Escribir un email formal en inglés: así se hace

Para muchos de nosotros, el inglés forma parte de nuestro día a día en el trabajo. Mientras que pequeños errores e imprecisiones apenas se notan en una conversación, en la comunicación escrita debemos ser más cuidadosos y corregir cada palabra. Aquí veras qué debes tener en cuenta a la hora de escribir un email formal en inglés y cómo se hace un saludo y una despedida de la forma correcta. También tienes más adelante un ejemplo a tu disposición.

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Conceptos básicos sobre la estructura de un email formal en inglés

En primer lugar, los programas de email funcionan igual en todo el mundo, es decir, al escribir un email formal en inglés no tienes que seguir ninguna pauta estructural en particular. Junto al campo para el/los destinatario/s, también puedes poner CC (con copia) o BCC (con copia oculta a otras personas, y luego puedes redactar un asunto coherente con el contenido del email.

Las reglas para escribir el asunto y el contenido son similares a las reglas de etiqueta al escribir un email. Para el asunto, escribe un resumen breve y conciso del contenido de tu mensaje y, a continuación, escribe el email propiamente dicho, incluyendo un saludo apropiado, una descripción comprensible de tu solicitud y una frase de despedida formal.

Opening: la forma correcta de dirigirse en inglés al destinatario en un email

Al igual que en español, existe una clara distinción entre las formas formales (profesionales) y las informales (privadas) de dirigirse a los demás. Si conoces al destinatario, dependiendo de lo bien que lo conozcas, un saludo informal también puede utilizarse en un contexto profesional pero, por regla general, usar un saludo formal es siempre una buena elección. Al escribir un email formal en inglés, tienes las siguientes opciones:

Saludo Explicación
Dear Sir or Madam En inglés británico y con destinatario desconocido, corresponde al español “Estimado señor o señora”.
Dear Ladies and Gentlemen En inglés americano y con destinatario desconocido, corresponde al español “Estimados señoras y señores”.
To whom it may concern Traducido al español como “A la autoridad que corresponda”, es muy formal y hoy en día solo común para las autoridades.
Dear Mr / Mrs / Ms Si el destinatario es conocido, corresponde al español “Estimado/a Sr. / Sra.”.Ten en cuenta que “Ms” es la forma normalmente empleada para dirigirse tanto para las mujeres casadas como para las solteras; en cambio, “Mrs” solo se utiliza al dirigirse a una mujer casada.
Dear Sir / Sirs / Madam Inglés británico para (varios) destinatarios masculinos o femeninos, formal.
Dear Gentlemen / Ladies Inglés americano para (varios) destinatarios masculinos o femeninos, formal.
Hi / Hello Saludo informal en caso de ser contacto personal o cercano.
Consejo

Independientemente del idioma, también puedes orientarte por el trato que recibas de la otra persona. Por ejemplo, en EE. UU. enseguida cambian a un trato personal, y en lugar de saludar formalmente con el apellido, te saludarán como “Hola David” o algo similar. Entonces, si se da un caso parecido, puedes cambiar a una forma más personal (informal) de dirigirte.

¿Cómo se puede acabar un email en inglés de la mejor manera posible?

Después de haber expresado tus intereses por escrito, debes incluir una frase de conclusión, un resumen y/o una incitación a la acción, como la solicitud de una respuesta en el menor tiempo posible, seguido de una despedida. De nuevo, tienes diferentes alternativas en función del destinatario y de tu relación con él:

Despedida Explicación
Yours faithfully Si el destinatario es desconocido, el equivalente a “Atentamente”.
Yours sincerely, Si el destinatario es conocido, el equivalente a “Cordialmente” o “Con aprecio”.
Kind regards Una versión más informal de “Un cordial saludo”.
Best regards Educado, pero también personal, se traduce más o menos como “Saludos cordiales”.A veces solo se escribe “Regards”, pero esto tiene un efecto mucho más serio.
Best wishes Es más común usarlo en un contexto privado, es aún más informal que “Best regards”, traducido más o menos como “Te deseo lo mejor” o “Con mis mejores deseos”.
All the best Tiene un significado similar al de “Te deseo lo mejor”, pero solo se utiliza para correos informales/privados.
Nota

Respecto a la despedida en un email, los británicos son un poco más estrictos que sus homólogos americanos. Por eso, en inglés americano, el escribir un saludo u otro en función de si se conoce o no al destinatario no es tan riguroso. Otra diferencia: en los emails británicos no se coloca ninguna coma después del saludo, en los americanos sí.

Acrónimos en emails en inglés

En los últimos años se han impuesto en los emails y en determinados sectores algunos acrónimos que también utilizamos en español, pero que tienen un origen inglés. Lo que supone un motivo más para explicar los acrónimos más comúnmente usados:

Acrónimo Significado
FYI Desarrollado quiere decir “for your information”, que se traduce como “para su información”.
TBD / TBA Desarrollado quiere decir “to be determined” / “to be announced, que se traduce como “pendiente de determinar” / “pendiente de asesoramiento”.
ASAP Desarrollado quiere decir “as soon as posible”, que se traduce como “tan pronto como sea posible”.
RSVP En este caso del francés, desarrollado quiere decir “répondez s'il vous plaît”, que se traduce al inglés como “please reply” y al español como “responda, por favor”.
TIA Desarrollado quiere decir “thanks in advance”, que se traduce como “gracias de antemano”.
PFA Desarrollado quiere decir “please find attached”, que se traduce como “lo encontrará adjunto”.
RE Desarrollado quiere decir “reply”, que se traduce como “respuesta (al correo anterior)”.

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Confusión con las horas y fechas

La forma de escribir la hora y la fecha en inglés también causa confusión al escribir un email formal en inglés.

Si no quieres complicarte con la hora, la ortografía digital es la óptima: en Gran Bretaña y Estados Unidos también se entiende 13:45 o 20:15.

Sin embargo, es más común la ortografía con “am” y “pm”. “am” significa el latín “ante meridiem”, es decir, “antes del mediodía” y “pm”, por tanto, “post meridiem”, es decir, “después del mediodía”. En este caso, las horas solo se cuentan hasta las 12. Para dejar claro si la hora es por la tarde o de madrugada (es decir, por la mañana) simplemente se añade el “am” o el “pm” a la hora. Por ejemplo, 4 pm para 16:00 (las 4 de la tarde). No está regulado de manera totalmente uniforme si debe o no haber un espacio entre el número y la abreviatura.

Respecto a las fechas, hay diferencias entre la ortografía británica y la americana. Por ejemplo, en Gran Bretaña, las fechas se escriben así: “24 December 2020” o “24th of December 2020” o “24/12/2020”. En cambio, en Estados Unidos, el mes precede al día, es decir, “December 24, 2020”. Es importante conocer esta diferencia, especialmente al usar los números entre el 1 y el 12, para que no surjan malentendidos. Ya que “4/12/2020” podría ser, el 4 de diciembre o el 12 de abril de 2020.

Ejemplo de un email formal en inglés

Para demostrar el funcionamiento de la estructura y darte una idea de las expresiones adecuadas, aquí tienes un ejemplo que contiene todos los elementos importantes para redactar un buen email formal en inglés:

Dear Mr. Jones,

Thank you for your e-mail about the upcoming project. I would like to arrange a meeting with you to discuss the details and next steps. How about this upcoming Monday, the 27th of June, at 12pm in your office?

I hope that suits you – if not, feel free to suggest another date.

Best regards,

Lisa Smith


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