Group Folders Nextcloud: cómo crearlas y co­m­pa­r­ti­r­las

Las Group Folders o carpetas de grupo de Nextcloud son di­re­c­to­rios co­n­fi­gu­ra­dos por ad­mi­ni­s­tra­do­res que están co­m­pa­r­ti­dos con todos los miembros de uno o varios equipos. La apli­ca­ción ideal para ge­s­tio­nar­las es “Team folders”. Además, la función integrada Shares y la app “Teams” ofrecen al­te­r­na­ti­vas in­te­re­sa­n­tes para el uso co­m­pa­r­ti­do de archivos.

¿Qué son las Group Folders de Nextcloud?

La función de carpetas de grupo permite crear y compartir di­re­c­to­rios en Nextcloud para equipos o grupos de usuarios es­pe­cí­fi­cos. Sin embargo, solo los ad­mi­ni­s­tra­do­res pueden crear carpetas de grupo en Nextcloud. Estos pueden definir con detalle qué grupos tendrán acceso al di­re­c­to­rio y quién podrá editar, crear o eliminar archivos. Por eso, esta función resulta es­pe­cia­l­me­n­te útil para la co­la­bo­ra­ción en equipos fijos y grupos je­rá­r­qui­cos.

También tienes la po­si­bi­li­dad de definir límites de al­ma­ce­na­mie­n­to —las llamadas cuotas— para las carpetas de grupo con el fin de ga­ra­n­ti­zar un uso co­n­tro­la­do del espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to. Como los di­re­c­to­rios co­n­fi­gu­ra­dos están asignados a un grupo, los datos se conservan incluso cuando algunos miembros abandonan el grupo. Para acceder a las carpetas de grupo, es necesario tener una cuenta de Nextcloud. Sin embargo, se pueden compartir archivos con personas externas mediante la función de compartir.

Team folders: la app de Nextcloud para carpetas de grupo

Para crear y gestionar carpetas de grupo, se re­co­mie­n­da usar la app Team folders (antes conocida como “Nextcloud Group folders”). Al igual que todas las Nextcloud apps, puedes instalar y activar esta apli­ca­ción desde la tienda de apli­ca­cio­nes integrada en el software en la nube. Para ello, inicia sesión con permisos de ad­mi­ni­s­tra­dor y ve a la tienda. Después, escribe “Team folders” en el campo de búsqueda e instala el plugin haciendo clic en “Descargar y activar” (Download and enable).

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Crear y compartir carpetas de grupo en Nextcloud: guía paso a paso

Las si­guie­n­tes in­s­tru­c­cio­nes detallan cómo crear y compartir di­re­c­to­rios de grupo. Si deseas crear carpetas de grupo en Nextcloud, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión a través de la interfaz web con una cuenta que tenga permisos de ad­mi­ni­s­tra­dor.
2. Haz clic primero en el icono de tu perfil y luego en la opción “Ajustes de ad­mi­ni­s­tra­ción”. Después, dirígete a la sección “Carpetas de grupo” (Group folders).
3. Introduce el nombre de la carpeta de grupo en el campo “Nombre de carpeta” (Folder name) (a la izquierda del símbolo +) y confirma la entrada haciendo clic en “Crear” (Create).
4. La carpeta recién creada aparecerá ahora en la lista de di­re­c­to­rios de grupo.

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Después de crear una carpeta de grupo en Nextcloud, verás que aparece como None en el apartado de pe­r­te­ne­n­cia a grupos. Si quieres compartir la carpeta con un grupo, hazlo de esta manera:

1. Para editar la pe­r­te­ne­n­cia a grupos, haz clic en el icono del lápiz.
2. Se­le­c­cio­na en la lista el o los grupos con los que quieres compartir la carpeta.
3. A co­n­ti­nua­ción, configura los permisos según lo necesites: escritura (Write), compartir (Share) y eliminar (Delete).
4. Por último, recarga la interfaz web en la ventana del navegador. Ahora verás que en la sección de pe­r­te­ne­n­cia a grupos aparece el grupo que acabas de añadir.

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¿Qué al­te­r­na­ti­vas existen a las Group Folders de Nextcloud?

Además de las carpetas de grupo, Nextcloud ofrece otras formas de compartir archivos o carpetas con otras personas. Una primera al­te­r­na­ti­va es la función de compartir integrada, que puedes usar mediante el icono de compartir (junto a los archivos o carpetas). Desde el punto de vista técnico, este tipo de co­m­pa­r­ti­cio­nes funciona como un enlace simbólico, lo que conlleva dos de­s­ve­n­ta­jas:

1. Las co­m­pa­r­ti­cio­nes siempre pe­r­te­ne­cen al usuario que comparte. Si esa persona abandona la empresa o su cuenta se elimina o bloquea, los demás usuarios ya no podrán acceder al contenido co­m­pa­r­ti­do. Además, los de­s­ti­na­ta­rios de la co­m­pa­r­ti­ción no tienen cómo in­te­r­ve­nir si se eliminan datos im­po­r­ta­n­tes.
2. Los usuarios pueden mover y renombrar los elementos co­m­pa­r­ti­dos, lo que en el peor de los casos puede di­fi­cu­l­tar la lo­ca­li­za­ción del contenido co­m­pa­r­ti­do. En cambio, las Nextcloud Group Folders tienen un nombre uniforme y están al­ma­ce­na­das en el mismo lugar para todos los usuarios.

Otra al­te­r­na­ti­va para la or­ga­ni­za­ción de archivos entre varios usuarios es la app Teams (an­te­rio­r­me­n­te llamada Circles). Esta extensión, que ya viene integrada por defecto en Nextcloud, permite compartir archivos y carpetas entre equipos au­to­ge­s­tio­na­dos, sin necesidad de in­te­r­ve­n­ción por parte de los ad­mi­ni­s­tra­do­res. Esto facilita una au­to­ge­s­tión es­tru­c­tu­ra­da, por lo que la apli­ca­ción es es­pe­cia­l­me­n­te útil en es­ce­na­rios o proyectos sin je­ra­r­quías claras. En principio, cualquier usuario puede crear equipos. Sin embargo, esta opción presenta las mismas de­s­ve­n­ta­jas que la forma clásica de compartir archivos.