La co­n­ta­bi­li­dad de los autónomos y las pymes

Pocas veces es tan unánime el sentir popular como sucede con la ani­ma­d­ve­r­sión general hacia la palabra “co­n­ta­bi­li­dad”, casi equi­pa­ra­ble a la clase de ma­te­má­ti­cas del colegio. Y en realidad pocas di­s­ci­pli­nas son tan ne­ce­sa­rias y tan útiles como esta vi­li­pe­n­dia­da ciencia que tiene en el contador a su sufrido héroe cotidiano. Cada día nacen in­co­n­ta­bles ideas y proyectos en las mentes de los em­pre­n­de­do­res, pero solo algunas logran co­n­so­li­dar­se y crecer en el futuro, a menudo por una carencia de co­no­ci­mie­n­tos, desidia o descuido. La co­n­ta­bi­li­dad es la di­s­ci­pli­na de la exactitud, la tra­n­s­pa­re­n­cia y el cuidado, tres cua­li­da­des que todo em­pre­n­de­dor tendrá que atesorar si aspira a proyectar su idea de negocio en el futuro. Solo llevando una co­n­ta­bi­li­dad clara, ordenada y acorde con la ley es posible tener una visión cierta del estado del negocio y de sus po­si­bi­li­da­des de cre­ci­mie­n­to, valores sin los cuales no es posible tomar las de­ci­sio­nes adecuadas. A co­n­ti­nua­ción de­s­gra­na­mos las obli­ga­cio­nes contables de los autónomos y las pymes en España.

No solo porque lo diga el Código de Comercio, sino también por la necesidad simple y llana de no perder horas de trabajo de forma in­ne­ce­sa­ria, tendrás que dedicarte, antes que nada, a guardar y ordenar toda la do­cu­me­n­ta­ción (recibos, facturas, tickets, nóminas, extractos bancarios, etc.) para poder ju­s­ti­fi­car todas las ope­ra­cio­nes rea­li­za­das y después in­clui­r­las en los libros sin saltos ni co­rre­c­cio­nes. Olvídate del típex: el Código Mercantil, datado en 1885, hace especial hincapié en la necesidad de que los libros contables sean claros, limpios, estén ordenados cro­no­ló­gi­ca­me­n­te y no contengan “ra­s­pa­du­ras, ta­cha­du­ras o enmiendas”. Hoy esto es mucho más fácil gracias al software de co­n­ta­bi­li­dad al que puede acceder cualquier autónomo o em­pre­sa­rio.

Llevar una co­n­ta­bi­li­dad ordenada y adecuada permite a cualquier pro­fe­sio­nal o em­pre­sa­rio controlar en todo momento el estado del negocio y elaborar los libros contables, que son algo así como los archivos donde se recopila toda la in­fo­r­ma­ción fi­na­n­cie­ra y económica de un negocio. Los libros y la do­cu­me­n­ta­ción que los apoya han de co­n­se­r­var­se durante al menos cuatro eje­r­ci­cios fiscales, un tiempo durante el cual Hacienda podría re­cla­mar­los e in­s­pe­c­cio­nar­los. A efectos me­r­ca­n­ti­les, han de guardarse, “de­bi­da­me­n­te ordenados, durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros” (Código de Comercio, art. 30), incluso aunque la actividad haya cesado –en caso de fa­lle­ci­mie­n­to, la re­s­po­n­sa­bi­li­dad recae en los herederos. Así que, asegúrate de que en­cue­n­tras la forma de guardar toda la do­cu­me­n­ta­ción sobre tu empresa durante seis años conforme con lo que dicta la ley y de forma que resulte fácil co­n­su­l­tar­la.

Las re­s­po­n­sa­bi­li­da­des contables de las empresas dependen del régimen bajo el que declaren su actividad a Hacienda, puesto que la co­n­ta­bi­li­dad va muy ligada a las obli­ga­cio­nes fiscales. No hay una sin la otra, porque sin conocer el re­n­di­mie­n­to de un negocio no es posible deducir cuántos impuestos debe pagar.

