Cómo gestionar mercancías en el comercio electrónico

Si logras que tu tienda online crezca y tenga éxito, también aumentarán las transacciones y el volumen de ventas. El hecho de contar con una amplia gama de productos y gestionarlo con un sistema manual de exportación de pedidos puede dar lugar a un cierto desorden en el almacenamiento, a la escasez de suministros y, en última instancia, al descontento de los clientes. Para evitar estas situaciones, los sistemas de gestión de mercancías hacen posible la creación de una estructura en la circulación de la mercancía. Además, también tienen la capacidad de conectar la compra, la venta y el almacenamiento y de integrar dichos conceptos en el software de la tienda. De esta manera es posible gestionar el comercio online en su totalidad de manera centralizada y poner en marcha la difusión del mismo en plataformas como Amazon o Ebay, de manera sencilla y gracias a las interfaces existentes.

Así funcionan los sistemas de gestión de mercancías

Los sistemas de gestión de mercancías pueden reproducir técnicamente todos los procesos que forman parte de las transacciones de compra y venta, así como de la gestión del surtido. Además, entre sus funciones también se incluye el procesamiento metódico de todos aquellos datos relacionados con los productos y los clientes. El software desarrollado a tal fin es conocido, en general, como software de venta por correo. A continuación, se enumeran algunas de las tareas cotidianas de la venta por correo de las que se encargan los sistemas de gestión de mercancías:

  • Estructuración de las compras: el análisis y la evaluación de las compras son dos elementos fundamentales de este tipo de comercio. En este sentido, los sistemas de gestión de mercancías ayudan a sus usuarios, por ejemplo, a hacerse cargo de los costes de manera efectiva o se encargan de la gestión de las ofertas.
  • Estructuración de las ventas: el software asume la gestión de tus datos personales, de los datos de los clientes y de todo tipo de información relevante para la venta de los productos. Además, ofrece asistencia en cuanto a la planificación y ejecución de acciones como, por ejemplo, la organización de los eventos navideños.
  • Entrada de mercancías: los sistemas de gestión de mercancías organizan la entrega de pedidos, pero también sirven de ayuda para la recepción de mercancías y para comprobar tanto la integridad de las mismas como las facturas que se emiten.
  • Salida de mercancías: el software para la venta a distancia tramita los pedidos de los clientes hasta que se lleva a cabo el envío de los productos. En este sentido, los artículos que se envían han de ser controlados, generalmente, por escáner para obtener una perspectiva del stock actual.
  • Gestión de mercancías: los sistemas de gestión de mercancías llevan integradas unas funciones que resultan útiles para el etiquetado de productos y para la realización del inventario, factor que también ayuda a la hora de estructurar las mercancías. Además, muchos sistemas son útiles para administrar de forma óptima el lugar en el que se ubican los productos.

Para que el software para la venta por correo empleado pueda automatizar los sectores mencionados, este incluye módulos como el módulo para la entrada de mercancías o el módulo para gestionar los pedidos. Estos extraen información importante de las bases de datos y, a través de las interfaces, también del software empleado, como es el caso de la aplicación para escanear códigos de barras, de la solución de tienda online o del software de punto de venta asociado. Las interfaces utilizan un determinado formato de intercambio de datos, por ejemplo XML o CSV, y llevan a cabo la distribución por las plataformas de mercado externas.

En relación con los sistemas de gestión de mercancías, también se puede hacer uso de los llamados sistemas de planificación de recursos empresariales o  ERP (Enterprise Resource Planning), que llevan a cabo la planificación de recursos de la empresa, aumentan la funcionalidad de manera considerable y contienen módulos para los sectores de gestión de recursos humanos, gestión documental o contabilidad de costes (“controlling”). Debido a que muchos sistemas ERP también incluyen los módulos de gestión de mercancíasc más típicos, son apropiados para usarse en el ámbito del comercio electrónico.

¿Cuál es el mejor software de venta por correo?

Elegir el software de gestión de mercancías que más le conviene a tu negocio dependerá de varios criterios: por un lado, el sector de actividad del negocio juega un papel importante y, por otro, se deben tener en cuenta factores como la funcionalidad deseada, el número de usuarios y la compatibilidad con el software para la tienda online que se utiliza. Asimismo, la decisión de un tipo de software u otro vendrá determinada también por el presupuesto con el que se cuenta. En caso de tratarse de la administración de una tienda online pequeña, se puede optar por la optimización de los procesos comerciales a través de software gratuito que, a pesar de tener una funcionalidad limitada, está muy bien equipada para el crecimiento de una tienda online. A continuación, te presentamos algunos de los sistemas más importantes:

Openbravo

Openbravo es una solución ERP de código abierto pensada para PYMES y con una amplia gama de recursos, entre los que se encuentran, por ejemplo, la gestión de mercancías, la gestión de la cadena de suministro o el punto de venta web, entre otros. Su instalación estándar se realiza en la nube y ofrece las versiones enterprise y professional, entre cuyas diferencias se cuentan, por ejemplo, el número de usuarios y terminales, el nivel de soporte o el mantenimiento.

Odoo

Odoo es, al igual que el recurso anterior, un sistema ERP de código abierto provisto de varios módulos estándares que ofrecen soluciones para necesidades comerciales. Cuenta con más de 2 millones de usuarios y ofrece, además de una versión de prueba, dos versiones adicionales: la enterprise y la community. Sus funciones son muy amplias y, entre ellas, destacan la gestión de almacén e inventario, la gestión de contabilidad, la gestión de ventas, etc.

Dolibarr

Dolibarr es un software modular gratuito para pymes, autónomos o empresas que, además de una fácil instalación, cuenta con numerosas aplicaciones. Entre sus funciones destaca la gestión de envíos, la gestión de pedidos, así como la gestión de clientes y el punto de caja, entre otras. Además, se ejecuta en un servidor web, lo que favorece su utilización desde cualquier lugar que disponga de conexión a Internet.

Apache PFBiz

Al igual que los recursos anteriores, Apache PFBiz es un software gratuito de código abierto diseñado para pymes y distribuido bajo la licencia Apache License Version 2.0. Este es utilizado para automatizar los procesos de negocio de las empresas y, para ello, entre sus funciones destaca la gestión de inventarios, la gestión de almacenes, la contabilidad o la gestión de productos, entre otros. Todos los componentes de dicho software se construyen sobre un framework común y las funcionalidades se dividen en 4 capas: capa de presentación, capa de aplicación y la capa de datos.

La clave hacia el éxito

 

Un sistema de gestión de mercancías de grandes dimensiones presupone dipsoner de un stock amplio y resulta, por su elevado coste, menos indicado para los comienzos de una tienda online. Sin embargo, respecto a estos sistemas se puede afirmar que una tienda online que esté creciendo solo resulta rentable a largo plazo si cuenta con una estructura óptima y procesos automatizados. Por ello, es recomendable librarse con antelación tanto de la tramitación manual de los pedidos de compra y venta, como de la gestión de productos no automatizada y hacer uso de las posibilidades que ofrece el software de venta por correo. Si se utiliza el programa adecuado para la gestión de mercancías, se pueden ahorrar costes innecesarios y ganar tiempo para invertirlo en otros sectores, como, por ejemplo, la comercialización de la tienda.