En Dropbox puedes encontrar logs o registros de varios eventos y ac­ti­vi­da­des. Entre los que se en­cue­n­tran los ficheros log de eventos, ac­ti­vi­da­des, di­s­po­si­ti­vos co­ne­c­ta­dos, tipos de navegador y ac­ti­vi­da­des de equipo. Los Dropbox logs recogen datos re­le­va­n­tes sobre las horas de acceso, los tipos de acceso, así como cambios y datos ide­n­ti­fi­ca­ti­vos de usuarios, y de­mue­s­tran ser es­pe­cia­l­me­n­te prácticos desde el punto de vista or­ga­ni­za­ti­vo y de la seguridad.

¿Qué son los Dropbox logs?

Dropbox es, junto con otras al­te­r­na­ti­vas a Dropbox, como Google Drive y iCloud, uno de los pro­vee­do­res más populares de al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube y de hosting de archivos en todo el mundo. Dropbox ofrece a sus usuarios un al­ma­ce­na­mie­n­to en la nube de 2 GB en su pack gratuito. Además, es una al­te­r­na­ti­va práctica al servidor FTP, ya que permite enviar hasta 100 MB a través de Dropbox Transfer. Dropbox ofrece más funciones y un mayor al­ma­ce­na­mie­n­to en sus planes de pago.

La pro­te­c­ción de datos, la seguridad en la nube y el control de acceso son aspectos im­po­r­ta­n­tes de los servicios en la nube, por ello, Dropbox ofrece informes au­to­má­ti­cos en forma de ficheros log de Dropbox. Los ficheros log do­cu­me­n­tan los cambios efe­c­tua­dos en do­cu­me­n­tos, eventos re­la­cio­na­dos con la seguridad, archivos recién subidos, di­s­po­si­ti­vos co­ne­c­ta­dos y muchos más. Los usuarios in­di­vi­dua­les que utilizan Dropbox como backup para sus archivos pueden ide­n­ti­fi­car accesos so­s­pe­cho­sos con los logs. En cambio, para los usuarios que trabajan en equipo o utilizan los Dropbox logs a nivel pro­fe­sio­nal, sirven para organizar, su­pe­r­vi­sar, delegar y analizar las ac­ti­vi­da­des de equipo.

Cómo encontrar los Dropbox logs

Dropbox crea varios ficheros log, también conocidos como archivos de registro, para tus ac­ti­vi­da­des en Dropbox. A co­n­ti­nua­ción, te ex­pli­ca­mos cómo encontrar y abrir tus ficheros log. El pro­ce­di­mie­n­to funciona de la misma forma tanto en tu ordenador como en el navegador de tu móvil.

Logs de eventos (Events)

Los ficheros log de eventos muestran una lista de todas las ac­ti­vi­da­des re­la­cio­na­das con la cuenta de Dropbox en cuestión. Puedes encontrar los ficheros log de eventos de la siguiente manera:

Paso 1. Abre el enlace dropbox.com/events y re­gí­s­tra­te.

Paso 2. En el menú “Eventos” en­co­n­tra­rás una lista con todas las ac­ti­vi­da­des. En la parte derecha de la pantalla podrás ver los campos del menú “Todos los eventos” y debajo un ca­le­n­da­rio con el que puedes buscar es­pe­cí­fi­ca­me­n­te eventos en un periodo de­te­r­mi­na­do.

Logs de ac­ti­vi­da­des

La función log “actividad” pro­po­r­cio­na un listado de todas las ac­ti­vi­da­des re­la­cio­na­das con los archivos, carpetas o proyectos al­ma­ce­na­dos en la cuenta de Dropbox. El listado incluye in­fo­r­ma­ción y opciones para las si­guie­n­tes ac­ti­vi­da­des:

  • Añadir
  • Editar
  • Aplazar
  • Renombrar
  • Re­s­ta­ble­cer (a la versión anterior)

Para acceder a las ac­ti­vi­da­des, sigue los si­guie­n­tes pasos:

Paso 1. Inicia sesión en tu cuenta de Dropbox.

Paso 2. En la parte inferior derecha del menú de inicio, haz clic en “Actividad”.

Paso 3. A co­n­ti­nua­ción, en el área detallada de “Actividad”, presiona en “Filtro” para obtener in­fo­r­ma­ción sobre las ac­ti­vi­da­des re­gi­s­tra­das. Puedes utilizar la función para carpetas o archivos y proyectos se­le­c­cio­na­dos.

Paso 4. Si has activado la opción “Mostrar in­fo­r­ma­ción del visitante” para el archivo co­rre­s­po­n­die­n­te, en la vista previa del archivo podrás ver qué usuarios con acceso de lectura o edición están viendo o han abierto un archivo co­m­pa­r­ti­do.

La in­fo­r­ma­ción de actividad mostrada no hace re­fe­re­n­cia a los archivos de Dropbox de­s­ca­r­ga­dos y editados ex­te­r­na­me­n­te.

