Cómo registrar una pyme: aspectos generales

La creación y registro de pymes requiere de unos pri­n­ci­pios básicos. En ello, la ley apoya a los fu­n­da­do­res de este tipo de empresas, fa­ci­li­tá­n­do­les la tarea de in­tro­du­ci­r­se de lleno en el derecho tri­bu­ta­rio y la co­n­ta­bi­li­dad. Sin embargo, no todos los que de­sem­pe­ñan tareas pro­fe­sio­na­les están obligados a formar e inscribir su empresa en el Registro Mercantil, pues en el caso de los autónomos, por ejemplo, estos pueden darse de alta online con el documento único ele­c­tró­ni­co (DUE) mediante un Punto de Atención al Em­pre­n­de­dor (PAE). No obstante, el caso de las pymes es algo distinto, sobre todo, si estas emplean a varios tra­ba­ja­do­res. Te contamos los pasos que hay que seguir a la hora de registrar una pyme y a qué or­ga­ni­s­mos hay que acudir para ello.

Pyme es el término utilizado para hacer re­fe­re­n­cia a las pequeñas y medianas empresas que, como tal, tienen un número reducido de tra­ba­ja­do­res y un volumen de negocio con unos límites fi­na­n­cie­ros es­ta­ble­ci­dos, además de la obli­ga­ción de realizar un balance general anual de las cuentas. Las pymes pueden dividirse en mi­croe­m­pre­sas, en pequeñas y en medianas empresas, y para hacer una di­s­ti­n­ción entre cada una de ellas es necesario tener en cuenta los empleados, el volumen de negocio y el balance general.

En España existe libertad de empresa (recogida en el artículo 38 de la Co­n­s­ti­tu­ción), que es la facultad que tiene cualquier persona para de­sa­rro­llar ac­ti­vi­da­des co­me­r­cia­les, como la venta de productos o la provisión de servicios, con fines lu­cra­ti­vos. Sin embargo, en el caso concreto del concepto de empresa que nos ocupa, cualquier pyme tiene que estar dada de alta en los or­ga­ni­s­mos pe­r­ti­ne­n­tes para empezar a funcionar, de ahí que este tipo de empresas deban re­gi­s­trar­se como so­cie­da­des en el Registro Mercantil Central con su co­rre­s­po­n­die­n­te de­no­mi­na­ción según los términos expuestos en la página web del RMC.

Una vez puestos de relieve unos datos generales sobre las pequeñas y medianas empresas, veamos qué pasos hay que realizar para proceder a su co­n­s­ti­tu­ción y registro.

Registro de pymes paso a paso

Primer paso. Lo primero es elegir el tipo de forma jurídica del negocio y para definir el tipo de empresa hay que tener en cuenta el número de socios, el capital social y la re­s­po­n­sa­bi­li­dad. El Mi­ni­s­te­rio de Industria, Comercio y Turismo pone a di­s­po­si­ción de los em­pre­n­de­do­res una página web donde pueden se­le­c­cio­nar­se los criterios que más convengan, en función de la situación pa­r­ti­cu­lar de cada em­pre­sa­rio.

Segundo paso. Una vez decidida la forma jurídica, lo siguiente es dotar al negocio de una de­no­mi­na­ción social (nombre que ide­n­ti­fi­ca a la empresa), que irá seguida de la forma social. A este respecto, el artículo 407 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Re­gla­me­n­to del Registro Mercantil, sobre la prohi­bi­ción de identidad, señala que no pueden haber dos entidades re­gi­s­tra­das con una misma de­no­mi­na­ción en el Registro Mercantil Central y que, aun en caso de que la de­no­mi­na­ción no conste en dicho Registro, el notario y re­gi­s­tra­dor re­s­po­n­sa­bles de inscribir la sociedad en cuestión, no pro­ce­de­rán a autorizar dicho proceso si les consta que ya existía una entidad con el mismo nombre.