Los em­pre­sa­rios pueden acogerse al régimen de es­ti­ma­ción directa, normal o si­m­pli­fi­ca­da, o al régimen de es­ti­ma­ción objetiva, conocido po­pu­la­r­me­n­te como es­ti­ma­ción por módulos. Las pymes y los autónomos suelen atenerse a la es­ti­ma­ción si­m­pli­fi­ca­da y a la objetiva. Ambos regímenes se di­fe­re­n­cian en el importe neto de la cifra de negocio que no se debe superar, 600.000 y 150.000 re­s­pe­c­ti­va­me­n­te, y en las obli­ga­cio­nes contables y re­gi­s­tra­les derivadas de esta di­fe­re­n­cia. El régimen de es­ti­ma­ción por módulos suele co­m­pre­n­der a los pro­fe­sio­na­les autónomos y gremios como el comercio minorista, la ho­s­te­le­ría, etc. Las pymes pueden engrosar uno u otro grupo en función de sus ingresos y número de tra­ba­ja­do­res y se atienen al Plan General de Co­n­ta­bi­li­dad para pymes, versión si­m­pli­fi­ca­da del Plan ordinario, dada la menor co­m­ple­ji­dad de las ac­ti­vi­da­des y el menor volumen de negocio de la pequeña y mediana empresa.

En los párrafos si­guie­n­tes de­ta­lla­mos las obli­ga­cio­nes contables de pymes y pro­fe­sio­na­les.

Los pro­fe­sio­na­les autónomos rara vez declaran en el régimen de es­ti­ma­ción directa normal por el volumen de ingresos que ca­ra­c­te­ri­za a las empresas de este grupo (superior a los 600.000 euros). Junto a los pequeños em­pre­sa­rios, es más probable que se rijan por el de es­ti­ma­ción directa si­m­pli­fi­ca­da, de tal modo que si bien no tienen las obli­ga­cio­nes contables que tienen las so­cie­da­des me­r­ca­n­ti­les, sí se les exige un mínimo registro contable.

Este se compone de los si­guie­n­tes libros obli­ga­to­rios: libro registro de facturas emitidas, libro registro de facturas recibidas, libro registro de bienes de inversión y libro registro de gastos. Las pymes que siguen lo que marca el PGC para pymes están au­to­ri­za­das a presentar un libro de in­ve­n­ta­rios y cuentas anuales abre­via­das (balance, cuenta de pérdidas y ganancias) y están exentos de presentar el estado de flujos de efectivo y el estado de cambios en el pa­tri­mo­nio neto. También han de llevar un libro diario.

Los pro­fe­sio­na­les y em­pre­sa­rios que se atienen a este régimen tienen la ventaja de no tener que elaborar informes tan exhau­s­ti­vos como las grandes compañías, ya que su actividad no suele barajar valores tan complejos. Los libros del autónomo son bá­si­ca­me­n­te una forma de llevar un registro cro­no­ló­gi­co de las entradas y salidas en la caja del negocio. En este régimen, la empresa está obligada a llevar un registro de ventas e ingresos donde se recopilan todas las facturas emitidas, otro de compras y gastos y un libro de bienes de inversión donde se te­s­ti­fi­can las compras de bienes con una vida útil superior a un año (in­ve­r­sio­nes ne­ce­sa­rias para de­sa­rro­llar la actividad comercial o pro­fe­sio­nal).

Libro registro de facturas emitidas

El libro registro de facturas emitidas se compone de un listado cro­no­ló­gi­co de todas las facturas que ha emitido la empresa (que ha cobrado) que ha de incluir esta in­fo­r­ma­ción:

• número de factura,
• fecha de emisión,
• de­s­ti­na­ta­rio de la factura,
• base imponible,
• tipo de IVA (4, 10 o 21 %),
• importe del IVA,
• retención de IRPF (si debe rea­li­zar­se).

Libro registro de facturas recibidas

En él se recogen las facturas que la empresa ha recibido, es decir, los pagos a pro­vee­do­res y los gastos por compras ne­ce­sa­rias para la obtención de ingresos. Para poder in­clui­r­los como gastos em­pre­sa­ria­les y de­du­ci­r­los fi­s­ca­l­me­n­te han de guardar relación con la actividad del negocio, bien por deberse a ella o por ser necesario para ella, y deben do­cu­me­n­tar­se de­bi­da­me­n­te con su co­m­pro­ba­n­te.

Libro de registro de bienes de inversión

Refleja los gastos en bienes ne­ce­sa­rios para el negocio con vida útil a largo plazo (superior a un año) y que se deba amortizar en plazos.

Libro de registro de gastos

En este libro se co­n­ta­bi­li­zan aquellos di­s­pe­n­dios para los cuales no se tiene factura pero sí un co­m­pro­ba­n­te de pago, como podría ser un ticket o un recibo del banco. Este es el caso de los pagos de las cuotas de autónomos a la Seguridad Social, de los tickets de material de oficina en la papelería del barrio, del taxi que tomó un cliente o el de una comida de empresa –si no han hecho una factura.

