Crear y gestionar una lista de contactos en Outlook
Las listas de contactos o listas de distribución de Outlook permiten enviar la misma notificación a diferentes personas a la vez. Con esta guía paso a paso te mostraremos lo fácil que es no solo crear una lista de contactos con Outlook, sino también administrarla, tanto en la aplicación de escritorio como en la web.
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Crear listas de correo en la aplicación de escritorio de Outlook
En las versiones más recientes de la aplicación de escritorio de Outlook, las listas de contactos se denominan grupos de contactos. El procedimiento para crear grupos de contactos puede ser diferente en función de la versión que uses de Outlook.
Cómo crear grupos de correo usando Outlook 2013 y 2016
En los siguientes pasos explicaremos cómo crear grupos de contactos con Outlook 2013 y 2016.
Paso 1: abre la administración de contactos de la aplicación de Outlook haciendo clic en el botón “Personas” (People) de la barra de navegación.
En caso de utilizar la barra de navegación compacta, la categoría “Personas” se mostrará con el correspondiente icono.
Paso 2: en la barra lateral “Mis contactos” (My Contacts), selecciona la carpeta en la que desees guardar el nuevo grupo de contactos. Se mostrará por defecto la carpeta “Contactos” creada automáticamente por Outlook durante la instalación del programa.
Puedes crear una carpeta de contactos nueva cuando quieras.
Paso 3: haz clic en “Nuevo grupo de contactos” (New Contact Group). El botón está disponible en el campo “Nuevo” de la pestaña “Inicio” (Home).
Outlook abrirá una ventana nueva denominada “Grupo de contactos”.
Paso 4: pon nombre al nuevo grupo de contactos.
Paso 5: haz clic en “Agregar miembros” (Add Members) y selecciona una de las tres opciones:
- De los contactos de Outlook
- De la libreta de direcciones
- Nuevo contacto de correo
Si seleccionas las opciones “De los contactos de Outlook” o “De la libreta de direcciones”, entonces Outlook abre una nueva ventana, “Seleccionar miembros” (Select Members). Si seleccionas la opción “Nuevo contacto de correo”, entonces se abre la ventana “Agregar nuevo miembro”.
Paso 6: selecciona de la libreta de direcciones aquellas personas que desees agregar al grupo de contactos. Para ello, marca el contacto deseado en la ventana de selección y pulsa el botón “Miembros ->” (Members).
Para agregar personas que aún no se han guardado en la libreta de direcciones a un grupo de contactos, crea primero esos contactos.
¿Deseas agregar en tu libreta de direcciones de Outlook la información de contacto de otras aplicaciones? Nuestra guía para importar contactos de Outlook te servirá de apoyo.
Haz clic en el botón “Eliminar miembro” para borrar un contacto de la lista de correos.
Paso 7: haz clic en “Guardar y cerrar” una vez se hayan agregado todos los contactos deseados al nuevo grupo de contactos.
El nuevo grupo de contactos se mostrará en la carpeta de contactos seleccionada previamente en la barra lateral izquierda de la ventada de Outlook.
Si deseas realizar modificaciones en un grupo de contactos existente, selecciona el grupo deseado y haz clic en el botón “Editar” disponible en la descripción de contacto.
Para editar un grupo de contactos, sigue los mismos pasos que para la creación de un nuevo grupo de contactos en la ventana “Grupo de contactos”.
Como alternativa, puedes usar la opción “Editar grupo de contactos” disponible en el menú contextual. Para abrirlo, haz clic con el botón derecho del ratón en el grupo de contactos deseado.
Crear listas de correo en Outlook 2010
¿Utilizas la versión Outlook 2010? En los siguientes pasos explicamos cómo crear un nuevo grupo de correos de Outlook.
Paso 1: selecciona la categoría de Outlook “Contactos” y haz clic en “Nuevo grupo de contactos” de la pestaña “Inicio”. El botón está disponible en el grupo “Nuevo”.
Outlook abrirá una ventana nueva.
Paso 2: en el campo “Nombre”, introduce una denominación para el nuevo grupo de contactos.
Paso 3: selecciona la pestaña “Grupo de contactos” y haz clic en el botón “Agregar miembros” disponible en el grupo “Miembros”. Selecciona una de las tres opciones:
- De los contactos de Outlook
- De la libreta de direcciones
- Nuevo contacto de correo
Si seleccionas la opción de agregar personas de la lista de direcciones o de la carpeta “Contactos”, entonces Outlook abrirá la ventana “Agregar miembros”.
