Todo lo que debes saber sobre el número de factura

El número de factura es, según el artículo 6 del Reglamento de facturación, uno de los datos obligatorios en las facturas. De acuerdo con este artículo, toda factura y sus copias emitidas por la prestación de un servicio o la compraventa de un bien deben incluir un número y, en su caso, una serie.

Eso sí, en este artículo de nuestra guía encontrarás información sobre los casos en los que no es obligatorio expedir una factura.

Qué es el número de factura y para qué sirve

Un número de factura correlativo cumple el propósito principal de asegurar que cada factura emitida sea única y que, por lo tanto, se pueda asignar de forma clara y verificable a la respectiva transacción comercial, por ejemplo, en el momento de una auditoría ante la competencia fiscal correspondiente.

El hecho de que un empresario emita facturas sin incluir el respectivo número de factura puede causar inexactitud en la contabilidad de sus finanzas. Así, si debido a una mala contabilidad, los datos de facturación no son suficientes para determinar la base imponible, la Agencia Tributaria tiene el derecho a descartar la contabilidad del contribuyente.

Concretamente, el artículo 53 de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003, de 17 de diciembre) establece que, si la contabilidad de un contribuyente presenta irregularidades que impidan determinar con exactitud la base imponible, la Agencia Tributaria puede realizar una estimación indirecta de los ingresos y otros elementos tributarios. Esto puede derivar en un incremento de la carga fiscal para la empresa.

No obstante, conforme al artículo 101 del Reglamento General de Gestión e Inspección Tributaria (RGGIT), una estimación solo es válida si existen indicios claros de que la contabilidad no refleja la realidad económica de la actividad. Los errores meramente formales en la facturación no justifican, por sí solos, la aplicación de este método de estimación.

Es especialmente importante contar con un número de factura correcto para los receptores de facturas sujetos al IVA que deseen deducir la cuota soportada del IVA en su declaración ante Hacienda. En España, solo los consumidores finales asumen el IVA.

La estructura del número de factura

Las normas básicas sobre la estructura de los números de factura válidos legalmente están reguladas en el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. En él se establece que el número de factura debe ser:

En el pasado, esta normativa se interpretó en muchas ocasiones como una obligación de asignar números de factura siguiendo un esquema de numeración continua sin interrupciones, como en el siguiente ejemplo:

Si bien este sistema es claro y ordenado, en la práctica puede generar problemas. Si la numeración de las facturas se implementa como una secuencia continua de números, la empresa revela automáticamente cuántas facturas ha emitido. Para los negocios más pequeños, esto puede ser problemático, ya que un número bajo de facturas podría interpretarse como una baja actividad comercial. En el caso de las grandes empresas, una numeración sin criterios adicionales (como referencias temporales o geográficas) puede dificultar el seguimiento contable.

Por este motivo, la normativa española permite un mayor grado de flexibilidad. Según el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012:

Sin embargo, hay casos en los que la legislación obliga a utilizar series específicas de facturación. En particular, deben contar con una serie diferenciada:

• Las facturas emitidas por el destinatario de la operación o por terceros en su nombre.
• Las facturas rectificativas, utilizadas para corregir errores en facturas previas.
• Aquellas facturas reguladas por la disposición adicional quinta del Reglamento del IVA.
• Las facturas sujetas a la inversión del sujeto pasivo según el artículo 84.1.2.g de la Ley del IVA.
• Las facturas expedidas conforme al artículo 61 quinquies.2 del Reglamento del IVA.

En definitiva, el número de factura, para estar conforme a la normativa española, debe cumplir con lo siguiente:

1. Puede contener solo números, solo letras o una combinación de ambos.
2. Se pueden usar diferentes series numéricas para separar periodos fiscales, ubicaciones geográficas u otras variables organizativas.
3. Cada número de factura debe ser único dentro de su serie.
4. La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie.
5. En algunos casos específicos, es obligatorio utilizar una serie de facturación diferenciada.

Gracias a esta flexibilidad, las empresas pueden diseñar su propio esquema de numeración de facturas según sus necesidades, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento legal.

Cómo numerar facturas

Para facilitar la asignación de facturas a los periodos de facturación correspondientes, es recomendable que el esquema de numeración refleje algún criterio organizativo. Una opción habitual es incluir el año de emisión al inicio del número de factura, manteniendo siempre una secuencia numérica correlativa dentro de cada serie.

