Autofacturación: qué es y cuándo se aplica

Todos los empresarios, prestadores de servicios y clientes conocen la obligación de expedir facturas cuando se prestan servicios o se suministran mercancías. Pero hay casos, menos conocidos, en que el legislador recoge la posibilidad de que sea la empresa o el autónomo que recibe el servicio o la mercancía quien se encargue de expedir la factura. Así lo recoge el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación) en su artículo 5, donde se especifican las condiciones que tienen que darse para acogerse a esta opción de autofacturación. ¿En qué se diferencia una factura corriente de la llamada autofactura? ¿Quién puede expedir facturas por el destinatario o por terceros? ¿Qué supuestos lo permiten?

Qué es una autofactura

La autofactura es una forma diferenciada de factura que podría describirse como una “factura inversa”, puesto que no es el prestador del servicio el que la emite, sino el receptor. Si con una factura se “solicita” el pago por los servicios prestados al receptor de los mismos, con una autofactura el que la emite “informa” del pago que realiza al prestador.

Las autofacturas están reguladas en el Reglamento de Facturación español, que las recoge en el artículo 5 como facturas expedidas por el destinatario o por terceros, es decir, facturas que pueden expedir los receptores de un servicio siempre y cuando se haya acordado previamente. No está permitido, así, emitirlas sin la debida autorización. El proceso y plazo de aceptación será el que acuerden ambas partes.

Cuándo se emiten las facturas por el destinatario o por terceros

Es posible que muchas pymes (del comercio minorista, p. ej.) no se encuentren nunca ante esta situación, pero para otras empresas las facturas expedidas por el destinatario o por terceros forman parte de su quehacer cotidiano. Esto puede deberse a que el comprador ha de ingresar a la administración el IVA de operaciones comerciales en el extranjero, compra oro de inversión o adquiere chatarra o materiales de recuperación (en el sector de la construcción también se dan supuestos que requieren emitir una factura a terceros). En estos casos, previa autorización por parte de la Agencia Tributaria y en función de ciertos requisitos, se invierte el proceso de facturación, aunque esto no exime de sus obligaciones fiscales al expedidor de la factura, que sigue siendo a efectos legales el empresario que realiza la operación o presta el servicio y cuyos datos se consignan en la factura. Los empresarios están autorizados en cualquier caso a encomendar a terceros que las expidan en su nombre.

En resumen, la factura por el destinatario o por terceros suele darse en estos casos:

  • Se reciben prestaciones por parte de profesionales de países fuera de la UE.
  • Se adquiere oro de inversión (oro sin elaborar o productos semielaborados de oro de ley igual o superior a 325 milésimas).
  • Se adquiere chatarra o material de recuperación (desechos nuevos de industria, desperdicios y desechos de fundición de residuos definidos en la ley).
  • Se prestan servicios que tienen por objeto derechos de emisión, reducciones certificadas de emisiones y unidades de reducción de gases de efecto invernadero.
Consejo

La autofacturación es una opción que utilizan muchos profesionales autónomos que prestan servicios a varias empresas grandes y les encomienda a estas la tarea de expedir las autofacturas, ya que, mientras para el pequeño empresario supone un ahorro de trabajo y tiempo, para una gran empresa no supone una gran carga administrativa.

¿Cuáles son los requisitos legales de la autofacturación?

Estas son las condiciones que han de darse:

  1. El empresario y el destinatario han de acordar antes de realizar las operaciones que será este quien expedirá las facturas. En este acuerdo se han de especificar las operaciones que entran en el acuerdo.
  2. La parte prestadora deberá aceptar la factura así expedida en un procedimiento acordado por ambas partes.
  3. El destinatario deberá enviar una copia al empresario.
  4. Estas facturas se expiden en nombre y por cuenta del prestador.

Si el destinatario o tercero no está establecido en la UE (a excepción de Ceuta, Melilla o Canarias o en un país con el cual exista un acuerdo jurídico) es necesario contar con la aprobación de la Agencia Tributaria.

Hecho

Desde la puesta en vigor el 1 de enero de 2011 de la Ley 39/2010, de 22 de diciembre de Presupuestos Generales del Estado, ya no es obligatorio que la autofactura se guarde en formato papel, de modo que solo tiene aplicación como formalidad puramente contable.

Autofacturación vs. inversión del sujeto pasivo

En el caso de relaciones comerciales entre dos Estados miembros, la situación es diferente. Si en el caso de la autofactura el IVA soportado y repercutido se compensan, no sucede así con empresas que dependen de sistemas tributarios diferentes. Así, cada una de las partes ha de declarar impuestos en sus países de origen.

Dentro de la UE, las empresas que lleven a cabo operaciones comerciales pueden emitir facturas intracomunitarias en las cuales el sujeto pasivo del IVA se invierte, y es el destinatario quien ha de emitirla y declarar el IVA en su país de origen. Para que esto sea posible ambas empresas se han de registrar en el ROI (Registro de Operaciones Intracomunitarias), solicitar el NIF intracomunitario y declarar el IVA en el formulario 303 de operaciones intracomunitarias al finalizar el trimestre.

Información

Conoce a fondo en qué consiste la inversión del sujeto pasivo en operaciones intracomuntarias en nuestra StartUp Guide.

Qué debe incluir una autofactura

Las facturas expedidas por el destinatario o por terceros no se diferencian de las corrientes en formato, a excepción de algunos detalles:

  • Los datos del receptor del servicio son los mismos que del que escribe la factura. Obviamente, dado que el responsable de las obligaciones fiscales sigue siendo el receptor del servicio (el redactor de la factura), los datos identificativos a estos efectos son los del cliente/receptor del servicio y se ha de contabilizar como ingreso.
  • Sea simplificada o completa, ha de llevar la denominación “Facturación por el destinatario”
  • La autofactura está exenta de IVA, lo que teóricamente la convierte en una formalidad contable y la exime de la obligación de expedirla físicamente y conservarla. En contabilidad, el movimiento contable que refleja la compra o el servicio que se ha recibido se acompaña de un asiento con el IVA soportado y repercutido.
  • A cada uno de los destinatarios o terceros se le ha de asignar una serie propia y diferente de las demás. Las facturas se emitirán, como es habitual, con numeración correlativa dentro de su serie respectiva.

Si aún no tienes claro cómo redactar una factura a terceros, este modelo podrá ayudarte:

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