Marca el contacto deseado en la ventana de selección y pulsa el botón “Miembros ->”. Si es necesario, utiliza la función de búsqueda. Tendrás que repetir el proceso para todas las direcciones que desees agregar a tu lista de distribución.
Si deseas añadir al grupo de contactos personas que aún no están guardadas en la libreta de direcciones, usa la opción “Nuevo contacto de correo” e introduce la información de contacto necesaria en la ventana de diálogo “Agregar nuevo miembro”.
Paso 4: haz clic en “OK” una vez hayas agregado a todas las personas deseadas al grupo de contactos. El nuevo grupo de correos se muestra con el nombre previamente seleccionado en la carpeta “Contactos”.
Outlook en la web
Crear una lista de contactos en Outlook en la web
Outlook en la web, la aplicación web del reputado programa de correos electrónicos de Office 365, ofrece la posibilidad de definir grupos con direcciones de correo individuales. Las notificaciones remitidas a la dirección de un grupo de contactos se envían automáticamente a todos los miembros del grupo sin necesidad de especificar las direcciones por separado.
Paso 1: abre el navegador y usa las credenciales de usuario para iniciar sesión en Office 365.
Paso 2: selecciona la aplicación Outlook en la web.
Paso 3: Haz clic en el icono de engranaje de la barra de menú y, a continuación, haz clic en la opción “Correo electrónico” disponible en la “Configuración de la aplicación” que se muestra en la barra lateral derecha.
Paso 4: en la barra lateral izquierda, navega hasta el campo “General” y accede a “Grupos de listas de correos” (Distribution groups).
Paso 5: haz clic en el signo “más” disponible en “Mis grupos de listas de correos” (Distribution groups I own) para crear una lista de contactos.
La aplicación de Outlook en la web abrirá una nueva ventana de navegador denominada “Nuevo grupo de listas de correos” (New distribution group).
Paso 6: configura el grupo de distribución introduciendo un nombre y un alias y define la dirección de correo electrónico que se puede usar para enviar las notificaciones al grupo de correos. En el campo “Notas” se puede introducir una descripción del grupo de correos y su función. Activa la marca de verificación en “Hacer que este sea el grupo de seguridad” (Make this group a security group) si se desea crear un grupo cerrado.
Se te registrará automáticamente como propietario de grupo.
Los propietarios de grupo administran los grupos de seguridad. Solo ellos pueden agregar nuevos contactos o borrar miembros.
Paso 7: especifica otros propietarios de grupo que deberán tener los mismos derechos que tú en el futuro. Haz clic en el signo más para agregar personas de la libreta de direcciones.
Paso 8: agrega miembros al grupo. Para ello, haz clic en el signo “más” y selecciona las personas en la libreta de direcciones.
Paso 9: define las condiciones en las que las personas pueden darse de alta y de baja como miembros.
Si has creado un grupo estándar, entonces están disponibles las siguientes opciones:
Alta
- Abierta: todos los usuarios de Office 365 pueden darse de alta en el grupo sin necesidad de autorización.
- Cerrada: solo los propietarios pueden agregar miembros al grupo. Las solicitudes de alta se rechazarán automáticamente.
- Autorización del propietario: solo los propietarios pueden agregar miembros al grupo de listas de correos y autorizar solicitudes de alta.
Baja
- Abierta: los miembros del grupo de listas de correos pueden darse de baja en cualquier momento sin necesidad de autorización.
- Cerrada: lolo los propietarios de grupos pueden borrar miembros del grupo.
Los grupos de seguridad no pueden crearse como grupos abiertos.
Paso 10: cierra el proceso de configuración haciendo clic en “Guardar” (Save).
La nueva lista de correo se mostrará en “Mis grupos de correos”. Si, como propietario, además eres miembro del grupo, también se te agregará en “Grupos de correos a los que pertenezco”.
Editar grupos de correos usando Outlook en la web
Los grupos de correos se editan en la opción de menú con el mismo nombre que está disponible en los ajustes de Outlook.
Paso 1: selecciona en la vista el grupo que se desea editar.
Paso 2: haz clic en el icono del lápiz para editarlo. Si deseas borrarlo, haz clic en el icono de la papelera.
Outlook en la web abrirá una nueva ventana de navegador en la que se pueden realizar adaptaciones al grupo de correos.
Paso 3: cierra el proceso de edición del grupo de correos de Outlook haciendo clic en “Guardar”.
Todas las modificaciones se guardan y pasan a estar activas inmediatamente.
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