El pequeño y mediano em­pre­sa­rio tiene unas obli­ga­cio­nes contables es­pe­cí­fi­cas que enu­me­ra­mos aquí.

Libro Diario

Para las empresas que se rigen por el Código de Comercio, el libro diario es un deber contable in­e­vi­ta­ble. En él se registran todas las ope­ra­cio­nes del negocio en orden cro­no­ló­gi­co siguiendo el método de la partida doble (deber y haber). Para poder llevar un libro diario ordenado y limpio es necesario conservar toda la do­cu­me­n­ta­ción que apoya las tra­n­sac­cio­nes (durante seis años), como indicamos al comienzo, pues es de esta do­cu­me­n­ta­ción de donde se extrae la in­fo­r­ma­ción que se anota en el libro en forma de asientos contables. El libro diario se abre con un asiento de apertura y se cierra con uno de cierre. Se ha de presentar al Registro Mercantil para que lo legalice, operación que hoy puede hacerse de forma te­le­má­ti­ca.

Libro de In­ve­n­ta­rios y Cuentas anuales

Este es un documento contable formado por los si­guie­n­tes do­cu­me­n­tos:

• Balance inicial detallado
• Balances de sumas y saldos de co­m­pro­ba­ción (saldo del libro mayor)
• In­ve­n­ta­rio de cierre de ejercicio (detalle de los bienes y derechos de la sociedad)
• Un ejemplar de las cuentas anuales:
  • Balance de situación: se di­fe­re­n­cia del balance de saldos en que muestra la situación estática del negocio al final del ejercicio, separando el activo, el pasivo y el pa­tri­mo­nio neto.
  • Cuenta de pérdidas y ganancias: o cuenta de re­su­l­ta­dos porque recoge el resultado derivado de los ingresos y los gastos del ejercicio.
  • Estado de cambios en el pa­tri­mo­nio neto (ECPN): recoge las va­ria­cio­nes en el pa­tri­mo­nio y sus causas.
  • Estado de flujos de efectivo: refleja el origen y el uso del efectivo.
  • Memoria: completa la in­fo­r­ma­ción del resto de do­cu­me­n­tos.

Si la empresa sigue el PGC para pymes o puede presentar un balance abreviado no ha de presentar el Estado de flujos de efectivo ni tampoco un Informe de gestión.

Como una reliquia de la era de la co­n­ta­bi­li­dad, el código mercantil establece que este libro no debe contener ta­cha­du­ras o ra­s­pa­du­ras, pero hoy en día rara vez se elaboran estos libros en papel. El Registro Mercantil acepta incluso su envío en formato ele­c­tró­ni­co y cualquier programa de co­n­ta­bi­li­dad mí­ni­ma­me­n­te digno co­n­tri­bu­ye a evitar los espacios en blanco o las in­co­n­grue­n­cias de número o fecha, de modo que muy pocas veces es necesario emitir facturas re­c­ti­fi­ca­ti­vas.

Este régimen se aplica a pro­fe­sio­na­les y em­pre­sa­rios cuya actividad está incluida en la Orden del Mi­ni­s­te­rio de Hacienda y Ad­mi­ni­s­tra­cio­nes Públicas que de­sa­rro­lla el régimen de es­ti­ma­ción objetiva y no supera el volumen de 150.000 euros durante el ejercicio anterior (250.000 para ac­ti­vi­da­des agrícolas, ganaderas y fo­re­s­ta­les).

Los em­pre­sa­rios que declaran por módulos no están obligados a llevar libros contables, si bien han de guardar todas las facturas y la do­cu­me­n­ta­ción contable porque podría re­que­ri­r­la Hacienda. Estas empresas suelen llevar la co­n­ta­bi­li­dad de todos modos como soporte a su labor de control y previsión. Sus obli­ga­cio­nes re­gi­s­tra­les y contables se reducen a la de conservar todas las facturas entrantes y salientes, así como las compras de bienes de inversión si se han de amortizar pe­rió­di­ca­me­n­te y los ju­s­ti­fi­ca­n­tes de los módulos aplicados. Para más in­fo­r­ma­ción, visita la página in­fo­r­ma­ti­va que ofrece la Agencia Tri­bu­ta­ria.

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