Au­to­fa­c­tu­ra­ción: qué es y cuándo se aplica

Todos los em­pre­sa­rios, pre­s­ta­do­res de servicios y clientes conocen la obli­ga­ción de expedir facturas cuando se prestan servicios o se su­mi­ni­s­tran me­r­ca­n­cías. Pero hay casos, menos conocidos, en que el le­gi­s­la­dor recoge la po­si­bi­li­dad de que sea la empresa o el autónomo que recibe el servicio o la mercancía quien se encargue de expedir la factura. Así lo recoge el Re­gla­me­n­to de Fa­c­tu­ra­ción (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Re­gla­me­n­to por el que se regulan las obli­ga­cio­nes de fa­c­tu­ra­ción) en su artículo 5, donde se es­pe­ci­fi­can las co­n­di­cio­nes que tienen que darse para acogerse a esta opción de au­to­fa­c­tu­ra­ción. ¿En qué se di­fe­re­n­cia una factura corriente de la llamada au­to­fa­c­tu­ra? ¿Quién puede expedir facturas por el de­s­ti­na­ta­rio o por terceros? ¿Qué supuestos lo permiten?

La au­to­fa­c­tu­ra es una forma di­fe­re­n­cia­da de factura que podría de­s­cri­bi­r­se como una “factura inversa”, puesto que no es el prestador del servicio el que la emite, sino el receptor. Si con una factura se “solicita” el pago por los servicios prestados al receptor de los mismos, con una au­to­fa­c­tu­ra el que la emite “informa” del pago que realiza al prestador.

Las au­to­fa­c­tu­ras están reguladas en el Re­gla­me­n­to de Fa­c­tu­ra­ción español, que las recoge en el artículo 5 como facturas expedidas por el de­s­ti­na­ta­rio o por terceros, es decir, facturas que pueden expedir los re­ce­p­to­res de un servicio siempre y cuando se haya acordado pre­via­me­n­te. No está permitido, así, emitirlas sin la debida au­to­ri­za­ción. El proceso y plazo de ace­p­ta­ción será el que acuerden ambas partes.

Es posible que muchas pymes (del comercio minorista, p. ej.) no se en­cue­n­tren nunca ante esta situación, pero para otras empresas las facturas expedidas por el de­s­ti­na­ta­rio o por terceros forman parte de su quehacer cotidiano. Esto puede deberse a que el comprador ha de ingresar a la ad­mi­ni­s­tra­ción el IVA de ope­ra­cio­nes co­me­r­cia­les en el ex­tra­n­je­ro, compra oro de inversión o adquiere chatarra o ma­te­ria­les de re­cu­pe­ra­ción (en el sector de la co­n­s­tru­c­ción también se dan supuestos que requieren emitir una factura a terceros). En estos casos, previa au­to­ri­za­ción por parte de la Agencia Tri­bu­ta­ria y en función de ciertos re­qui­si­tos, se invierte el proceso de fa­c­tu­ra­ción, aunque esto no exime de sus obli­ga­cio­nes fiscales al expedidor de la factura, que sigue siendo a efectos legales el em­pre­sa­rio que realiza la operación o presta el servicio y cuyos datos se consignan en la factura. Los em­pre­sa­rios están au­to­ri­za­dos en cualquier caso a en­co­me­n­dar a terceros que las expidan en su nombre.

En resumen, la factura por el de­s­ti­na­ta­rio o por terceros suele darse en estos casos:

• Se reciben pre­s­ta­cio­nes por parte de pro­fe­sio­na­les de países fuera de la UE.
• Se adquiere oro de inversión (oro sin elaborar o productos se­mie­la­bo­ra­dos de oro de ley igual o superior a 325 milésimas).
• Se adquiere chatarra o material de re­cu­pe­ra­ción (desechos nuevos de industria, de­s­pe­r­di­cios y desechos de fundición de residuos definidos en la ley).
• Se prestan servicios que tienen por objeto derechos de emisión, re­du­c­cio­nes ce­r­ti­fi­ca­das de emisiones y unidades de reducción de gases de efecto in­ve­r­na­de­ro.

Estas son las co­n­di­cio­nes que han de darse:

1. El em­pre­sa­rio y el de­s­ti­na­ta­rio han de acordar antes de realizar las ope­ra­cio­nes que será este quien expedirá las facturas. En este acuerdo se han de es­pe­ci­fi­car las ope­ra­cio­nes que entran en el acuerdo.
2. La parte pre­s­ta­do­ra deberá aceptar la factura así expedida en un pro­ce­di­mie­n­to acordado por ambas partes.
3. El de­s­ti­na­ta­rio deberá enviar una copia al em­pre­sa­rio.
4. Estas facturas se expiden en nombre y por cuenta del prestador.

Si el de­s­ti­na­ta­rio o tercero no está es­ta­ble­ci­do en la UE (a excepción de Ceuta, Melilla o Canarias o en un país con el cual exista un acuerdo jurídico) es necesario contar con la apro­ba­ción de la Agencia Tri­bu­ta­ria.

En el caso de re­la­cio­nes co­me­r­cia­les entre dos Estados miembros, la situación es diferente. Si en el caso de la au­to­fa­c­tu­ra el IVA soportado y re­pe­r­cu­ti­do se compensan, no sucede así con empresas que dependen de sistemas tri­bu­ta­rios di­fe­re­n­tes. Así, cada una de las partes ha de declarar impuestos en sus países de origen.

Dentro de la UE, las empresas que lleven a cabo ope­ra­cio­nes co­me­r­cia­les pueden emitir facturas in­tra­co­mu­ni­ta­rias en las cuales el sujeto pasivo del IVA se invierte, y es el de­s­ti­na­ta­rio quien ha de emitirla y declarar el IVA en su país de origen. Para que esto sea posible ambas empresas se han de registrar en el ROI (Registro de Ope­ra­cio­nes In­tra­co­mu­ni­ta­rias), solicitar el NIF in­tra­co­mu­ni­ta­rio y declarar el IVA en el fo­r­mu­la­rio 303 de ope­ra­cio­nes in­tra­co­mu­ni­ta­rias al finalizar el trimestre.

Las facturas expedidas por el de­s­ti­na­ta­rio o por terceros no se di­fe­re­n­cian de las co­rrie­n­tes en formato, a excepción de algunos detalles:

• Los datos del receptor del servicio son los mismos que del que escribe la factura. Ob­via­me­n­te, dado que el re­s­po­n­sa­ble de las obli­ga­cio­nes fiscales sigue siendo el receptor del servicio (el redactor de la factura), los datos ide­n­ti­fi­ca­ti­vos a estos efectos son los del cliente/receptor del servicio y se ha de co­n­ta­bi­li­zar como ingreso.
• Sea si­m­pli­fi­ca­da o completa, ha de llevar la de­no­mi­na­ción “Fa­c­tu­ra­ción por el de­s­ti­na­ta­rio”
• La au­to­fa­c­tu­ra está exenta de IVA, lo que teó­ri­ca­me­n­te la convierte en una fo­r­ma­li­dad contable y la exime de la obli­ga­ción de expedirla fí­si­ca­me­n­te y co­n­se­r­var­la. En co­n­ta­bi­li­dad, el mo­vi­mie­n­to contable que refleja la compra o el servicio que se ha recibido se acompaña de un asiento con el IVA soportado y re­pe­r­cu­ti­do.
• A cada uno de los de­s­ti­na­ta­rios o terceros se le ha de asignar una serie propia y diferente de las demás. Las facturas se emitirán, como es habitual, con nu­me­ra­ción co­rre­la­ti­va dentro de su serie re­s­pe­c­ti­va.

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