Se recomienda utilizar el presupuesto o la confirmación del pedido, previamente elaborados, como modelos para redactar el albarán de entrega. En principio, una nota de entrega guarda algunas similitudes con una factura en lo que respecta a la entrega de mercancías, puesto que ambos documentos recogen las listas de los productos suministrados y contienen los datos formales que suelen aparecer en las cartas comerciales (nombre y dirección empresarial tanto de la parte emisora como del cliente, fecha, etc.). Sin embargo, a diferencia de las facturas, en los albaranes no se indican los precios de los artículos, de modo que no pueden reemplazar a las facturas, cuya emisión sí resulta obligatoria.
La estructura de un albarán es muy simple. En el título se puede indicar la naturaleza del documento seguida del número de la oferta o de la nota de entrega, lo que servirá para llevar un control más preciso de las ventas. Ya en el cuerpo del mismo se hace una descripción del pedido y se especifica la lista de los productos incluidos en el envío. Tradicionalmente, también se incluyen los datos identificativos tanto del comprador como del vendedor, es decir, el NIF, la dirección o el teléfono, así como la fecha y lugar de entrega de la mercancía y un espacio para la firma del receptor. De manera adicional, también se puede incluir una copia que certifique la recepción del envío.
Hoy es cada vez más común el envío de albaranes de entrega por correo electrónico simultáneamente al envío de la mercancía. Puesto que, a diferencia de la mercancía, el destinatario recibe el correo electrónico de manera inmediata, esto le sirve de recordatorio de la entrega por llegar, proporcionando al mismo tiempo una visión aproximada sobre el pedido –una ventaja, sobre todo en el caso de entregas muy voluminosas.
En los albaranes digitales no se necesita reservar un espacio para la firma de los clientes.
Finalmente, cabe mencionar que el contenido de este tipo de documentos no está expresamente delimitado por ley y, por lo tanto, no hay datos de inclusión obligatoria. A pesar de ello, sí existen datos estándares como los siguientes:
- Nombre y dirección tanto de tu empresa como del destinatario (incluido el número de la factura y la dirección de entrega en caso de que haya alguna diferencia)
- Fecha de emisión del albarán
- Número de pedido/Nombre del trabajo realizado
- Lista de la mercancía incluida en el envío (descripción y cantidad de productos)
- Artículos pendientes en caso de que los haya
Como ocurre con otras cartas comerciales, se recomienda tener a mano un modelo de albarán de entrega para tu empresa que puedas utilizar para realizar tus envíos. Si todavía no tienes una plantilla de albarán de entrega, puedes recurrir a nuestra plantilla para crear albaranes tanto para Microsoft Word como para Excel, con la que puedes crear tus propias hojas de ruta de manera sencilla y gratuita.