ahora bien ¿cómo demostrar ante Hacienda que tu vehículo no está afectado al 50 %, sino al 100 %? Aunque no es fácil hacerlo, el co­n­tri­bu­ye­n­te cuenta con la opción de aportar cualquier tipo de prueba admitida en derecho, como son: la posesión de otro vehículo para fines privados, el registro del ki­lo­me­tra­je y los de­s­pla­za­mie­n­tos, rotular el vehículo, las agendas de visitas a clientes, etc. A partir de esta do­cu­me­n­ta­ción, cabrá esperar la respuesta de Hacienda. ¿Vale el mismo criterio para la deducción del IVA y el IRPF? Veámoslo a co­n­ti­nua­ción.

Como vimos, el criterio del le­gi­s­la­dor se fu­n­da­me­n­ta en el grado de afe­c­ta­ción del coche de empresa a la propia actividad comercial. La pro­ble­má­ti­ca de la afe­c­ta­ción de un vehículo comienza cuando se trata de un turismo, no solo por su elevado coste de ad­qui­si­ción, sino también por su alta po­li­va­le­n­cia, de forma que no­r­ma­l­me­n­te resulta difícil di­fe­re­n­ciar co­m­ple­ta­me­n­te entre los usos privados y pro­fe­sio­na­les. Para entender la situación de conflicto que presentan los turismos, conviene de­te­ne­r­nos en la mecánica de la normativa fiscal para el IVA y el IRPF.

Ambos tributos tratan de compensar las entradas con las salidas: el IRPF vincula la deducción de gastos con la obtención de ingresos, y el IVA las cuotas deducidas con las de­ve­n­ga­das. Es por eso que, en términos del IRPF, el le­gi­s­la­dor español considera que los elementos pa­tri­mo­nia­les em­pre­sa­ria­les son aquellos que el em­pre­sa­rio necesita para la obtención de be­ne­fi­cios, en co­n­se­cue­n­cia, o están afectos o no lo están, mientras que la normativa del IVA los configura como afectos a la actividad económica en un po­r­ce­n­ta­je variable, partiendo de una pre­su­n­ción legal de afe­c­ta­ción al 50 %.

El vehículo de turismo, que puede uti­li­zar­se tanto para fines pro­fe­sio­na­les como privados, genera una di­fi­cu­l­tad para acreditar qué parte de su coste co­rre­s­po­n­de a un gasto que genera ingresos y qué parte co­n­s­ti­tu­ye el consumo y disfrute de un bien pa­r­ti­cu­lar.

La Ley General Tri­bu­ta­ria establece la po­si­bi­li­dad de deducir el 100 % del IVA en vehículos in­du­s­tria­les afectos a la actividad, que son estos:

• Los vehículos mixtos uti­li­za­dos en el tra­n­s­po­r­te de me­r­ca­n­cías.
• Los uti­li­za­dos en la pre­s­ta­ción de servicios de tra­n­s­po­r­te de viajeros.
• Los uti­li­za­dos en la enseñanza de co­n­du­c­to­res o pilotos.
• Los uti­li­za­dos en la rea­li­za­ción de pruebas, ensayos, de­mo­s­tra­cio­nes o en la promoción de ventas.
• Los uti­li­za­dos en los de­s­pla­za­mie­n­tos de los re­pre­se­n­ta­n­tes o agentes co­me­r­cia­les.
• Los uti­li­za­dos en servicios de vi­gi­la­n­cia.

El resto de vehículos (turismo y sus remolques, ci­clo­mo­to­res, mo­to­ci­cle­tas), como co­me­n­ta­mos arriba, añade una di­fi­cu­l­tad que la Ley del IVA sortea es­ta­ble­cie­n­do una pre­su­n­ción legal de afe­c­ta­ción del 50 % que puedes aumentar al 100 % aportando pruebas como, por ejemplo, un parte de ki­lo­me­tra­je. También pueden de­s­gra­var­se al 50 % (o al 100 %, si se trata de uno de los vehículos de­ta­lla­dos o se demuestra su afe­c­ta­ción absoluta) de las cuotas so­po­r­ta­das de IVA de los si­guie­n­tes gastos (siempre que se aporte la factura):

• ad­qui­si­ción
• co­m­bu­s­ti­ble, lu­bri­ca­n­te
• re­pa­ra­cio­nes y re­vi­sio­nes (ITV)
• apa­r­ca­mie­n­to y peajes

El artículo 22 del Re­gla­me­n­to del IRPF es­pe­ci­fi­ca cla­ra­me­n­te qué elementos pa­tri­mo­nia­les se co­n­si­de­ran afectos y estos se reducen a los bienes inmuebles de­s­ti­na­dos a la actividad económica o ne­ce­sa­rios para la obtención de ingresos. Más abajo, en el mismo artículo, se enumeran cuáles no se co­n­si­de­ran afectos, entre otros, aquellos que se utilizan para fines eco­nó­mi­cos y privados a la vez, aunque el uso privado sea ocasional. Es decir, para deducir los gastos del coche de un autónomo o pro­fe­sio­nal en términos de IRPF, la Agencia Tri­bu­ta­ria solo considera una afe­c­ta­ción al 100 %, que se co­rre­s­po­n­de con los vehículos (mixtos, dedicados al tra­n­s­po­r­te de personas, etc.) enu­me­ra­dos arriba. En este caso, la deducción de los gastos se realiza con las amo­r­ti­za­cio­nes.

