Carta de re­cla­ma­ción de deuda: pla­n­ti­llas para descargar

Los cobros pe­n­die­n­tes, los po­pu­la­r­me­n­te de­no­mi­na­dos impagados, amenazan la capacidad de las empresas para afrontar pagos: cuantas más facturas impagadas se amontonen, menor es la capacidad de liquidez. Si pensamos en términos de intereses, los impagados no solo generan la pérdida de ese monto sino los intereses que se pagan en el caso de pedir préstamos para tener liquidez y seguir con el correcto fu­n­cio­na­mie­n­to de la empresa. Esto hace que las empresas se preocupen por exigir el pago de las facturas pe­n­die­n­tes por los servicios prestados dentro de los plazos legales, ge­ne­ra­l­me­n­te por la vía amistosa, en un proceso de re­cla­ma­ción de deuda que recuerda a los malos pagadores sus facturas pe­n­die­n­tes. Si esto no es su­fi­cie­n­te, las empresas aún pueden tomar medidas legales (proceso monitorio por vía judicial).

A co­n­ti­nua­ción, nos centramos en el proceso ex­tra­ju­di­cial de re­cla­ma­ción de deudas, porque incluso fuera de los tri­bu­na­les es relevante seguir el pro­ce­di­mie­n­to habitual al pie de la letra. Los re­co­r­da­to­rios de pago co­n­s­ti­tu­yen un requisito si se tienen que tomar medidas legales y, en general, los co­n­fli­c­tos ante los tri­bu­na­les pueden evitarse si se sabe utilizar la vía amistosa.

El objetivo de los re­co­r­da­to­rios de pago es reducir el número de facturas sin pagar y evitar pérdidas sobre créditos al tiempo que se mantiene a la clientela, lo que se refleja tanto en el tono que se usa en la co­mu­ni­ca­ción como en el número de pe­ti­cio­nes que se considera apropiado enviar antes de tomar medidas más drásticas por la vía judicial.

Cualquier proceso amistoso de re­cla­ma­ción de deudas depende de dos conceptos legales de vital im­po­r­ta­n­cia: el ve­n­ci­mie­n­to y la mora.

Para que pueda iniciarse un proceso de re­cla­ma­ción de impagados es necesario que se dé una obli­ga­ción que capacite a un acreedor a exigir una pre­s­ta­ción (un pago) a su deudor. Esta obli­ga­ción o deuda suele tener su origen en un contrato (un contrato de compra, por ejemplo). En de­fi­ni­ti­va, solo puede re­cla­mar­se un impagado si se tiene derecho a ello y la factura ha vencido.

Si el deudor no cumple lo acordado en el plazo fijado hasta el ve­n­ci­mie­n­to de la factura, el acreedor tiene todo el derecho a exigir el pago de la deuda.

En el ejemplo de arriba, el deudor incide en mora (morosidad) cuando vence el plazo de pago de la factura, momento que se convierte en un requisito para que el acreedor tenga derecho a exigirle el pago.

No obstante, hay que tener en cuenta que las deudas también pre­s­cri­ben: si el acreedor de una factura no reclama la deuda en un de­te­r­mi­na­do plazo, cuando lo haga, el deudor puede alegar que la deuda ya ha caducado y por lo tanto negarse a pagarla. El plazo general es de 5 años pero también hay otros plazos in­fe­rio­res de­pe­n­die­n­do de la materia o del tipo de documento.

Si un deudor se demora en un pago, el acreedor tiene derecho a una in­de­m­ni­za­ción (en la forma de tasas) e intereses de demora. Para ello se ha de dar una ci­r­cu­n­s­ta­n­cia des­en­ca­de­na­n­te de la morosidad, la cual tiene lugar cuando a pesar del ve­n­ci­mie­n­to y del re­co­r­da­to­rio de pago se produce un impago. Ahora bien, aun sin avisos de pago, un cliente incurre en morosidad cuando a pesar del ve­n­ci­mie­n­to de la factura el acreedor no ha recibido ningún reembolso. Según la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se es­ta­ble­cen medidas de lucha contra la morosidad en las ope­ra­cio­nes co­me­r­cia­les, que tiene como objeto in­co­r­po­rar a la legalidad española la Directiva 2000/35/CE, del Pa­r­la­me­n­to Europeo y del Consejo, de 29 de junio de 2000, para el pago de la deuda se establece un plazo de treinta días desde la pre­s­ta­ción del servicio si no se hubiera fijado otro en la factura o en el contrato, como en el caso de Juan Pérez en nuestro ejemplo. Pasado este plazo, el co­me­r­cia­n­te o em­pre­sa­rio puede proceder a exigir el cobro de impagados al cliente por teléfono, por correo ele­c­tró­ni­co, por carta postal o por fax. Por supuesto, la mayoría de los casos de impago no son actos de mala fe, es­pe­cia­l­me­n­te a nivel comercial. En los últimos años España se ha visto pro­fu­n­da­me­n­te afectada por la cadena de impagos oca­sio­na­da por los últimos aco­n­te­ci­mie­n­tos fi­na­n­cie­ros globales. Si bien la le­gi­s­la­ción no recoge la obli­ga­ción de enviar avisos re­co­r­da­to­rios de pago, la buena costumbre aconseja un ace­r­ca­mie­n­to delicado al deudor. En muchos casos es el propio cliente el primer in­te­re­sa­do en una solución amistosa que evite un proceso monitorio notarial o judicial. Según una popular máxima entre los pro­fe­sio­na­les del derecho, un mal acuerdo es siempre mejor que un buen pleito, así que, antes de amenazar a un cliente con una demanda, a riesgo de perderlo para siempre, quizá quieras agotar la vía ex­tra­ju­di­cial para reclamar deudas.