En el siguiente ejemplo, cada año cuenta con su propia serie de numeración:

Si se requiere un sistema más detallado, se puede incluir la fecha completa dentro del número de factura:

Este método permite identificar rápidamente la fecha de emisión de la factura sin revelar información sensible. En este caso, incluso un socio comercial curioso solo podría deducir que se trata de la primera, segunda o tercera factura emitida el 10 de febrero de 2021.

Las empresas tienen libertad para definir sus propios esquemas de numeración, siempre que cada número de factura sea único y permita una asignación clara y trazable. Por ejemplo, pueden incluirse en la numeración elementos como el tipo de documento, las iniciales del destinatario o del responsable de la facturación.

Así, la duodécima factura emitida el 18 de abril de 2021 por la empleada Mar Martínez podría estructurarse de la siguiente manera:

Independientemente del formato elegido, recuerda que la numeración secuencial de facturas es recomendable para evitar la emisión de números de factura duplicados. Además, para reducir el riesgo de errores de escritura y las cifras transpuestas, así como para el fácil manejo de dichos números por parte de clientes y empleados, es aconsejable crear números de factura cortos, así como garantizar que la numeración no contenga elementos que dificulten su verificación.

Excepciones: facturas sin número de factura

Si bien la normativa española exige que todas las facturas contengan un número único y correlativo dentro de cada serie, existen excepciones en las que este requisito no es obligatorio. Estas excepciones están reguladas en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, y aplican a los siguientes casos:

• Facturas simplificadas: son aquellas que sustituyen a los antiguos “tickets”. Según el artículo 7 del Reglamento de Facturación, no necesitan numeración correlativa si su importe total no supera los 400 euros (IVA incluido) o los 3000 euros en sectores específicos, como hostelería, transporte o aparcamientos.
• Facturas rectificativas: emitidas para corregir errores o modificar facturas anteriores. Aunque deben llevar una serie diferenciada de la facturación ordinaria, su numeración puede seguir un esquema independiente.
• Operaciones de tracto sucesivo: en servicios continuados como alquileres, suministros o suscripciones, es suficiente con que el contrato incluya un número único de referencia. No es obligatorio que cada justificante de pago tenga su propia numeración.
• Billetes de transporte: según el artículo 8 del Reglamento de Facturación, los billetes de transporte aéreo, ferroviario, marítimo o terrestre se consideran facturas a efectos fiscales y no requieren numeración correlativa dentro de una serie.

Qué hacer si hay un error en el número de factura

Los números de factura incorrectos pueden conducir a irregularidades, por lo que se deben corregir para garantizar que, en caso de una auditoría fiscal, la contabilidad sea compresible. Este tipo de errores de asignación numérica suelen resultar especialmente problemáticos cuando se asigna el mismo número a dos facturas diferentes. En estos casos la rectificación es indispensable.

La rectificación de una factura se reserva al emisor de la factura. En este caso, los errores tipográficos o las imprecisiones (como el nombre de la empresa) no requieren corrección a menos que la ley obligue lo contrario. En cuanto a las facturas rectificativas, el artículo 15 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre se estipula, entre otras cosas, que:

En definitiva, si la factura ya ha sido contabilizada, debe ser anulada contablemente mediante un documento de rectificación. Para ello, se debe asignar una nueva numeración y registrar correctamente la nueva factura. El destinatario de la factura recibirá una factura corregida, con un nuevo número de factura y una referencia clara a la original, por ejemplo: “Sustituye a la factura 323635 del 10/02/2021”.

Es imprescindible que el documento de rectificación haga referencia clara e inequívoca a la factura original. De lo contrario, el destinatario podría interpretarla como una factura nueva, lo que podría provocar confusión, duplicaciones contables o errores en los pagos.

Si la factura aún no ha sido registrada en la contabilidad, basta con cancelarla internamente y emitir una nueva con el número correcto.

En todo caso, es importante que guardes constancia de las facturas emitidas, así como de las rectificadas. De esta manera podrás dirigirte a tu archivo en caso de que surjan preguntas y tendrás siempre a mano la explicación inequívoca para cada factura.

Ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.