A efectos de impuestos, deducir las cuotas de IVA vi­n­cu­la­das al vehículo utilizado para la actividad económica o demostrar su afe­c­ta­ción total para imputar el IRPF co­rre­s­po­n­die­n­te implica aportar cualquier prueba admitida en derecho. Los hechos que ce­r­ti­fi­can el uso pro­fe­sio­nal de un vehículo son de muy variada na­tu­ra­le­za y van desde la ro­tu­la­ción del coche hasta el uso de un segundo coche para fines privados, pasando por el registro del ki­lo­me­tra­je y el gasto en co­m­bu­s­ti­ble.

Si nos de­ca­n­ta­mos por esta última variante, será co­n­ve­nie­n­te seguir una cierta co­he­re­n­cia y seriedad: intenta llevar un registro lo más exacto posible que incluya fechas, ki­ló­me­tros re­co­rri­dos, motivo del viaje, conductor, etc., porque, cuantos más datos, mejor podrá Hacienda co­n­tra­s­tar­los y más fácil será para ti demostrar que usas el coche para tu trabajo; ve re­lle­na­n­do el documento que utilices (una tabla Excel, como nuestra plantilla, o un documento Word) sobre la marcha, y no a última hora, porque es probable que pierda cre­di­bi­li­dad ante Hacienda.

Hemos visto cómo contempla la ley el uso del coche para fines pro­fe­sio­na­les en términos de IVA y de IRPF y cómo puede acreditar un em­pre­sa­rio su derecho a desgravar los impuestos derivados de su vehículo o flota de vehículos. Entre las formas más usuales se encuentra rellenar o cu­m­pli­me­n­tar un parte de viajes o registro de ki­lo­me­tra­je lo más exacto y detallado posible, donde se vayan anotando las salidas de cada conductor, en el caso de contar con una flota de vehículos, e incluso los gastos de co­m­bu­s­ti­ble o de ma­n­te­ni­mie­n­to en que se ha incurrido en cada viaje, puesto que los gastos por de­s­pla­za­mie­n­to se entienden como gastos de viaje que la empresa puede deducir de sus impuestos.

Para registrar los viajes que tú o tus empleados realizáis con el coche de empresa, no necesitas un so­fi­s­ti­ca­do programa in­fo­r­má­ti­co. Con nuestra plantilla de registro de ki­lo­me­tra­je, de­s­ca­r­ga­ble de forma co­m­ple­ta­me­n­te gratuita, podrás ir anotando todos los de­s­pla­za­mie­n­tos de tu vehículo o tu flota indicando incluso el nombre del conductor si fuera necesario.

Para nuestra plantilla hemos utilizado un programa de hojas de cálculo, lo que te permitirá hacer las va­ria­cio­nes que co­n­si­de­res pe­r­ti­ne­n­tes, por ejemplo, añadiendo una columna para registrar el gasto de co­m­bu­s­ti­ble o los eve­n­tua­les gastos por re­pa­ra­cio­nes o ma­n­te­ni­mie­n­to. Si co­n­fi­gu­ras otra columna para anotar el coste por kilómetro, te resultará más fácil cobrar por tus servicios a tus clientes o pagar a tus co­me­r­cia­les.

El registro del ki­lo­me­tra­je conviene hacerlo de una forma exhau­s­ti­va y no dejarlo todo para final de año, porque entonces mucha in­fo­r­ma­ción ya no estará di­s­po­ni­ble.

En la cabecera de nuestra plantilla, hemos incluido un campo para la matrícula del coche y los campos para indicar el tramo de registro y el ki­lo­me­tra­je del coche al inicio y al final del periodo. A co­n­ti­nua­ción, se es­pe­ci­fi­can las di­fe­re­n­tes columnas para registrar cada viaje:

• una primera columna para ide­n­ti­fi­car el de­s­pla­za­mie­n­to,
• la fecha de salida y de regreso,
• el ki­lo­me­tra­je al inicio y al final del viaje,
• los ki­ló­me­tros que se han recorrido,
• el motivo del de­s­pla­za­mie­n­to,
• la ruta que ha seguido el conductor,
• el nombre del conductor, en aquellas empresas con varios vehículos.

Aún podrían añadirse las me­n­cio­na­das columnas para ide­n­ti­fi­car los gastos de co­m­bu­s­ti­ble (coste por litro y coste total) o ma­n­te­ni­mie­n­to (desgaste de ruedas, re­pa­ra­cio­nes).

Toda esta in­fo­r­ma­ción es de gran utilidad, no solo para calcular gastos o pagas y acreditar la afe­c­ta­ción del vehículo a la actividad comercial, sino también para optimizar procesos o rutas de entrega e incluso para llevar un control de la vida útil de los vehículos.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.