Logs de di­s­po­si­ti­vos co­ne­c­ta­dos

Los logs de los di­s­po­si­ti­vos y na­ve­ga­do­res co­ne­c­ta­dos o con sesión iniciada se utilizan es­pe­cí­fi­ca­me­n­te para ga­ra­n­ti­zar la seguridad de la cuenta de Dropbox. Puedes uti­li­zar­los para comprobar si solo aparecen los di­s­po­si­ti­vos que reconoces que tengan derecho de acceso. Los logs se en­cue­n­tran en la sección “Seguridad” de la co­n­fi­gu­ra­ción de tu perfil. Se dividen en las si­guie­n­tes ca­te­go­rías:

  • Navegador web: in­fo­r­ma­ción sobre el tipo de navegador, la dirección IP, el lugar y la hora de inicio de sesión
  • Di­s­po­si­ti­vos/móviles vi­n­cu­la­dos a Paper: in­fo­r­ma­ción sobre el nombre del di­s­po­si­ti­vo, la ubicación y la hora de inicio de sesión
  • Contactos de di­s­po­si­ti­vos móviles: in­fo­r­ma­ción sobre los contactos im­po­r­ta­dos de los di­s­po­si­ti­vos móviles vi­n­cu­la­dos

Para acceder a la in­fo­r­ma­ción, procede de la siguiente manera:

Paso 1. Accede a tu cuenta y haz clic en tu foto de perfil que está en la parte superior derecha. Aquí en­co­n­tra­rás la opción “Ajustes”.

Paso 2. A través del menú “Co­n­fi­gu­ra­ción”, abre la pestaña “Seguridad”.

Paso 3. Aquí en­co­n­tra­rás in­fo­r­ma­ción sobre los na­ve­ga­do­res web que han iniciado sesión, los di­s­po­si­ti­vos vi­n­cu­la­dos a la cuenta de Dropbox, los di­s­po­si­ti­vos vi­n­cu­la­dos a Paper y los contactos de di­s­po­si­ti­vos móviles im­po­r­ta­dos.

Paso 4. Si aparecen di­s­po­si­ti­vos, na­ve­ga­do­res o contactos de­s­co­no­ci­dos, verifica que no se hayan realizado cambios en los archivos.

Dropbox Business Logs en el panel de es­ta­dí­s­ti­cas

Si tienes una cuenta de Dropbox Business, puedes utilizar el panel de es­ta­dí­s­ti­cas de Dropbox Business, el cual te pro­po­r­cio­na in­fo­r­ma­ción útil y clara sobre las ac­ti­vi­da­des recientes y an­te­rio­res del equipo, así como acceso directo a las funciones im­po­r­ta­n­tes para el ad­mi­ni­s­tra­dor. Las funciones incluyen la búsqueda de miembros es­pe­cí­fi­cos, con su nombre y correo ele­c­tró­ni­co, el número de miembros actuales, las in­vi­ta­cio­nes, las licencias y los miembros agregados re­cie­n­te­me­n­te. También en­co­n­tra­rás un resumen del alcance de las ac­ti­vi­da­des del equipo que incluye detalles sobre:

  • Archivos y carpetas co­m­pa­r­ti­das de los miembros en espera y agregados
  • Archivos y carpetas co­m­pa­r­ti­das de los miembros eli­mi­na­dos
  • Carpetas activas y ar­chi­va­das de los miembros del equipo

Accede al panel de análisis de la siguiente manera:

Paso 1. Inicia sesión como ad­mi­ni­s­tra­dor en tu cuenta de Dropbox.

Paso 2. Ve a la opción “Consola de ad­mi­ni­s­tra­ción” en el menú de la izquierda.

Paso 3. En “Actividad” verás ahora in­fo­r­ma­ción como:

  • Miembros activos
  • Espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to
  • Enlaces creados
  • Carpetas co­m­pa­r­ti­das activas
  • Di­s­po­si­ti­vos activos
  • Cifras re­le­va­n­tes

Además, dispones de las si­guie­n­tes funciones en la consola de ad­mi­ni­s­tra­ción:

  • Buscar miembros del equipo
  • Ver las es­ta­dí­s­ti­cas del equipo
  • Invitar a nuevos miembros
  • Enviar re­co­r­da­to­rios de in­vi­ta­cio­nes
  • Añadir nuevas licencias
  • Consultar datos de uso para un periodo es­pe­cí­fi­co
  • In­te­n­si­dad de las ac­ti­vi­da­des del equipo
  • Ver alertas de seguridad
  • Ver el uso co­m­pa­r­ti­do externo

La in­fo­r­ma­ción que se obtiene de la consola de ad­mi­ni­s­tra­ción incluye las ac­ti­vi­da­des del equipo durante los últimos 28 días. Las ac­ti­vi­da­des do­cu­me­n­ta­das incluyen cada instancia en la que se ha añadido, editado, visto y co­m­pa­r­ti­do archivos. También puedes ver in­fo­r­ma­ción sobre el espacio de al­ma­ce­na­mie­n­to utilizado y los enlaces y carpetas co­m­pa­r­ti­dos entre al menos dos miembros. Puedes realizar una búsqueda es­pe­cí­fi­ca al filtrar la in­fo­r­ma­ción por de­te­r­mi­na­dos criterios como periodos de tiempo, miembros, archivos o ac­ti­vi­da­des. Para ello, ve a “Actividad” y clica en “Añadir actividad”.

