Facturas colectivas: liquidación conjunta de tareas

Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA) recogen dos tipos de documentos relacionados con las transacciones comerciales: los recibos y las facturas. Mientras que los primeros sirven como comprobantes de una compra o de la realización de servicios y se emiten tras el pago de los mismos, las facturas acreditan la realización de una operación comercial con fines tributarios y, por lo tanto, son emitidas por el proveedor de un producto o servicio una vez que la transacción se realiza pero antes de que se efectúe el pago. Un mismo documento mercantil de esta índole puede reflejar asimismo varias operaciones comerciales, en cuyo caso se puede hablar de facturas colectivas.

Una factura colectiva es aquella en la que se incluyen varios productos o servicios llevados a cabo durante un período de tiempo determinado, pero ¿cuáles son las ventajas de las facturas colectivas con respecto a las facturas individuales? ¿Qué se debe tener en cuenta si se quieren incluir varias transacciones o actividades en una misma factura?

En calidad de documento recapitulativo, una factura colectiva se elabora cuando una misma empresa lleva a cabo tareas de forma regular para el mismo cliente durante un período de tiempo y tiene que liquidarlas periódicamente con el consecuente objetivo de lograr una contabilidad efectiva y rentable.

Si se recopilan varias operaciones comerciales en una factura y estas son saldadas por el cliente, se realizan menos movimientos en la cuenta bancaria. A este respecto, las empresas que se ven obligadas al pago de tasas bancarias cada vez que se hace un ingreso en su cuenta, no solo ahorran tiempo con las facturas colectivas, sino también dinero, de modo que se ven beneficiadas por las facturas colectivas.

En la práctica, las facturas colectivas se suelen utilizar cuando la liquidación de entregas y suministros resulta así más eficiente y asequible tanto para el empresario como para el cliente. Veámoslo con un ejemplo:

El pintor Rodríguez hace un encargo de pintura, pinceles y otros materiales para su negocio en un mismo comercio. En lugar de pagar cada bote de pintura por separado, este abona la suma total a final de mes. Con ello, el comerciante mayorista incluye cada pedido en el mismo albarán y le remite al pintor una factura colectiva a finales de mes donde se incluyen todos los servicios prestados en el período de facturación correspondiente.

Otro ámbito de aplicación de las facturas colectivas son, por ejemplo, los contratos de suministro y de licencia de larga duración, donde también se aglutinan los diferentes servicios y se remiten a las personas correspondientes en forma de facturas colectivas.

Las facturas colectivas deben incluir los mismos elementos que, a objetos de ley, deben estar presentes en cualquier factura. Como bien recoge la Agencia Tributaria en la información sobre el contenido de las facturas, los datos que toda factura debe contener son:

1. El número y la serie de la factura
2. La fecha de expedición, así como de la realización de las operaciones incluidas en la factura
3. El nombre, apellidos, domicilio, aunque también la razón y denominación social tanto del emisor del documento mercantil como de su destinatario
4. El NIF o el NIF-IVA (NIF intracomunitario)
5. Información acerca de la naturaleza de los servicios ofrecidos, tanto la descripción como la cantidad
6. El tipo o tipo impositivos y la cuota tributaria
7. La referencia normativa con respecto a la exención del IVA, si procede
8. Los datos relativos a los descuentos o rebajas aplicados

Puedes consultar el Real Decreto 1619/2012 para obtener información más detallada al respecto.

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