Muchas empresas deberían utilizar un servidor de archivos por numerosas y diversas razones: la primera y más importante es la ventaja de la centralidad, que garantiza que cada integrante autorizado de la red pueda acceder a los archivos guardados y, además, permite utilizarlos conjuntamente sin ningún problema: los conflictos que pueden surgir por trabajar con diferentes versiones de un documento se eliminan prácticamente por completo, porque ciertas acciones ―como la de editar o borrar― se bloquean para el resto de usuarios cuando se abre un archivo. Si los usuarios tuvieran que descargar los archivos en su propio sistema o transportarlos mediante medios extraíbles, el tiempo y el esfuerzo serían mucho más elevados, y es probable que se acabaran utilizando diferentes versiones del archivo.
Otra gran ventaja del uso de los servidores de archivos es el aligeramiento de los recursos del cliente: aparte de los documentos personales, todos los archivos empresariales y copias de seguridad se pueden guardar en el file server, dependiendo del modo en que la empresa quiera gestionar su almacenamiento. Además, si se establece un sistema de organización adecuado, con una buena distribución en directorios, carpetas, etc., resulta mucho más fácil mantener a la vista el conjunto de archivos.
Si el servidor de archivos está configurado para el acceso por Internet, los archivos también están disponibles de forma remota, al igual que con un servicio de almacenamiento online. No obstante, a diferencia de las soluciones en la nube, el control sobre los archivos y su seguridad está en tus manos en todo momento, lo que supone una ventaja significativa frente a este tipo de servicios.
Resumen de las ventajas del file server:
- Organización sencilla del conjunto de archivos
- Visualización clara de la estructura
- Intercambio fácil de archivos
- Evita errores por diferentes versiones de archivos
- Aligeramiento del dispositivo del cliente (espacio de almacenamiento casi ilimitado)
- Posibilidad de acceso remoto a través de WebDAV, (S)FTP o SCP
- Protección y seguridad de datos internos en tus manos