Para que una factura emitida sea legalmente vinculante, las empresas deben proporcionar cierta información en el documento. Se requiere la siguiente información según el artículo 6 de la normativa referente a las obligaciones de facturación establecidas por la Agencia Tributaria (Real Decreto 1619/2012, 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento obligaciones de facturación):
- Nombre y dirección del emisor de la factura (incluido el tipo de empresa, si es necesario).
- El nombre y la dirección del destinatario de la factura
- El número de identificación fiscal
- Fecha de facturación
- Número de factura consecutivo
- Hora de entrega o período de prestación del servicio
- La cantidad y descripción de los bienes o servicios suministrados (individualmente y desglosados por cantidad o volumen)
- Importes netos de las facturas, desglosados por tipos de IVA
- Tipos de IVA e importes
- Importe bruto de la factura
- Indicaciones de acuerdos previos, descuentos, bonificaciones o rebajas (si se ofrecen)
- Referencia a la obligación fiscal del destinatario del servicio
Para las facturas cuyo importe bruto no supere los 400 euros, es decir, las facturas simplificadas, se necesitan muchos menos datos. Los datos obligatorios para estas llamadas facturas de pequeño importe incluyen:
- Nombre y dirección del emisor de la factura
- Fecha de facturación
- La descripción de los bienes o servicios suministrados (individualmente y desglosados por cantidad o volumen)
- Importe bruto de la factura
- Tipo de IVA
- En el caso de una exención, una indicación de que la prestación u otro servicio está cubierto por una exención
Las empresas inscritas en el Registro Mercantil deben proporcionar la siguiente información adicional, dependiendo de su forma jurídica:
- Forma jurídica
- Tribunal de registro y número de registro
- Socios personalmente responsables
- Director General
En el caso de las facturas emitidas a particulares por un empresario, el empresario también está obligado a señalar que el destinatario debe conservar esta factura durante dos años.
Además, existe otra información común que, aunque no es jurídicamente vinculante, ha demostrado ser práctica para las transacciones comerciales. Esta información incluye:
- Número de cliente
- Número de pedido
- Plazo de pago
- Número de teléfono
- Número de fax
- Dirección de correo electrónico
- Página web
- Datos bancarios del emisor
- Identificador que se utilizará al efectuar el pago
Esta última información es común, sobre todo, para las empresas que envían facturas y reciben pagos de grandes importes. Les ayuda a registrar correctamente las entradas de pagos.
Por supuesto, no está prohibido especificar más datos en las facturas de importes menores. Aseguran claridad, facilitan la asignación de la factura por ambas partes y sirven como un servicio para el cliente.