Co­n­ta­bi­li­zar una au­to­fa­c­tu­ra: normativa y pro­ce­di­mie­n­to

El Re­gla­me­n­to de Fa­c­tu­ra­ción español (Real Decreto 1619/2012) regula la fa­c­tu­ra­ción por el de­s­ti­na­ta­rio o por terceros, pe­r­mi­tie­n­do que el receptor de una operación emita la factura en nombre y por cuenta del proveedor. Esta modalidad de au­to­fa­c­tu­ra es válida siempre que ambas partes se hayan puesto de acuerdo y se cumplan ciertos re­qui­si­tos.

¿Cuándo es obli­ga­to­rio emitir una au­to­fa­c­tu­ra?

Una au­to­fa­c­tu­ra es un documento emitido por el propio de­s­ti­na­ta­rio de la operación en lugar del proveedor. Esto ocurre en de­te­r­mi­na­das ci­r­cu­n­s­ta­n­cias en las que la normativa exige que sea el comprador quien declare la operación. Existen de­te­r­mi­na­dos supuestos en los que se debe emitir una au­to­fa­c­tu­ra, entre ellos:

• Ope­ra­cio­nes sujetas a la inversión del sujeto pasivo del IVA, como ad­qui­si­cio­nes in­tra­co­mu­ni­ta­rias o ciertos servicios prestados por no re­si­de­n­tes.
• Compra de oro de inversión, chatarra y ma­te­ria­les de re­cu­pe­ra­ción.
• De­te­r­mi­na­das ad­qui­si­cio­nes rea­li­za­das por agri­cu­l­to­res o ganaderos en régimen especial del IVA.

En cuanto al formato, la au­to­fa­c­tu­ra no difiere en gran medida de una factura al uso y, como esta, ha de incluir los datos obli­ga­to­rios según el Re­gla­me­n­to de Fa­c­tu­ra­ción. Con todo, desde la entrada en vigor de la Ley 39/2010, ya no es obli­ga­to­rio expedir y archivar au­to­fa­c­tu­ras en formato papel, lo que ha co­n­ve­r­ti­do a este pro­ce­di­mie­n­to en una fo­r­ma­li­dad puramente contable. Pero ¿cómo se debe co­n­ta­bi­li­zar una au­to­fa­c­tu­ra?

¿Cómo se co­n­ta­bi­li­za una au­to­fa­c­tu­ra?

Toda au­to­fa­c­tu­ra debe cumplir con los re­qui­si­tos del Re­gla­me­n­to de Fa­c­tu­ra­ción, que es­pe­ci­fi­can que:

1. El prestador ha de autorizar al de­s­ti­na­ta­rio a emitir la au­to­fa­c­tu­ra en un acuerdo previo donde se es­pe­ci­fi­quen las ope­ra­cio­nes en que se emitirá.
2. El prestador ha de aceptar esta factura en un proceso acordado por las partes.
3. El de­s­ti­na­ta­rio ha de remitir una copia al prestador.
4. La factura se expide en nombre y por cuenta del prestador de las ope­ra­cio­nes.

En algunos casos, cuando una au­to­fa­c­tu­ra corrige una operación anterior, podría ser necesario emitir una factura re­c­ti­fi­ca­ti­va.

Ahora nos de­te­n­dre­mos en aclarar cómo se debe co­n­ta­bi­li­zar una au­to­fa­c­tu­ra, es decir, cómo se registra este mo­vi­mie­n­to en la co­n­ta­bi­li­dad. Los pasos más im­po­r­ta­n­tes para co­n­ta­bi­li­zar co­rre­c­ta­me­n­te una au­to­fa­c­tu­ra son:

1. Ide­n­ti­fi­car la operación y comprobar si es necesario emitir una au­to­fa­c­tu­ra: si la operación está sujeta a la inversión del sujeto pasivo, el de­s­ti­na­ta­rio está obligado a emitir la au­to­fa­c­tu­ra y declarar el IVA.
2. Emitir la au­to­fa­c­tu­ra con los datos obli­ga­to­rios: debe incluir la fecha de la operación, la ide­n­ti­fi­ca­ción del proveedor y de­s­ti­na­ta­rio, la base imponible y el tipo de IVA aplicable.
3. Registrar si­mu­l­tá­nea­me­n­te el IVA soportado y el IVA re­pe­r­cu­ti­do: al actuar como emisor y receptor, el de­s­ti­na­ta­rio debe reflejar la misma cantidad de IVA en ambas cuentas.
4. Incluir la au­to­fa­c­tu­ra en los libros contables: el IVA se debe reflejar tanto en el libro de facturas emitidas (como IVA re­pe­r­cu­ti­do) como en el de facturas recibidas (como IVA soportado).
5. Declarar el IVA en los modelos fiscales co­rre­s­po­n­die­n­tes: la operación debe re­gi­s­trar­se en la de­cla­ra­ción tri­me­s­tral del IVA (modelo 303) y en el resumen anual del IVA (modelo 390) dentro de las ope­ra­cio­nes con inversión del sujeto pasivo.

Una au­to­fa­c­tu­ra tiene el mismo valor fiscal y contable que una factura ordinaria, pero con la pa­r­ti­cu­la­ri­dad de que es el de­s­ti­na­ta­rio quien la emite en lugar del proveedor.

Cómo co­n­ta­bi­li­zar una au­to­fa­c­tu­ra: ejemplo

Su­po­n­ga­mos que una empresa española contrata un servicio de co­n­su­l­to­ría a una empresa alemana por 1000 €. Como se trata de una ad­qui­si­ción in­tra­co­mu­ni­ta­ria de servicios, la empresa española debe au­to­fa­c­tu­rar la operación y declarar el IVA (21 %).

Efecto en el IVA: no genera un pago adicional, ya que el IVA soportado y re­pe­r­cu­ti­do se compensan.

De­cla­ra­ción fiscal: se informa en el modelo 303 y el modelo 390 como una operación con inversión del sujeto pasivo.

Para que una au­to­fa­c­tu­ra tenga validez legal y ambas partes la puedan co­n­ta­bi­li­zar, ha de incluir los datos que marca la le­gi­s­la­ción.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.