La le­gi­s­la­ción no recoge un formato explícito de redacción de cartas de re­cla­ma­ción de deuda ex­tra­ju­di­cial, aunque sí hay ciertos elementos que se deben incluir, aunque sea solo por cubrirse las espaldas. Antes de informar a tus deudores de las facturas impagadas, recaba primero toda la in­fo­r­ma­ción posible sobre dichas facturas y sobre el estado fi­na­n­cie­ro de la empresa. Piensa también si estás dispuesto a re­ne­go­ciar algunas co­n­di­cio­nes de pago y guarda todas las pruebas de que el deudor está al corriente de las facturas impagadas. En de­fi­ni­ti­va: prepárate a co­n­cie­n­cia para no dar ningún paso en falso que pueda pe­r­ju­di­car­te en el futuro.

El tono de una carta de re­cla­ma­ción de deuda va cambiando a medida que avanza el tiempo de demora, pero la primera toma de contacto, que también puede ser te­le­fó­ni­ca, es sumamente cordial. En ella se detallan, en un lenguaje sencillo, conciso y sin grandes flo­ri­tu­ras, los datos de la factura en cuestión para que el in­te­r­lo­cu­tor pueda ide­n­ti­fi­car fá­ci­l­me­n­te el motivo del aviso: se vuelve a presentar el importe, la fecha del servicio realizado, el propio servicio, el plazo de pago, si se presentan co­n­di­cio­nes es­pe­cia­les, etc., y puede avanzarse incluso la po­si­bi­li­dad de incluir intereses de demora en el importe si la factura no se iguala en el plazo previsto. También puede incluirse la forma de pago para excluir esta causa de impago.

Fi­na­l­me­n­te, conviene añadir los datos de contacto para permitir al in­te­r­lo­cu­tor corregir la in­fo­r­ma­ción di­s­po­ni­ble o se­n­ci­lla­me­n­te responder a esta primera toma de contacto.

En las su­b­si­guie­n­tes co­mu­ni­ca­cio­nes (no más de cuatro) y si el in­te­r­lo­cu­tor no ha co­n­te­s­ta­do a ninguna de las an­te­rio­res, el tono se va en­du­re­cie­n­do y la exigencia apre­mia­n­do, siempre in­clu­ye­n­do la in­fo­r­ma­ción sobre la factura que se debe. En la última carta antes de iniciar un proceso judicial se informa al deudor de que se han tomado las medidas legales ne­ce­sa­rias. Según los es­pe­cia­li­s­tas, la quinta carta ya debería estar firmada por un abogado.

Si bien no hay ninguna es­pe­ci­fi­ca­ción del número de re­co­r­da­to­rios que pueden enviarse al deudor, conviene dejarse guiar por el sentido común. Aunque es poco probable que quien no reaccione a la primera re­cla­ma­ción tampoco lo hará a la tercera, suele co­n­si­de­rar­se una buena práctica enviar tres o cuatro cartas amistosas antes de contratar a un bufete de abogados o de iniciar un proceso monitorio.

En estos escritos el tono cambia a medida que la cuestión se vuelve más seria: desde el tono amistoso del primer re­co­r­da­to­rio de pagos (para no perder a un cliente ol­vi­da­di­zo) hasta el tono apre­mia­n­te de la última, las cartas de re­cla­ma­ción de impagados se van tornando más exigentes sin perder la co­m­po­s­tu­ra y la pro­fe­sio­na­li­dad. Se trata, en de­fi­ni­ti­va, de recordar y exigir un pago a un cliente que podría no estar en co­n­di­cio­nes de abonarlo, por lo que conviene actuar con tacto.

En la primera toma de contacto podría bastar un correo ele­c­tró­ni­co, pero si se quiere tener la certeza de que las cartas llegan a su de­s­ti­na­ta­rio, quizás convenga ce­r­ti­fi­car­las porque, aunque no se tenga la seguridad de que lea el contenido, al menos se tiene co­n­s­ta­n­cia de que el cliente las ha recibido. Cuando se quiere ce­r­ti­fi­car si el cliente las lee, entonces se ha de recurrir al burofax, que suele enviarse como último recurso. Con ello el acreedor tiene la garantía de que el deudor conoce de la exi­s­te­n­cia de una re­cla­ma­ción de deuda y de que se van a iniciar los trámites legales oportunos. Asimismo, queda re­gi­s­tra­do que el cliente no ha re­s­po­n­di­do a las an­te­rio­res re­cla­ma­cio­nes de pago, sirviendo así de prueba do­cu­me­n­tal en el proceso monitorio.

Para mostrarte la mejor forma de escribir una carta de re­cla­ma­ción de deuda, hemos elaborado unos modelos que pueden seguirte de orie­n­ta­ción.

A la hora de gestionar cobros de impagados y de en­fre­n­tar­se a los clientes conviene apoyarse en modelos y pla­n­ti­llas pro­fe­sio­na­les. IONOS te presenta modelos de carta para agotar la vía amistosa en formato Word y Excel.

Cuando la vía amistosa no da re­su­l­ta­dos, el acreedor puede iniciar un proceso monitorio previsto en la Ley de En­jui­cia­mie­n­to Civil 1/2000 en el cual no es en principio necesaria la im­pli­ca­ción de un abogado y que cuenta con altos índices de éxito. Pre­se­n­ta­n­do todas las pruebas do­cu­me­n­ta­les oportunas, es el juez quien envía un re­que­ri­mie­n­to de pago a 20 días al que ge­ne­ra­l­me­n­te se reacciona más rá­pi­da­me­n­te. Si el deudor no abona el importe el juez archiva el proceso monitorio y da paso al auto de ejecución en que se obliga al pago de la deuda con los bienes privados.

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