Informes de actividad para ad­mi­ni­s­tra­do­res en Dropbox

Dropbox ofrece a los ad­mi­ni­s­tra­do­res la po­si­bi­li­dad de crear y exportar informes de actividad. Para ello, procede de la siguiente manera:

Paso 1. Inicia sesión como ad­mi­ni­s­tra­dor en tu cuenta de Dropbox.

Paso 2. Abre el menú “Consola de ad­mi­ni­s­tra­ción” y haz clic en “Actividad”.

Paso 3. Filtra los datos que buscas de acuerdo con los criterios que es­ta­ble­z­cas.

Paso 4. Exporta el informe de los ficheros log con la opción “Crear informe”.

Los informes log se guardan lo­ca­l­me­n­te como archivos CSV. Los en­co­n­tra­rás en la carpeta “Informes para Dropbox Business”. En cuanto el informe esté di­s­po­ni­ble, recibirás una co­n­fi­r­ma­ción por correo ele­c­tró­ni­co. En función de los criterios de filtrado, el informe contiene in­fo­r­ma­ción acerca de:

  • Fecha y hora de las ac­ti­vi­da­des
  • Usuarios que han realizado una acción
  • Detalles de la actividad re­gi­s­tra­da
  • Ubicación geo­grá­fi­ca y dirección IP del acceso
  • Apli­ca­cio­nes uti­li­za­das y co­me­n­ta­rios
  • Logins y co­n­tra­se­ñas uti­li­za­das
  • So­li­ci­tu­des de archivos
  • Grupos, miembros, carpetas de equipo, reglas de equipo y perfiles de equipo

Ac­ti­vi­da­des co­m­pa­r­ti­das de Dropbox Business para los archivos co­m­pa­r­ti­dos

Otra función log para los ad­mi­ni­s­tra­do­res incluye los logs de archivos co­m­pa­r­ti­dos. Puedes ver in­fo­r­ma­ción sobre las ac­ti­vi­da­des co­m­pa­r­ti­das y sobre los archivos co­m­pa­r­ti­dos por los miembros dentro o fuera de tu or­ga­ni­za­ción. Para acceder a los logs, sigue los si­guie­n­tes pasos:

Paso 1. Inicia sesión como ad­mi­ni­s­tra­dor en Dropbox.

Paso 2. Ve a “Consola de ad­mi­ni­s­tra­ción”, abre el menú “Actividad” y se­le­c­cio­na el filtro “Compartir”.

Paso 3. Puedes ver las ac­ti­vi­da­des re­cie­n­te­me­n­te co­m­pa­r­ti­das por los miembros a través de la opción “Usuarios” en el menú de la izquierda y haciendo clic en un miembro es­pe­cí­fi­co de la lista.

Paso 4. Para ver todas las acciones re­la­cio­na­das con un equipo, se­le­c­cio­na la opción “Crear informe completo”. En ella verás todas las acciones re­la­cio­na­das con las ac­ti­vi­da­des co­m­pa­r­ti­das por de­te­r­mi­na­dos miembros.

Entre las ac­ti­vi­da­des co­m­pa­r­ti­das que registra Dropbox se en­cue­n­tran las si­guie­n­tes:

  • Creación de carpetas co­m­pa­r­ti­das
  • In­vi­ta­cio­nes a las carpetas
  • Nuevos miembros añadidos a carpetas
  • Miembros eli­mi­na­dos de una carpeta
  • Cambios de roles de miembros
  • Tra­n­s­fe­re­n­cias de ti­tu­la­ri­dad de una carpeta
  • Anu­la­cio­nes del acceso a carpetas co­m­pa­r­ti­das
  • Cambios de permisos al compartir una carpeta
  • Cambios de permisos generales al compartir carpetas
  • Mo­vi­mie­n­tos de una carpeta co­m­pa­r­ti­da de la empresa a una cuenta privada de Dropbox

En “Actividad” también en­co­n­tra­rás in­fo­r­ma­ción detallada sobre las acciones re­la­cio­na­das con los datos co­m­pa­r­ti­dos, los enlaces co­m­pa­r­ti­dos, las so­li­ci­tu­des de archivos y las acciones co­m­pa­r­ti­das en Paper.

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