Facturas de re­s­tau­ra­n­tes: gastos de­du­ci­bles para pymes y autónomos

Un pro­fe­sio­nal que trabaja de forma autónoma invita a comer a un futuro cliente en uno de los mejores re­s­tau­ra­n­tes de la ciudad. A la hora de pagar tiene cuidado de solicitar el ticket y guardarlo bien. Cuando llega la hora de deducir este gasto, Hacienda le informa de que no es posible por no pre­se­n­tar­se en la forma adecuada. El pro­fe­sio­nal se pregunta entonces qué ha hecho mal.

No es una situación tan rara. A menudo se piensa que un ticket o una factura si­m­pli­fi­ca­da son su­fi­cie­n­tes para ju­s­ti­fi­car un gasto de re­s­tau­ra­ción. Al fin y al cabo, el gasto no fue tan elevado. Sin embargo, todo gasto que se quiera desgravar depende de unos re­qui­si­tos in­va­ria­bles. ¿Son de­du­ci­bles los gastos de re­pre­se­n­ta­ción? ¿Qué deben tener en cuenta las pymes y los pro­fe­sio­na­les autónomos a la hora de desgravar los gastos de re­pre­se­n­ta­ción, entre los que se en­cue­n­tran las comidas de negocios?

En el día a día pro­fe­sio­nal y comercial de pymes y autónomos hay que hacer frente a distintos tipos de gastos, y entre estos es habitual dudar ante la de­du­ci­bi­li­dad de ciertos di­s­pe­n­dios, como puede ser el alquiler de una vivienda o los gastos derivados del uso de un vehículo, por ejemplo. Es im­po­r­ta­n­te recordar que la ley española considera un gasto deducible cua­l­quie­ra que guarde relación con la actividad económica de la empresa y esté asociado a la ge­ne­ra­ción de ingresos actuales o futuros, siempre que pueda de­mo­s­trar­se ade­cua­da­me­n­te y esté re­gi­s­tra­do en los asientos contables. Si un autónomo utiliza su vivienda para de­sa­rro­llar su labor económica, el alquiler entra a formar parte de sus gastos de­du­ci­bles de la base imponible de impuestos, del mismo modo que los gastos de un vehículo privado si una pyme lo utiliza para hacer sus entregas a domicilio. Las comidas de negocios pe­r­te­ne­cen a ese terreno dudoso entre lo privado y lo público porque, si bien todas tienen una intención última de venta o co­n­se­cu­ción de algún negocio, el propio disfrute de la comida no significa que se produzca esa venta. Aun así y tal como reconoce la Ley del Impuesto de So­cie­da­des en el artículo 15.e, se co­n­si­de­ran gastos de­du­ci­bles «los gastos por ate­n­cio­nes a clientes o pro­vee­do­res (y) los rea­li­za­dos para pro­mo­cio­nar, directa o in­di­re­c­ta­me­n­te, la venta de bienes y pre­s­ta­ción de servicios (…)». En este sentido, invitar a clientes y pro­vee­do­res a comer o a cenar para cerrar acuerdos o negociar contratos o si­m­ple­me­n­te para cuidar las re­la­cio­nes co­me­r­cia­les, se co­n­si­de­ra­rían gastos de re­la­cio­nes públicas fi­s­ca­l­me­n­te de­du­ci­bles tanto para pymes como para pro­fe­sio­na­les autónomos.

En España tanto empresas como autónomos hacen frente a dos impuestos pri­n­ci­pa­les, que son el IVA, impuesto indirecto que grava el consumo, y el IRPF –y su equi­va­le­n­te, el Impuesto de So­cie­da­des–, impuesto directo que grava la ge­ne­ra­ción y di­s­po­ni­bi­li­dad de riqueza. En el caso del primero, las empresas actúan de ente re­cau­da­dor porque “re­pe­r­cu­ten” el impuesto en sus clientes (lo “cobran”) al tiempo que lo “soportan” (lo “pagan”). Este IVA soportado puede ser deducido del total en función de unos re­qui­si­tos, del mismo modo que los pro­fe­sio­na­les autónomos o em­pre­sa­rios in­di­vi­dua­les pueden deducir gastos en su de­cla­ra­ción del IRPF y las pymes del Impuesto de So­cie­da­des. A co­n­ti­nua­ción pasamos a detallar los re­qui­si­tos previstos en cada caso.

