Requisitos esenciales de las facturas: ¿qué elementos han de incluir?

La correcta facturación es una condición indispensable para las empresas con el objetivo de evitar conflictos con los clientes o con Hacienda. Además, una factura completa es garantía de obtener el derecho a deducciones, lo que hace posible obtener la devolución de los impuestos sobre las ventas incluidos en la factura, la cual se compensará con la cantidad que se tenga que abonar, es decir, con el IVA. Para ello es necesario que el contenido de las facturas que se presentan en Hacienda se adecúe a la normativa vigente. En el presente artículo te contamos cuáles son las partes de una factura más importantes y cuáles son los datos obligatorios que deben incluir.

Una factura es un documento escrito en el que el emisor detalla los productos y/o servicios prestados y le exige el pago de los mismos a un cliente.

Tal y como indica el artículo 6 del capítulo II del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, hay algunos requisitos que toda factura debe contemplar. Así reza dicho texto jurídico:

Artículo 6. Contenido de la factura.

1. Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a continuación, sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones:

a) Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. […]

b) La fecha de su expedición.

c) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

d) Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura. […]

e) Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

f) Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto, tal y como ésta se define por los artículos 78 y 79 de la Ley del Impuesto, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

g) El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

h) La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

i) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

j) En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta.

Lo dispuesto en esta letra se aplicará asimismo cuando se documenten varias operaciones en una única factura y las circunstancias que se han señalado se refieran únicamente a parte de ellas. […]

l) En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, de conformidad con lo establecido en el artículo 5 de este Reglamento, la mención «facturación por el destinatario». […]

Número de Identificación Fiscal (NIF)

El Número de Identificación Fiscal no solo se asigna a las personas físicas, sino también a las personas jurídicas y entidades. Está compuesto por nueve cifras y su inclusión es indispensable en todas las autoliquidaciones, declaraciones, comunicaciones o escritos que se presenten en la Administración tributaria y en los documentos de carácter tributario que pongan de relieve las actividades y operaciones de aquellos obligados a declarar sus actividades.

En lo que se refiere a su expedición y forma, hay algunas diferencias entre el NIF para personas físicas y para las personas jurídicas y entidades. Puedes obtener más información al respecto en la página sobre el alta y solicitud del NIF de la Agencia Tributaria, así como en las páginas sobre el NIF de las personas físicas y el NIF de las personas jurídicas y entidades.

Número de factura y serie

Como ya se ha indicado, toda factura debe ir acompañada de un número y, en su caso, de una serie. Dicho número tiene carácter secuencial y sirve como identificador inequívoco de la factura, además de ser correlativo a la fecha de cada una de ellas. Así, no puede haber huecos o saltos de numeración.

Por otro lado, pueden establecerse series diferentes, sobre todo en caso de que se cuente con varios establecimientos o se realicen operaciones de distinta índole. En lo que atañe, por ejemplo, a facturas emitidas por terceros o a facturas rectificativas, entre otras, la inclusión de series es obligatoria.

Cantidad y naturaleza de la entrega o alcance y naturaleza de las prestaciones

Es importante no perder de vista que en la factura se deben especificar todos los productos o mercancías que han sido entregados o las prestaciones deducidas y precisarlos mediante una descripción comercial. En este sentido, se puede optar por terminología como “muebles de oficina”, “decoración de mesa” o “tubos de desagüe”. El empleo de términos generales como “artículos de regalo” no es suficiente. Además, es conveniente incluir el precio en la misma línea, lo que atañe tanto al precio total como al precio neto unitario.

Remuneración e impuestos o tipos impositivos

La remuneración (importe facturado neto y bruto), los impuestos (precio e IVA) y el tipo impositivo (tanto por ciento del IVA) se indican por separado en la factura. En caso de que se esté exento del pago de impuestos, deberá indicarse en la factura a qué servicios o prestaciones afecta. Esto es de aplicación, sobre todo, en lo referente a descuentos o rebajas.

Régimen impositivo

Tanto en el caso de las pymes como en el de los autónomos, las facturas deben incluir, por norma general, tanto el IRPF como el IVA. El primero está situado en un 15 %, mientras que el IVA asciende en España al 21 % salvo en casos excepcionales como los de los autónomos durante los primeros dos años de ejercicio tributario, en los que están obligados a abonar un 7 %.

En cualquier caso, la declaración tanto del IRPF como del IVA es obligatoria y debe hacerse a través de los formularios establecidos a tal efecto. Tanto las pymes como los autónomos tienen el mismo tratamiento que las empresas de mayor envergadura y también deben dar cuenta a Hacienda de sus actividades y, consecuentemente, de sus remuneraciones.

El artículo 29.2.e de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria hace hincapié en la obligación de facturar que tienen tanto empresarios como profesionales y reza así:

2. Además de las restantes que puedan legalmente establecerse, los obligados tributarios deberán cumplir las siguientes obligaciones:

e) La obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.

La Agencia Tributaria arroja más luz al respecto sobre la obligación de facturar, en cuyo caso expone que: “Los empresarios y profesionales están obligados a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en desarrollo de su actividad y a conservar copia de la misma. También deben expedir factura en los supuestos de pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.”

Más allá de esto, lo esencial es que si no hay factura o documento relativo a pagos o cobros no se puede acreditar la deuda. Además, con este tipo de documentos las empresas y los profesionales autónomos tienen el derecho legal de percibir las deducciones que les corresponden.

En concordancia con la información sobre plazos de expedición y envío de facturas de la Agencia Tributaria, su envío (siempre y cuando el destinatario sea un empresario o profesional) se debe hacer hasta el día 16 del mes siguiente al que se haya devengado el impuesto correspondiente por los servicios llevados a cabo. Tras la fecha de expedición, se tiene un mes para realizar el envío.

En lo que respecta a los tickets de transporte o de dietas, estos pueden ir incluidos en las facturas, aunque en algunos casos tienen el carácter propio de factura. Esto ocurre, por ejemplo, cuando se viaja en taxi o en algún medio de transporte público como autobús, metro o tren. En estos casos es necesario que en dichos documentos conste la fecha y el importe exacto de los mismos.

En el ámbito de la facturación se puede incurrir en muchos errores. Las facturas incorrectas tienen como consecuencia que Hacienda presente objeciones sobre las deducciones o que uno se vea obligado a abonar costes adicionales.

A continuación, te presentamos los errores más comunes en la estructura de una factura:

Omisión de datos obligatorios y datos incorrectos

Si no tienes en cuenta en tus facturas los datos obligatorios que te hemos presentado, como son la fecha o la numeración correlativa, no se cumplen los requisitos mínimos exigidos por las autoridades competentes. Esto atañe tanto a los datos relativos al emisor como al receptor de los documentos y solo es posible percibir las deducciones correspondientes si se cumplimentan los datos necesarios y estos están libres de errores, ya que los errores y las imprecisiones dificultan el proceso de aceptación y revisión por parte de la Agencia Tributaria y de Hacienda.

La inclusión del CIF, de un domicilio, de un nombre o de una razón social incorrectos puede, por consiguiente, dar lugar a problemas tributarios e invalidar las facturas.

Tipos impositivos erróneos

Los tipos impositivos incorrectos también constituyen un problema serio. Para solucionarlo se puede optar por la vía de las facturas rectificativas, que no es lo mismo que anular las facturas erróneas. Como indica la Agencia Tributaria:

“La rectificación se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición siempre que no hubieran transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias reguladas en el artículo 80 de la Ley 37/1992, que dan lugar a la modificación de la base imponible del Impuesto sobre el Valor Añadido.”

Identificación del concepto facturado

Este es otro de los problemas más comunes y por el que las facturas pueden resultar inválidas. El concepto facturado y las prestaciones de servicios deben aparecen claramente detalladas y son una parte esencial en este tipo de documentos mercantiles. Así, debe incluirse tanto la naturaleza de los servicios prestados como el importe de los mismos para que la Administración las acepte y no las considere falsas o no deje de autorizarlas.

Ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.