La co­n­s­ti­tu­ción de una sociedad en el Registro Mercantil requiere la obtención de una ce­r­ti­fi­ca­ción negativa previa por parte del Registro Mercantil Central que deje co­n­s­ta­n­cia de que no hay ninguna sociedad re­gi­s­tra­da con la de­no­mi­na­ción elegida. Una vez obtenida, ya se puede proceder a su registro.

Tercer paso. Una vez hecho esto, es necesario darse de alta en el Censo de em­pre­sa­rios, pro­fe­sio­na­les y re­te­ne­do­res. Esta de­cla­ra­ción censal es obli­ga­to­ria y marca el inicio del ejercicio de una o varias ac­ti­vi­da­des eco­nó­mi­cas cu­m­pli­me­n­ta­n­do, según cada caso, el modelo 036 o el 037, para los que la Agencia Tri­bu­ta­ria ofrece in­s­tru­c­cio­nes de­ta­lla­das. Ambos modelos pueden pre­se­n­tar­se en formato papel o por vía ele­c­tró­ni­ca y con ello se obtiene el número de ide­n­ti­fi­ca­ción fiscal (NIF). Este número debe incluirse en todo tipo de trámites con Hacienda y, por lo tanto, para cualquier actividad tri­bu­ta­ria en te­rri­to­rio español y su obtención está sujeta a di­fe­re­n­tes co­n­di­cio­nes en función de si se es una persona física o jurídica.

Cuarto paso. A co­n­ti­nua­ción, es im­pre­s­ci­n­di­ble darse de alta en el Impuesto sobre Ac­ti­vi­da­des Eco­nó­mi­cas, que grava la rea­li­za­ción de las ac­ti­vi­da­des em­pre­sa­ria­les, pro­fe­sio­na­les y ar­tí­s­ti­cas, y al que toda pyme debe atenerse por de­sa­rro­llar sus ac­ti­vi­da­des en te­rri­to­rio español. El alta se lleva a cabo mediante los modelos 840 u 848.

Esto no exime, sin embargo, del alta en un plazo de 30 días en el Régimen Especial de Tra­ba­ja­do­res Autónomos en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), cuyo objetivo es la re­gu­la­ción de las co­ti­za­cio­nes a la Seguridad Social, y cuya solicitud también debe pre­se­n­tar­se antes de iniciar la actividad pro­fe­sio­nal mediante el modelo TA 0521.

Quinto paso. Otro de los aspectos de los que no se puede pre­s­ci­n­dir en este sentido es de la base de co­ti­za­ción que depende del salario generado y que, siempre que se cumpla una cuota mínima, la cantidad que se quiera abonar puede elegirse li­bre­me­n­te. En caso de contratar a tra­ba­ja­do­res, se deberá dar de alta a cada uno de ellos en el Régimen de la Seguridad Social, trámite obli­ga­to­rio para cotizar y para recibir las pre­s­ta­cio­nes eco­nó­mi­cas o sa­ni­ta­rias pe­r­ti­ne­n­tes.

Sexto paso. Otro de los pasos que también forma parte del proceso de registro de las pymes es la le­ga­li­za­ción de los libros em­pre­sa­ria­les, donde las pymes recogen sus ope­ra­cio­nes, esto es, el libro de in­ve­n­ta­rios y cuentas anuales. Según el portal PYME del Mi­ni­s­te­rio de Economía, Industria y Co­m­pe­ti­ti­vi­dad, la in­fo­r­ma­ción recogida en las cuentas anuales hace re­fe­re­n­cia al balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el pa­tri­mo­nio neto (ECPN), el estado de flujos y efectivo (estos dos últimos no obli­ga­to­rios si se aplica el Plan General de Co­n­ta­bi­li­dad de Pequeñas y Medianas Empresas), y la memoria.

Una vez rea­li­za­dos todos los pasos an­te­rio­res, ya se cuenta con los in­s­tru­me­n­tos ne­ce­sa­rios para dar de alta una pyme.

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