El envío de las facturas se puede hacer bien por correo postal o bien en formato electrónico, para lo que será necesario el consentimiento expreso o tácito del destinatario, tal y como indica la Agencia Tributaria.
La ORDEN EHA/962/2007 recoge en el artículo 7 de su texto legal que “los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales”, de modo que se puede prescindir de los originales en papel, pero habrá que emplear un software de digitalización certificado.
Asimismo, otro de los requisitos incluido en dicho artículo es que a la hora de digitalizar facturas se obtenga un documento fiel e íntegro de todas y cada una de ellas y que “esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en los términos de los artículos anteriores de esta Orden en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización e invocado por el software de digitalización certificada”.
A la hora de almacenar dichas facturas de forma digital se deberá contar con la seguridad de que se guardan en medios con un nivel alto de vida útil. En este sentido, los discos duros modernos son más adecuados que otros soportes informáticos menos duraderos como los CD o los DVD. Asimismo, también es recomendable realizar copias de seguridad de las facturas de vez en cuando (y de otros documentos empresariales que estén sujetos al deber de comprobación) en diversos medios de almacenamiento.
A este respecto, pueden plantear beneficios las herramientas online para crear facturas en la nube, que permiten guardar las facturas en los servidores del proveedor a largo plazo. La conservación de las facturas se puede hacer tanto dentro como fuera del territorio español, “no siendo admisible, en consecuencia, el almacenamiento fuera del territorio español cuando los documentos estén en soporte papel.” (Artículo 9, de la Orden EHA/962/2007)
Cabe destacar que las facturas se deben conservar en el mismo formato y soporte original en el que fueron emitidas, con la particularidad de que, como indica la Agencia Tributaria tanto en el caso de las facturas en papel como en formato digital se aplica el mismo período de conservación, es decir, de 4 años con carácter general. Sin embargo, el Código de Comercio recoge en el capítulo 30 que:
1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.