Cómo de­te­r­mi­nar las pro­vi­sio­nes contables de una empresa

Con co­no­ci­mie­n­tos básicos en co­n­ta­bi­li­dad, calcular y gestionar las pro­vi­sio­nes de una empresa no es ex­tre­ma­da­me­n­te difícil. Aquellos que nunca han realizado un balance o un informe de pérdidas y ganancias en­cue­n­tran una buena in­tro­du­c­ción en nuestro artículo sobre la co­n­ta­bi­li­dad de partida doble. Debido a su co­m­ple­ji­dad y a la di­ve­r­si­dad entre modelos de negocio y pre­su­pue­s­tos, en esta guía solo se tienen en cuenta los aspectos más generales de la co­n­ta­bi­li­dad.

Para de­te­r­mi­nar las pro­vi­sio­nes contables e in­te­grar­las fá­ci­l­me­n­te dentro de los registros de las obli­ga­cio­nes contables, es fu­n­da­me­n­tal co­n­si­de­rar las si­guie­n­tes reglas básicas del cálculo de los estados fi­na­n­cie­ros:

Los activos, según el PGC, hacen re­fe­re­n­cia a los bienes, derechos y otros recursos co­n­tro­la­dos eco­nó­mi­ca­me­n­te por la empresa, re­su­l­ta­n­tes de sucesos pasados, de los que se espera que la empresa obtenga be­ne­fi­cios o re­n­di­mie­n­tos eco­nó­mi­cos en el futuro, es decir, todo aquello en lo que se gasta dinero. Por ejemplo, los activos fijos (in­s­ta­la­cio­nes, ma­qui­na­ria, etc.), los in­ve­n­ta­rios (materias primas y ma­te­ria­les de co­n­s­tru­c­ción), bonos, etc.

Los pasivos, por su parte, son definidos como las obli­ga­cio­nes actuales surgidas como co­n­se­cue­n­cia de sucesos pasados, para cuya extinción la empresa espera de­s­pre­n­de­r­se de recursos que puedan producir be­ne­fi­cios o re­n­di­mie­n­tos eco­nó­mi­cos en el futuro. Por ejemplo, préstamos, ganancias de capital, su­b­ve­n­cio­nes y, también, pro­vi­sio­nes (pasivo co­n­ti­n­ge­n­te).

Siempre debe haber un equi­li­brio entre los activos y los pasivos.

A la hora de calcular los activos, los flujos de cobro (abonos a cuentas por cobrar) se registran como debe y los flujos de pago (abonos a cuentas por pagar) como haber. 

En el cálculo de los pasivos esto funciona en el sentido contrario: los flujos de cobro se registran como haber y los flujos de pago como debe.

El hecho de que las pro­vi­sio­nes sean reservas las ubica en el sector pasivo de un balance. Para la co­n­ta­bi­li­dad esto significa que el flujo de pagos se registra como debe (izquierda) y el flujo de cobros como haber (derecha). En el punto 14 de la quinta parte del Plan General Contable en­co­n­tra­rás un listado general de aquellas pro­vi­sio­nes que puedes incluir en el balance general de tu empresa. Entre ellas se en­cue­n­tran:

1. Provisión por re­tri­bu­cio­nes a largo plazo al personal
2. Provisión para impuestos
3. Provisión para otras re­s­po­n­sa­bi­li­da­des
4. Provisión por de­s­ma­n­te­la­mie­n­to, retiro o reha­bi­li­ta­ción del in­mo­vi­li­za­do
5. Provisión para ac­tua­cio­nes me­dioa­m­bie­n­ta­les
6. Provisión para re­es­tru­c­tu­ra­cio­nes
7. Provisión por tra­n­sac­cio­nes con pagos basados en in­s­tru­me­n­tos de pa­tri­mo­nio

Ejemplo 1: re­gre­sa­n­do al ejemplo del proceso judicial y su­po­nie­n­do que este se alargó más del tiempo previsto (31 de diciembre) y no había fi­na­li­za­do en el momento de realizar el balance, será necesario incluir una provisión en los estados fi­na­n­cie­ros. Si se sabe que los ho­no­ra­rios de los abogados as­ce­n­de­rán a 14.000 € netos ¿cómo se de­te­r­mi­na­ría la provisión?

Las pro­vi­sio­nes forman parte de los pasivos del balance, es decir, los flujos de cobro se anotan en el debe y los flujos de pago en el haber. Debido a que con dicha provisión se está creando un colchón fi­na­n­cie­ro para cubrir los gastos legales en un futuro próximo, en este contexto se habla entonces de un flujo de pago. Por lo tanto, este se re­gi­s­tra­rá en el lado del haber (derecha):

El flujo de pago por el valor de 14.000 € se incluye en el lado derecho (haber) con el registro “142 Provisión para otras re­s­po­n­sa­bi­li­da­des”. En el lado izquierdo se es­pe­ci­fi­ca el motivo del gasto bajo “140 Ho­no­ra­rios legales y de co­n­su­l­to­ría”. Aquí se incluyen otros flujos de cobro que reducirán el beneficio anual de tu negocio.

Una vez fi­na­li­za­do el proceso legal en abril de 2018, el abogado envía una factura por 17.440 €. Esto quiere decir que será necesario ajustar el balance, para lo que se realiza el siguiente cálculo:

Debido a que el proceso ha fi­na­li­za­do y ya has recibido la factura del abogado, ya no es necesario incluir la provisión en los libros. Para eliminar una provisión del balance, mueve el importe total de 14.000 € a la izquierda, es decir, a la sección “Debe”. Ahora bien, en el lado derecho, el haber, sigue apa­re­cie­n­do una deuda de 17.440 €, que co­rre­s­po­n­de al asiento “142 para 477”. El siguiente paso será entonces descontar el impuesto soportado a la factura, para poder en­tre­gar­lo a Hacienda po­s­te­rio­r­me­n­te:

17.440 € / 21 x 100 = 14.500 €

El impuesto soportado es de 2.940 €

Este resultado muestra que el abogado cobró una cantidad neta de 14.500 €, así que tu co­n­ta­bi­li­dad de pro­vi­sio­nes se desfasó en 500 €. Como co­n­se­cue­n­cia, tienes que registrar un gasto adicional (debe) para la tra­n­sac­ción “140 Ho­no­ra­rios legales y de co­n­su­l­to­ría” e indicar la di­fe­re­n­cia de los 500 €. Con ello habrás eliminado tu provisión y equi­li­bra­do tu balance fi­na­n­cie­ro.

Ejemplo 2: Ahora bien ¿qué pasa cuando el importe de la factura es menor que el valor calculado? si se prevé que los costes legales ascienden a 16.835 €, la co­n­ta­bi­li­dad de las pro­vi­sio­nes sería la siguiente: