Gastos de viaje: in­fo­r­ma­ción general

Además de realizar ac­ti­vi­da­des pro­fe­sio­na­les dentro del propio espacio de trabajo, hay empresas que requieren que sus empleados atiendan un viaje de negocios o se desplacen fuera del lugar de trabajo habitual para llevar a cabo la actividad laboral. En este caso, los gastos de ma­nu­te­n­ción, de de­s­pla­za­mie­n­to y de pe­r­no­c­ta­ción se abonan al empleado como pe­r­ce­p­cio­nes extra sa­la­ria­les y corren a cargo de la empresa. Es lo que se conoce como gastos de viaje y se enmarcan dentro de la parte operativa de la actividad em­pre­sa­rial. Pero ¿es el em­pre­sa­rio o el tra­ba­ja­dor el que paga las ca­n­ti­da­des en un primer momento?, ¿cómo se tributan estos gastos? A co­n­ti­nua­ción, todas las re­s­pue­s­tas.

El término gastos de viaje se utiliza como concepto genérico para definir, como bien se indica arriba, a los gastos in­cu­rri­dos por el empleado con motivo de su de­s­pla­za­mie­n­to fuera del espacio de trabajo para realizar una actividad laboral. No obstante, en textos es­pe­cia­li­za­dos y de di­vu­l­ga­ción se en­cue­n­tran otros términos re­la­cio­na­dos que hacen re­fe­re­n­cia bien al mismo concepto, como es el caso de dietas o dietas de trabajo, bien a alguno de los gastos concretos que se incluyen dentro de estos gastos de viaje, estos son:

• Gastos por de­s­pla­za­mie­n­to o de lo­co­mo­ción. Cuando se viaja por negocios a otro municipio diferente al del lugar de trabajo, la empresa se encarga de cubrir el pago de todos los medios de tra­n­s­po­r­te uti­li­za­dos, ya sean coche (gasto por ki­lo­me­tra­je), tren, avión, taxi, tra­n­s­po­r­te público, etc.
• Gatos de estancia. Si la actividad en cuestión requiere pasar alguna noche fuera, los gastos de pernocta también corren a cargo de la empresa.
• Gastos de ma­nu­te­n­ción. Comidas que tengan que llevarse a cabo por estar fuera del lugar de trabajo, si bien no con el objetivo de mantener o conseguir re­la­cio­nes co­me­r­cia­les –en este caso no se co­n­si­de­ra­ría gastos de viajes, sino gastos de re­pre­se­n­ta­ción.

Ni los gastos de ma­nu­te­n­ción ni los de estancia pueden asignarse por un periodo superior a nueve meses y tampoco pueden co­n­si­de­rar­se tales cuando la actividad tiene lugar en el mismo municipio en el que la empresa tiene sus oficinas.

Aunque ya se ha dicho que es la empresa la que se hace cargo de estos gastos, no siempre paga por ade­la­n­ta­do. De hecho, es posible que el propio tra­ba­ja­dor sufrague sus gastos, si bien, eso sí, más tarde serán re­co­m­pe­n­sa­dos por la empresa como co­m­ple­me­n­to extra salarial. También puede ocurrir que la empresa en cuestión ofrezca un pre­su­pue­s­to cerrado destinado a gastos de viaje, del que el tra­ba­ja­dor podrá disponer cuando se desplace fuera del lugar de trabajo. Sea cual sea el modo de co­m­pe­n­sa­ción se­le­c­cio­na­do, ha de estar incluido en el Convenio Colectivo y, de no ser así, se regirá por los Estatutos de los Tra­ba­ja­do­res.

En algunos casos, se puede recurrir a una hoja de gastos para co­n­ta­bi­li­zar de­ta­lla­da­me­n­te los di­fe­re­n­tes gastos de viaje en los que se ha incurrido. En ella, como su nombre indica, se detallan los pagos que han sido rea­li­za­dos y, si han salido del bolsillo del empleado, servirá como ju­s­ti­fi­ca­n­te para que el de­pa­r­ta­me­n­to de finanzas le reembolse la cifra utilizada. Es im­po­r­ta­n­te también guardar las facturas, tanto en los pagos a po­s­te­rio­ri como en los pagos a mano alzada, que la empresa también puede utilizar como ju­s­ti­fi­ca­n­te para desgravar el IVA y el impuesto sobre so­cie­da­des.

Los gastos de viaje han de estar re­fle­ja­dos en nómina como co­m­ple­me­n­tos no sa­la­ria­les, si bien no se incluyen en la base de co­ti­za­ción siempre y cuando cumplan los re­qui­si­tos de la normativa aplicable, los cuales se indican en el siguiente apartado. En caso de que la Agencia Tri­bu­ta­ria sospeche de alguna irre­gu­la­ri­dad, puede in­ve­s­ti­gar la ju­s­ti­fi­ca­ción de los gastos, de ahí la im­po­r­ta­n­cia de conservar cualquier documento acre­di­ta­ti­vo. Si no se pudiese demostrar que el tra­ba­ja­dor ha incurrido en esos gastos o que están re­la­cio­na­dos con la actividad laboral de la empresa, el primero tendría que incluirlo en la de­cla­ra­ción y la segunda cumplir con sus obli­ga­cio­nes con la Seguridad Social, además de hacer frente a las sanciones co­rre­s­po­n­die­n­tes.

El empleado se puede preguntar si, al incurrir en estos gastos, ha de tri­bu­tar­lo en la de­cla­ra­ción de la renta. La ley del Impuesto exime de su tri­bu­ta­ción a los tra­ba­ja­do­res siempre se cumplan una serie de co­n­di­cio­nes y límites, siendo las que se exponen a co­n­ti­nua­ción las más generales:

Y en el caso de la empresa ¿cómo se tributan estos gastos?

Tanto en el caso del IS como del IVA la empresa podrá deducir los gastos de viaje efe­c­tua­dos por un empleado, siempre que hayan sido pagados por la empresa, tengan que ver con la actividad que de­sem­pe­ñen, dispongan de los ju­s­ti­fi­ca­n­tes ne­ce­sa­rios y se le haya dado el trato contable adecuado.

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