El IVA de la factura de una comida de negocios con un cliente o un proveedor, co­n­si­de­ra­dos “Otros servicios ex­te­rio­res”, puede de­s­gra­var­se en la medida en que los gastos sean de­du­ci­bles. En este grupo se incluyen también los gastos de su­mi­ni­s­tro o consumo de teléfono. Para ello es necesario que el gasto:

• Esté vinculado a la actividad económica de la empresa: los gastos han de ser ne­ce­sa­rios para la obtención de ingresos por parte de la empresa. Esto es muy relativo, porque depende del sector de actividad de la empresa y es difícil es­ta­ble­cer una co­rre­la­ción causa-efecto entre una comida o una cena y la obtención de ingresos.

• Esté co­n­ve­nie­n­te­me­n­te ju­s­ti­fi­ca­do con una factura completa original: para poder desgravar el IVA soportado, la factura debe estar co­rre­c­ta­me­n­te de­s­glo­sa­da. Un ticket de caja no cumpliría esta condición y, por lo tanto, Hacienda no lo co­n­si­de­ra­ría.

• Esté co­n­ta­bi­li­za­do en el libro registro de gastos: el IVA co­n­ta­bi­li­za­do en un periodo ha de cuadrar con el que se declara en el impuesto de ese mismo periodo.

A estos tres re­qui­si­tos pri­n­ci­pa­les se debe añadir que la factura no puede superar los cuatro años de an­ti­güe­dad y que el IVA se deduce solo en la pro­po­r­ción que el gasto esté afecto a la actividad, es decir, si un gasto está imputado al 50 % a la actividad, el IVA co­rre­s­po­n­die­n­te sólo será deducible al 50 %. La li­qui­da­ción del IVA se realiza con el modelo 303 mensual o tri­me­s­tra­l­me­n­te.

Los pro­fe­sio­na­les autónomos que declaran el IRPF por el régimen de es­ti­ma­ción directa pueden desgravar más o menos lo mismo que las pymes que han de declarar el Impuesto de So­cie­da­des. Los autónomos que se rigen por módulos, en cambio, pagan una cuota pre­de­te­r­mi­na­da y fija por lo que no pueden desgravar este tipo de gastos. Estos gastos se co­n­si­de­ran gastos de re­la­cio­nes públicas y se incluyen en el grupo de “Otros servicios ex­te­rio­res”. Los re­qui­si­tos exigidos por Hacienda igualan los exigidos para desgravar el IVA:

• El gasto ha de estar vinculado a la actividad de la empresa
• Ha de estar ju­s­ti­fi­ca­do (en este caso podría aceptarse también un recibo)
• Ha de estar co­n­ta­bi­li­za­do

La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo aprobada el 11 de octubre de 2017 incluye nuevas de­du­c­cio­nes fiscales para los autónomos, aunque no hay ninguna mo­di­fi­ca­ción respecto a los gastos de re­pre­se­n­ta­ción. Con el modelo 100 se declara anua­l­me­n­te el IRPF a la Agencia Tri­bu­ta­ria.

El Impuesto de So­cie­da­des es el equi­va­le­n­te al IRPF para aquellos autónomos que han fundado una sociedad limitada o una uni­pe­r­so­nal y desde 2016 también una sociedad civil. Está regulado por el Real Decreto Le­gi­s­la­ti­vo 4/2004 por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley del Impuesto de So­cie­da­des. En él se recoge (artículo 14.e) que no se co­n­si­de­ran gastos de­du­ci­bles los donativos y las li­be­ra­li­da­des, en­te­n­di­das estas como pre­s­ta­cio­nes a clientes y pro­vee­do­res sin motivo, si bien no se incluyen en esta de­no­mi­na­ción las ate­n­cio­nes a clientes, pro­vee­do­res y empleados o los actos de promoción, así como aquellos gastos de­te­r­mi­na­dos por los “usos y co­s­tu­m­bres”, como la cesta de Navidad. Esto quiere decir que tanto las comidas de negocios como las cenas de empresa para los tra­ba­ja­do­res desgravan del Impuesto de So­cie­da­des. La Reforma Fiscal en 2015 significó que los gastos por ate­n­cio­nes a clientes y pro­vee­do­res pasaron a ser de­du­ci­bles solo hasta un 1 % del importe neto de la cifra de negocios del período im­po­si­ti­vo. Esta medida se introdujo con la finalidad de combatir el fraude fiscal, ya que exige un mayor control a la hora de hacer pasar ciertos gastos como gastos de re­pre­se­n­ta­ción de­du­ci­bles. Las empresas declaran el Impuesto de So­cie­da­des con el modelo 200 o con el modelo 202.